新形勢(shì)下公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對(duì)策探討

謝琪

摘 要：公立醫(yī)院人事檔案管理工作與醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)定、專業(yè)技能提升以及醫(yī)療服務(wù)水平有著直接關(guān)系。目前公立醫(yī)院人事檔案管理仍存在較多問題，導(dǎo)致人事檔案歸類困難或不及時(shí)，甚至檔案利用率低下，不僅影響著人事檔案管理工作的順利開展，還無法保證公立醫(yī)院人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性，一定程度上阻礙著醫(yī)務(wù)人員、公立醫(yī)院的生存與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);公立醫(yī)院;人事檔案管理;存在問題;對(duì)策

人事檔案記錄著醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、職位、培訓(xùn)經(jīng)歷、榮譽(yù)、學(xué)歷、晉升等，在公立醫(yī)院人才選拔以及培養(yǎng)中有著重要作用，幫助公立醫(yī)院不斷完善人事檔案管理，既可滿足公立醫(yī)院的人員調(diào)配需求，又能充分發(fā)揮人力資源的作用，有助于公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)階段，公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題阻礙著人事檔案管理工作的正常開展，因此，在新形勢(shì)下必須加強(qiáng)公立醫(yī)院對(duì)人事管理的重視，建立一個(gè)共享的信息化檔案庫，優(yōu)化人事檔案管理流程，并積極、及時(shí)更新人事檔案，發(fā)揮人事檔案管理自身的優(yōu)勢(shì)。

1 公立醫(yī)院人事檔案管理所存在的問題

1.1 醫(yī)院招聘和使用人才較為多元化，檔案歸類困難

在新醫(yī)改的不斷推進(jìn)下，許多公立醫(yī)院都進(jìn)行了相應(yīng)政策和制度改革，醫(yī)院的招聘和使用人才更為多元化，醫(yī)務(wù)人員的身份也變得多樣化。人事檔案的管理壓力有所增加，醫(yī)院對(duì)人事檔案的管理要求更嚴(yán)格。一般在職醫(yī)務(wù)人員包括非編制和編制，其中又包含專業(yè)技術(shù)人員和非專業(yè)技術(shù)人員，而前者可分為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員、其他專業(yè)技術(shù)人員，后者可分為管理崗位人員、工勤人員等，不同崗位的醫(yī)務(wù)人員又有不同的檔案管理程序，檔案歸類較為困難，這也增加了人事檔案管理工作壓力。此外，若醫(yī)務(wù)人員出現(xiàn)身份轉(zhuǎn)變，在信息更新不及時(shí)的情況下，便會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)誤差，讓人事檔案管理困難重重。

1.2 醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員流動(dòng)性比較大，檔案歸類不及時(shí)

在新形勢(shì)下，越來越多的公立醫(yī)院醫(yī)生跳槽或單獨(dú)執(zhí)業(yè)，公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性越來越大，加上公立醫(yī)院對(duì)人事檔案管理并未足夠重視，導(dǎo)致人事檔案管理常出現(xiàn)檔案丟失、手續(xù)不完全、檔案更新不及時(shí)、材料不完全等現(xiàn)象，直接阻礙人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，一些公立醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行職位評(píng)比、晉升時(shí)，相關(guān)材料產(chǎn)生時(shí)間比較長(zhǎng)，造成人事檔案無法及時(shí)歸檔或更新。此外，有些醫(yī)務(wù)人員跳槽至新崗位后，沒去人事檔案管理中心及時(shí)更新檔案，易導(dǎo)致所需材料丟失。這些都是導(dǎo)致檔案歸類不及時(shí)，影響人事檔案管理工作的主要原因。

1.3 醫(yī)院檔案歸類不一，導(dǎo)致檔案利用率低下

由于公立醫(yī)院較為注重醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療技術(shù)、財(cái)務(wù)和病例檔案等，而忽略醫(yī)院的人事檔案管理，對(duì)檔案歸類要求不嚴(yán)格，導(dǎo)致醫(yī)院各單位所收集的第一手檔案資料標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，內(nèi)容混亂，加上多數(shù)單位仍使用人工記錄方式進(jìn)行檔案記錄，造成一些檔案不合格，利用率低下。同時(shí)將這類不合格的檔案交予人事檔案管理中心，大大增加人事檔案管理人員的工作量，且無法保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

1.4 醫(yī)院缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員且管理效率低

由于公立醫(yī)院尚未足夠重視人事檔案的管理，所分配的人事檔案管理人員多是學(xué)歷不高、年齡偏高，且檔案管理專業(yè)水平低下，這些管理人員不僅未經(jīng)系統(tǒng)化培訓(xùn)，且檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠完善，頻繁出現(xiàn)檔案更新、歸檔不及時(shí)，以及材料缺失等情況，也影響著人事檔案管理工作。

