事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

陳春冷

摘 要：數字化建設是事業單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進檔案科學利用，之于事業單位管理能力的增強有著十分積極的意義。本文將探討事業單位檔案數字化建設的重要意義所在，并針對當前實踐工作中存在的主要問題制定相應的解決對策，希望能夠給事業單位檔案數字化建設提供切實可行的思路，促進相關工作的穩步有序落實，從而為事業單位獲取更多經濟效益以及保持良好發展態勢提供有力的保障。

關鍵詞：事業單位;檔案;數字化建設;路徑

檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，對事業單位的協調、高效運轉產生至關重要的作用。隨著網絡技術和電子信息技術的發展成熟，檔案數字化管理模式越來越多地被應用到事業單位的檔案管理事務中，但是由于各種原因的影響，當前事業單位的檔案數字化管理還存在一些問題。通過檔案數字化管理的現狀、問題分析，探討相應的優化對策，為事業單位檔案數字化管理工作提供一定的建議參考。

1 事業單位檔案數字化管理的現狀

1.1 缺乏科學有效的工作標準

盡管目前事業單位對檔案管理的數字化都比較重視，但是就將這種數字化的技術應用到什么程度、如何將兩者有效結合起來、數字化檔案管理所要達到效果的具體體現等問題都沒有進行仔細的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內容環節進行具體量化，沒有進行明確的要求和規范，這使得工作人員在應用數字化技術到檔案管理中陷入到了一定的被動局面，由于不了解工作標準具體如何，導致了管理的不同效果的表現形式的出現。另外，由于缺少具體的工作標準，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強管理。

1.2 資金和設備不足

要想保證事業單位檔案數字化建設的順利進行，必須要有充足的資金和完善的設備設施作為有力支撐，否則很多工作都會因資金的匱乏或者是設備的短缺而無法開展。目前部分領導認為檔案的數字化建設是沒有必要的，不能投入充足的資金用于購買硬件設備和功能軟件，給相關工作人員發放的薪酬也不多，致使設備型號落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問題屢見不鮮，嚴重制約了事業單位檔案數字化建設步伐。再加上缺少專業技術人員對平臺系統進行維護，導致檔案管理信息系統的故障率相當之高，給檔案管理工作的開展帶來了一系列的負面效應，數據安全問題更是極為突出，事業單位檔案的利用率很難得到有效的提高。

1.3 檔案管理人員的素質有待提高

數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多檔案管理人員對傳統檔案管理工作流程十分熟悉，但是對數字化技術了解地不夠深入，對于檔案數字化管理模式還無法做到完全掌握，這就會降低事業單位檔案數字化管理的工作效率和工作質量，阻礙檔案數字化管理的進步。

2 事業單位檔案數字化管理的優化對策

2.1 確保數據完整可用

事業單位檔案數字化要保障數據的完整性和可用性，尤其是目錄及圖像的完整性和可用性。為此，必須保證檔案條目著錄的標準化、規范化，便于后期與大數據應用平臺銜接。著錄時要注意以下問題：題名的準確性。如“本省”應改為“XX省”;文件題名不能簡單的為“通知”，而應是“XX通知”，保證題名的完整性;簡稱或縮寫要準確、合乎規范;機關團體的責任者應使用全稱或符合規范的簡稱;干部考察、獎懲、任免等人事檔案，應建立相應的人名索引，便于后期可用。

2.2 建立健全檔案數字化管理制度

事業單位若要加強檔案數字化管理，就要不斷完善管理制度，結合本單位的實際情況，積極應用信息技術，保證本單位的檔案管理與時代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環節操作規范，以嚴格的制度為依據，使檔案管理工作得到層層把關，并實現統一管理。進行檔案調閱時，要嚴格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時，要制定檔案數字化管理體制，結合本單位的工作情況和檔案管理特點，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。注意加強對文件集成檔案一體化建設，以信息資源安全為前提，有效發揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數據出現丟失、篡改等問題。同時單位還應明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。通過相關管理制度的建立健全，可為檔案數字化管理提供有利條件。

2.3 積極運用現代信息技術

事業單位檔案數字化建設可以歸結為數字化總體規劃設計、數字化設備選型、軟件開發、查詢管理、安全保障等多項工作。任何一項工作都不是無的放矢的，而是需要與事業單位的運營情況及檔案管理工作需求緊密結合起來，建立檔案管理信息系統。該系統應具有較強的可擴展性和可在線擴容，以滿足事業單位的職能變化需求。系統還應具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全冗余設計，確保不會出現單點故障，從而保證檔案管理信息系統的安全運行;采用光纖磁盤陣列產品，使檔案軟件系統實現在線實時升級，采用基于WebBrowser圖形管理界面，讓維護簡便化。事業單位檔案數字化建設是一個系統性的工程，不但要保證檔案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事業單位的檔案信息需要共享，在檔案管理信息系統的創建之初，應使用多個服務器進行管理，對查詢等級進行權限的限制，不具備權限的人員無權瀏覽檔案信息，防止機密信息的外泄。除此之外，加強對檔案價值的鑒定和審核，將重要程度和價值較高的檔案資料先輸入到系統中，那些相對不重要的可以放在后面，還要在檔案信息輸入到計算機之前進行嚴格的檢查，保證檔案的正確性，避免出現檔案的錯漏問題。

2.4 完善檔案管理安全保密制度

在檔案管理中，無論是個人信息和組織文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會被不法分子利用，從而給檔案所有者帶來一定的危害，因此檔案管理中必須建立安全保密制度。首先，針對不同的檔案，設立不同級別的保密制度，并且建立相應的使用與管理權限進行配套，多方面確保信息的安全性。其次，工作人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息。最后，對檔案、系統進行加密處理，并定期維護和檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案信息安全。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案數字化建設是一項非常必要和緊迫的工作，是實現檔案信息化管理的前提和基礎，加強檔案數字化建設是時代和社會對于事業單位檔案管理工作提出的最新要求，可以達成事業單位創先爭優的根本目標，促使事業單位的發展勢頭更加迅猛。本文對于當前事業單位檔案數字化建設中存在的問題進行了充分的剖析，指出要想解決相關問題就要加強檔案管理制度的完善，積極運用現代化科學技術，還要加大檔案管理人才的培養力度。相信這些舉措的落實，必然會大幅推進事業單位檔案數字化建設步伐，檔案管理工作的有效性也將得以充分彰顯出來。

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