PDCA循環管理在醫院科技檔案管理中的應用

摘 要：PDCA循環管理是一種較為常用的管理方法，該方法有助于發現存在問題的根源，并對問題進行有針對性的解決，可以提高管理水平。文中，結合醫院科技檔案管理實際情況，就PDCA循環管理在醫院科技檔案管理中的應用進行了探討。

關鍵詞：PDCA循環管理;科技檔案;檔案管理;醫院

1 PDCA循環管理概述

PDCA循環管理是一種常用的管理方法，該方法是指一個周而復始的管理過程，通過計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Action）四階段不停循環的管理模式，在實施過程中發現存在問題的根源，并對發現的問題進行有效的解決，能有效提高工作質量，顯著提高管理水平。PDCA循環可在各種的工作中運用，在績效管理方面尤其適用。

PDCA循環計劃階段（Plan）需制定管理計劃，并確定目標和方針;實施階段（Do）為具體運行以實現計劃的具體內容;檢查階段（Check）需對實施計劃的結果進行總結分析，發現存在的相關問題;處理階段（Action）需對檢查的結果予以處理，表現較佳的繼續保持，表現不佳的則應吸取教訓總結經驗，未能解決的問題提交到下一次的循環中以待解決。

2 醫院科技檔案管理工作的現狀

作為醫學科學研究的載體，科技檔案中蘊藏了豐富的科技信息資源，這些豐富的科技信息是連接醫療科學與醫療服務之間的紐帶，醫學科技檔案在醫院管理活動中有著不可替代的重要作用。

當前醫院科技檔案管理的現狀主要有如下幾點：

2.1 醫院科技檔案管理意識較薄弱

國內很多醫院都重視醫學科技項目的申報與成果的產出，但普遍存在檔案管理意識薄弱的情況，很多醫院的科技檔案工作沒有融入到日常的科技活動中，從科技工作人員到醫院管理人員均沒有意識到科技檔案的重要性。

2.2 醫院科技檔案管理制度不完善

醫院科技檔案的管理工作在管理模式、管理制度及人員安排等方面均存在著很多影響因素，如果沒有行之有效的完善的管理制度來進行約束，單純依靠科技工作人員的自覺性來完成檔案材料，依靠科技管理部門進行收集與整理，缺乏同步的建檔管理工作，缺乏實時監督和反饋，可能會造成歸檔材料不完整，內容良莠不齊。

2.3 醫院科技檔案完整性欠缺、利用率低

醫學科技項目一般由項目負責人主持，課題組專業技術人員分工協作，科研檔案的收集、歸檔應保證項目準備階段、研究實驗、總結驗收、申報成果與獎勵等各階段的材料的完整性和關聯性。在醫學成果轉化方面，很多醫院對醫學科研檔案的利用缺乏長期有效的規劃，只把科研檔案作為歷史材料來保管，不能發揮科研檔案應有的價值。

3 PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用

依據PDCA循環管理方法，在計劃階段（Plan），醫院要對科技檔案管理現狀進行分析，確定管理目標并制定相應的計劃;在實施階段（Do），要落實管理工作，實現計劃階段計劃確定下來的內容;在檢查階段（Check），對于實施階段的結果進行深入分析，加強執行力，發現存在問題;在處理階段（Action），要對實施階段的結果進行處理，管理中做得好的地方繼續發揚，管理不當的地方要總結汲取經驗，對于解決不了的問題則進入下一個循環環節進行管理。

3.1 PDCA循環計劃階段（Plan）

醫院進行科技檔案管理PDCA管理的計劃階段，首先要確認醫院科技檔案管理的意義和目的所在，通過對檔案信息進行合理的充分利用，發揮其在醫療和科研工作中的作用，最終促進醫院醫療質量、科研水平的逐步提升。

具體的計劃首先是制訂規范、健全的醫院科技歸檔材料管理制度，確保醫院科技檔案管理工作有章可循。例如在醫學科研項目檔案的管理中，由于具有周期長、專業性強、成套性等特點，材料收集過程包括科研項目申報準備階段、研究實驗進行階段、總結驗收階段、成果與獎勵申報階段，主要的材料有項目申報書、計劃任務書、經費的具體使用情況、實驗記錄本、技術總結表、科技成果的鑒定證書、性能的檢測報告等等，如果沒有規范的科技檔案管理制度對相關人員進行約束和管理，科技檔案的收集、歸檔、利用將可能遇到很大的

阻礙。

3.2 PDCA循環實施階段（Do）

醫院進行科技檔案管理PDCA管理的執行階段，是指通過實際的工作來實現計劃，管理者依據計劃階段制訂的相關管理制度，讓科技檔案相關的工作人員均有明確的工作目標，清楚哪些科技檔案管理的工作是需要做的，應該怎樣去做。

醫院科技檔案的管理應分門別類，把不同科室的檔案按要求整理保存到位并清晰標注，避免分類不明確、模糊標記等錯誤方式。科研項目管理是醫院科技檔案管理最重要的一環，醫院應以科研項目管理為導向，明確科研檔案不同階段材料形成者的歸檔職責，如與科研檔案工作相關的部門及人員，如科管部門、項目負責人、課題參與人等均應該有相應的義務與責任。科研項目在結題驗收以后，要求將項目申報書等相關檔案材料由項目負責人收集整理，檔案管理人員審查后，及時填寫保管期限并盒裝歸檔。存檔材料在收集過程中要求真實、完整、有效，同時所有原件材料均須留有一份復印件分別保存。

醫院還應使相關人員及時了解并掌握檔案管理制度的具體情況，做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，形成層的科研檔案工作機制，增強醫院整體科技檔案管理的意識。此外，建議相應的管理部門要加強員工的檔案管理規范規則培訓工作，定期組織醫院檔案管理系統化的學習，使工作人員熟悉掌握醫院科教檔案管理的規范和流程。

3.3 PDCA循環檢查階段（Check）

醫院進行科技檔案管理PDCA管理的檢查階段，是確保管理計劃有效實施的關鍵點，在檢查階段的管理中需加強監督檢查，并在醫院日常的運作中加大對科技檔案管理的控制，同時積極調動醫院全體職員的主動性。

醫院應形成科技檔案管理監督機制，組建由全院檔案兼職人員和各科研項目課題組負責人組成的管理領導小組，科技檔案管理部門對科技檔案的收集整理實行現場控制，對課題組報送的科技檔案進行科學的分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，定期對科學項目研究過程的記錄進行抽查核實，保證科技數據的真實可靠性。

對于制度運行中出現的問題予以認真分析，對照計劃階段的目標檢查實施的情況和效果，在檢查過程中找出管理的不足和影響因素，及時對管理步驟以及管理內容進行總結，汲取經驗和教訓。

3.4 PDCA循環處理階段（Action）

醫院進行科技檔案管理PDCA管理的處理階段，管理人員對科技檔案檢查的結果和總結進行系統的分析和討論，并將具體的整改計劃方案和意見上報給領導者。這樣有助于醫院管理者掌握醫院科技檔案管理環節中的問題，及時根據醫院的實際情況，調整并制訂下一階段的管理標準等。在這樣的循環過程中，醫院的科研檔案管理水平也隨之不斷地提高。

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