現代企業檔案管理工作的信息化建設

摘 要：隨著信息化社會的到來，企業逐漸產生復雜的情況，也存在機遇和挑戰，企業應加強利用信息進行經營決策，將信息加工及處理工作做好。在企業經營發展及管理中企業檔案是真實的記錄，作為信息資源非常重要。不僅可用于企業發展中的參考，還可提供憑證作用。企業在信息化時代，應在檔案管理中加強信息化建設，使檔案管理效率不斷提高，檔案信息資源充分發揮其價值，為企業發展提供重要保證。本研究較深入地分析了現代企業檔案管理信息化建設的相關內容，針對建設中的常見問題有針對性地提出了應對措施，對于提高企業檔案管理信息化水平具有重要作用。

關鍵詞：檔案管理;檔案信息化;管理措施

1 現代企業檔案管理信息化的重要作用

在企業建立及發展過程中逐漸形成了企業檔案，對其分析可加深對企業發展過程的了解。檔案缺乏較強的管理力度、缺乏先進的技術和管理不夠規范等問題在現代企業檔案管理中比較常見，企業加強檔案管理與企業、公眾及企業史研究者等多方面實際需要相符。現代企業為提高檔案管理水平，應加強企業文化建設，創新檔案管理模式，提高檔案管理水平，結合企業檔案資料推動企業史研究者編寫傳記等有效措施。企業當前重要采取信息化方式實現檔案管理，其作用十分重要。

信息化對于檔案提高安全穩定性具有關鍵性作用，經處理后使傳統紙質檔案向電子形式轉化，在硬盤中加密儲存并進行備份，不只是占有空間減少，數據經安全網絡進行傳輸，文件可減少發生丟失毀損等問題。檔案管理人員可明顯減輕工作強度，使人工收集、整理、編輯的傳統模式得到徹底改變，數據檔案只需錄入一次，可進行重復查詢使用。對于檔案管理效率的提高也具有重要作用，傳統紙質檔案需要比較冗繁的管理程序，達不到較高的效率并易產生錯誤，采用科學處理的信息化方式，可使工作效率明顯提高。

2 檔案管理信息化建設中的常見問題

社會現代化的發展逐漸產生了辦公自動化，使生成檔案的方式產生根本變化。諸如起草文件、簽發、催辦、歸檔等檔案管理系統中的文件處理過程可采用信息技術方式實現，檔案可采用機讀文件形態，在利用方式上使電子檔案及紙質載體存在較大差異。產生該變化表明檔案工作者在工作中將面對采用磁盤載體的檔案更多，很多信息檢索者對信息內容比較關注，主要從機讀形式的檔案中獲得各類信息。檔案工作者將提供檔案信息綜合系統作為十分重要的一項責任，利用一些機會將價值性較高的檔案信息有需要的用戶進行提供。在整個過程中一定要堅持精選，提高機讀形式檔案信息的真實性、系統性及價值性，使用戶得到的服務更加完善。基于此可知，在檔案利用工作中信息化是一個不可逾越的發展趨勢。目前，在檔案管理信息化建設中常見以下問題：

一是缺乏較強的信息化意識，對于推廣實踐重視程度不高。迅速發展的現代化企業，具有信息量較大的檔案內容，但一些檔案管理人員缺乏較強的信息化觀念，對高效快捷的信息化操作缺乏較強的意識。還存在很多管理人員只應用電腦進行簡單的錄入、傳輸，信息化檔案管理理念嚴重缺乏。由于重視程度不夠，造成企業只投入較少的資金用于檔案信息化建設，在企業管理中對于檔案信息化的應用推廣十分不利，難以充分發揮出檔案信息化建設的重要價值，對于企業發展中服務功能的完善造成一定影響。

二是缺乏完善的制度建設及規范的管理行為。企業一直未形成長效運行機制，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設。因我國信息化建設發展相對滯后，信息化建設模式尚未成熟應用于企業檔案管理中。缺乏有效的制度為落實信息化工作提供保障，企業檔案管理標準缺乏統一規范性，與不斷增長的檔案管理需求存在一定差距。企業一直沒有建立運營維護檔案管理信息化的專門機構，在規劃、資金及監管等方面缺乏必要的保障，影響信息化的有序發展。

三是缺乏先進的軟硬件設施，檔案難以達到理想的存儲效果。因重視不足及缺乏充足的資金，在檔案管理信息化工作中難以嚴格落實軟硬件設施，缺乏足夠的數量，達不到較高的配置，亟需軟硬件設施升級。硬件設施缺乏較強的功能及識別度，存儲等軟件和技術應用于檔案管理中，技術水平相對落后，不只是影響存儲安全性能，也占用了較大的存儲量，與高密度處理的現代企業檔案信息化要求存在一定差距。

四是缺乏高水平的專業人才，達不到較高的管理水平。現代企業檔案管理人員缺乏較高的信息化水平，專業技術人員在管理團隊中嚴重不足，工作開展中缺乏科學、先進的指導。很多管理人員的信息化管理素質不高，不了解檔案管理軟件，不愿學習信息化知識，只掌握簡單操作，不能充分發揮出先進軟件和硬件設備的作用，與科學管理水平存在一定差距，對于信息化檔案管理的應用水平造成嚴重影響。

3 現代企業加強檔案管理信息化建設的有效措施

一是管理理念不斷革新，使信息化意識進一步提高。現代企業應將檔案管理信息化中存在的問題徹底解決，對信息化建設的重要意義擴大宣傳力度，使管理人員意識逐步轉變，對信息化建設提高重視。不只是深入了解檔案管理效能的提高離不開信息化方式，還應對信息化管理模式提高重視。為企業積極營造檔案信息化建設的良好氛圍，使其參與管理工作的積極性得到充分調動。

二是對信息化制度不斷完善，建立專門的部門負責此項工作。現代企業應結合實際，采取長效運行機制。制定的信息化管理制度應完善，成立運營維護的專門機構，對相關工作加強監督落實。信息化建設應制定計劃，加強調查對信息化工作提供指導。建設的網絡系統應具有較高性能，使檔案信息化管理質量明顯提高，信息資源實現共享，以免資源閑置而發生浪費。

三是在信息化硬件方面應加強建設，對信息化技術不斷創新。現代企業應建立科技投資觀念，增大資金投入用于檔案管理信息化軟硬件設施建設。硬件設施的配備應先進、齊備，有利于工作的正常開展。加大引進先進軟件技術力度，采取科學理念指導，在實踐中不斷創新。對有效信息進行劃分處理，使機密文檔得到保護，檔案提高安全穩定性，盡可能加大資源共享程度。

四是加強專業管理隊伍建設，開發利用好軟件。企業檔案信息化建設應實施人才戰略，引進的專業管理人才應具有較高素質，使檔案管理隊伍提高整體水平。定期組織信息化技術相關培訓，將先進管理理念深入貫徹，采取在崗繼續及業務素質考核等多種方式，使責任心顯著提升，信息化管理能力不斷提高。對管理人員應鼓勵其在應用實踐中不斷創新，研發與工作實際相符的信息化管理軟件，使應用軟件水平進一步提高。

4 總結

綜上所述，科學性及時效性應突出在現代企業管理中，對檔案管理的革新要求較強，這也是最佳變革信息化建設的一個有效途徑。現代企業應基于科學發展觀，充分依托現代科技及專業人才，在信息化服務方面提高檔案管理的整體水平。

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作者簡介

劉艷杰，女，漢族，黑龍江人，大學本科，研究方向：檔案管理。