辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

摘 要：在現代化大背景下，醫院檔案管理工作為了進一步提升管理效率與質量，逐漸完善現有的醫院檔案管理體系。醫院檔案管理在辦公自動化環境下，可使檔案管理辦公數據信息處理速度顯著提升，全面提升醫院檔案管理質量，促進醫院可持續性發展。本文通過對辦公自動化環境下，醫院檔案管理中存在的問題進行分析，探討主要改進措施，為醫院檔案管理工作開展及相關專業人員提供指導與參考。

關鍵詞：醫院檔案管理;辦公自動化環境;醫院管理

醫院服務管理工作的順利進行，可促進醫院長久穩定發展，檔案管理作為其中作為重要的服務管理組成部門，加強檔案管理工作建設，實現辦公自動化，提升并完善醫院檔案管理工作，可使檔案管理工作實現信息化、現代化建設。醫院檔案管理工作中雖然已經基本實現辦公自動化，但是在實際工作中仍存在一些缺陷，有待進一步優化完善，可進一步提升醫院檔案管理效率與質量，進而促進醫院的可持續化發展。

1 辦公自動化下醫院檔案管理的特點

1）存儲安全性。存儲作為檔案管理工作的重要組成部分。實現辦公自動化后，利用自動化辦公軟件與系統，可使檔案管理工作的存儲從原有的紙質儲存轉變為電子儲存，通過電子芯片、硬盤等方式對資料文件進行存儲，不僅可節約紙張，降低成本，同時存儲量大，不易受到外界環境的影響，可使檔案的存儲工作更簡單，同時可提升檔案管理工作的安全性、可靠性，進一步提升檔案管理工作的便捷性、高效率與方便性。

2）實現高效管理。辦公自動化背景下，多數企事業單位開始利用辦公自動化系統進行工作，切實保證企事業單位正常穩定開展。一般情況下，檔案管理工作是以人工方式對紙質材料進行收集、整理。但是，傳統人工管理方式存在較大的缺陷與弊端，不僅工作人員的工作量大、勞動強度較大，而且檔案管理效率較低，管理質量較差。醫院科室較多，不同診療方案存在一定差異，使得檔案管理工作極易出現偏差，而利用辦公自動化系統，可使上述差錯有效避免，進而提升檔案管理工作的效率。

3）實現資源共享。辦公自動化的大環境下，數據信息的共享極為重要，可保證檔案資源的有效利用，進一步提升檔案管理的實踐價值。互聯網中的信息傳播工具較多，例如QQ、微信等軟件，均可實現信息的實時傳輸。醫院開展檔案管理過程中，可根據自身實際情況，選擇合適的軟件工具，對檔案管理工作信息傳輸進行規范，提升檔案管理效率。檔案管理工作中要學會利用文獻檢索軟件，方便工作人員對各類文獻進行快速檢索，使文件使用效率大幅提升，同時減少人工檢索時文件查詢花費的時間。

2 醫院檔案管理中存在的問題

1）管理制度未完善。在辦公自動化背景下，對醫院現有的檔案管理工作情況進行分析可知，醫院檔案管理中仍存在一定的制度疏漏，影響檔案管理工作落實，例如，缺乏完善的信息管理機制，對軟件與硬件缺乏有效的管理制度等，在一定程度上均會對檔案管理質量與效率造成不良影響[1]。醫院檔案管理過程中，未能全面實現自動化檔案管理，必將導致檔案管理工作開展過程中存在阻礙，降低管理效率，嚴重時也會浪費管理資源。

2）自動化辦公系統尚未普及。目前，通過對醫院現有的辦公系統使用情況進行分析，多數醫院采用的自動辦公系統仍存在一定的缺陷，導致自動化系統使用過程中存在諸多問題，例如，軟件與硬件投入比例失調，多數醫院重視硬件投入，而忽視軟件中的重要性。醫院內軟件技術人員的綜合水平較低，導致軟件技術較為低下[2]。醫院管理團隊水平較為低下，無法切實導致辦公軟件在實際工作中落實，在一定程度上降低了自動化辦公效率。