2 新形勢(shì)下公立醫(yī)院人事檔案管理改革對(duì)策

2.1 加強(qiáng)公立醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重視

公立醫(yī)院重視人事檔案管理是保證人事檔案工作順利開展的重要前提。但在現(xiàn)實(shí)中，許多公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并未形成相關(guān)意識(shí)和管理理念，導(dǎo)致人事檔案管理效率無法提升。醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人檔案記錄著其德才表現(xiàn)、工作經(jīng)歷等，對(duì)其日后考核、晉升、評(píng)比等有重要影響，還關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)資水平，在醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)中起著無可替代的作用，所以做好人事檔案管理非常重要。公立醫(yī)院除了要增設(shè)檔案庫房，配備專業(yè)的檔案管理設(shè)備外，還要挑選政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)人員，做好人事檔案管理的收集、整理、更新、傳送，不僅能避免公立醫(yī)院變成“甩手掌柜”，還能保證人事檔案管理的正常工作運(yùn)行。有了專門、專業(yè)的公立醫(yī)院人事檔案管理，與服務(wù)中心的對(duì)接、溝通也能有效加強(qiáng)，從根本上減少了檔案的缺失，最終也保證了人事檔案管理的實(shí)效性。

2.2 建立一個(gè)共享的信息化檔案庫

由于種種原因造成的人檔分離，給人事檔案的管理和利用帶來諸多麻煩，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低下。公立醫(yī)院和服務(wù)中心可建立一個(gè)能夠共享人事檔案信息的檔案庫，采用現(xiàn)代化技術(shù)更新、保管相關(guān)檔案。這樣公立醫(yī)院在需要調(diào)取相關(guān)材料時(shí)，可利用這一檔案庫獲取，在確定材料正確后，再要求服務(wù)中心進(jìn)行提取，既減少了工作人員來回驗(yàn)證的麻煩，又可流通資料，保證檔案利用效率。當(dāng)然，這樣一個(gè)人事檔案庫，必須交由相關(guān)人員維護(hù)和更新，始終保證人事檔案的安全性。同時(shí)公立醫(yī)院出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象，也可利用這一檔案庫及時(shí)向服務(wù)中心傳送資料，督促其更新，不僅增進(jìn)了公立醫(yī)院和服務(wù)中心之間溝通交流，還保證了人事檔案的完整性，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理和利用的無縫銜接。

2.3 優(yōu)化公立醫(yī)院的人事檔案管理流程

為提高人事檔案管理的效率，必須對(duì)公立醫(yī)院的人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，才能保證檔案的統(tǒng)一性、正確性、完整性。在新醫(yī)改的不斷推進(jìn)下，公立醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員身份越來越多樣化，醫(yī)院的人事檔案管理工作也變得繁瑣、復(fù)雜，更需要一個(gè)統(tǒng)一流程進(jìn)行管理，以提高檔案利用率。首先，明確檔案收集、整理的流程，避免檔案出現(xiàn)缺漏。其次，提高每位醫(yī)務(wù)人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，共同維護(hù)人事檔案管理工作流程，最大限度保證人事檔案管理的發(fā)展。此外，加強(qiáng)公立醫(yī)院人事檔案管理與服務(wù)中心的檔案對(duì)接流程，保證檔案信息的及時(shí)更新。

2.4 利用數(shù)字化技術(shù)管理人事檔案

在現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展下，公立醫(yī)院更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，合理利用數(shù)字化技術(shù)管理人事檔案，才符合新形勢(shì)下醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求。首先，通過數(shù)字化技術(shù)可有效記錄每位醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人信息檔案，避免人工記錄所造成的信息缺失，還有利于人事檔案的存檔、更新。其次，傳統(tǒng)人工記錄、查找會(huì)耗費(fèi)一定的人力、物力，人事檔案?jìng)魉椭练?wù)中心也不夠及時(shí)，而通過數(shù)字化技術(shù)可縮短檔案查找、記錄的時(shí)間，提高人事檔案管理效率，也為人事檔案管理工作帶來極大的便捷。同時(shí)，通過數(shù)字化技術(shù)管理醫(yī)院的人事檔案，并不會(huì)與服務(wù)中心人事檔案管理相沖突，只是為了更好的保留第一手人事檔案材料，為后續(xù)檔案更新、利用、傳送等奠定良好的工作基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總而言之，雖然公立醫(yī)院由服務(wù)中心管理著人事檔案，但也應(yīng)該注重人事檔案管理的工作，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理流程，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理，并與服務(wù)中心建立一個(gè)共享的檔案庫，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理、維護(hù)、更新檔案，才能有效促進(jìn)人事檔案管理的工作順利進(jìn)行，最大限度保障醫(yī)務(wù)人員和醫(yī)院的發(fā)展。

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