3）缺乏告訴檔案管理人員。檔案管理工作中引入辦公自動化系統，自動化技術在實際操作過程中，更重視精準性，計算機存儲技術則具備多樣性，但是二者在實際管理工作中應用，均需工作人員具有較高的專業素質，方可提升管理效率[3]。但是，現今部分檔案管理工作人員仍以傳統檔案管理模式為主，缺乏自動化辦公意識，對辦公自動化系統的應用及相關專業知識均有所欠缺，無法有效落實檔案管理的辦公自動化工作。

4）存儲安全隱患。隨著科學技術、網絡技術的高速發展，電子文件存儲機制下，很容易被他人篡改刪除，因此，存儲安全是現今醫院檔案管理中需要著重考慮的關鍵問題。醫院檔案管理中電子病歷較多，且涉及患者的隱私，若電子病歷丟失或被人盜竊，導致患者隱私信息泄露，降低醫院檔案管理的安全性。

3 醫院檔案管理的改進措施

1）完善管理制度。就醫院檔案管理工作開展而言，檔案管理制度的建立，需要結合醫院經營、發展等多方面信息，全面了解檔案管理工作在醫院發展中的重要性，管理層應重視自動化辦公體系的建設，明確檔案管理工作的權利與職責，構建統一、標準化的檔案管理制度，切實保障檔案管理工作的合理落實。醫院檔案管理工作中，加強制度化體系構建，提升檔案管理工作的及時性、快捷性，可使工作人員嚴格按照技術規范進行操作，對文件進行歸檔處理，按照標準格式對醫院內各科室文件資料進行編制歸檔，實現標注化、格式化、統一化的管理[4]，進一步提升檔案管理工作效率與質量。明確相關負責人，將檔案管理職責進行劃分明確，一旦檔案出現錯亂、缺失等問題，直接找到相關負責人，避免相互推諉，降低管理效率。

2）加強檔案管理人員素質培養。加強醫院檔案管理工作人員的意識培養，對促進辦公自動化實現具有重要意義。管理層人員應加強對辦公自動化的普及，使工作人員充分認識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理人員的培養，提升個人專業能力與素質，切實保證檔案管理工作中辦公自動化的實現，同時提升工作的護理性、規范性[5]。制定合理的獎懲機制，對表現優異的員工給與獎勵，對存在檔案管理疏漏的原因，應根據情節嚴重情況給與批評教育，嚴重者辭退處理，通過有效的監管，可提升工作人員工作積極性、主動性，全面提升工作人員的自身素質，進一步提升醫院檔案管理工作的落實效率。

3）加強網絡信息監管力度。網絡系統構建可使醫院檔案管理工作的可靠性、安全性有效提升，強化網絡信息監管力度，可保證醫院內文件的安全性與機密性。檔案管理中采用不同層級網絡系統加密方式，加設網絡訪問權限，可使檔案信息的監督力度進一步加強[6]。做好備份處理，一旦文檔出現丟失與損害，可通過查找備份或者技術修復等方式，對文件信息進行恢復，保證信息的完整性與安全性。

4 結束語

綜上，醫院檔案管理中加強辦公自動化系統的建設與應用，可使檔案管理工作更具高效性、便捷性，最大程度保證檔案資料的完整性、安全性。辦公自動化下醫院檔案管理工作的落實，是對原有檔案管理模式的革新與改變，在此期間管理模式、員工工作模式均會隨之發生改變，因此，管理者應加強辦公自動化系統的普及，強化檔案管理信息化教育，從而進一步促進檔案管理工作的信息化、現代化發展。

參考文獻

[1]鮑磊.新醫改背景下醫院檔案管理現狀與發展研究[J].辦公室業務，2019（11）.

[2]劉寧.辦公自動化背景下的醫院檔案管理分析[J].辦公室業務，2019（1）：122-122.

[3]龔美玉.探討檔案工作在醫院人事管理工作中的地位與作用[J].健康必讀，2019（4）：232-233.

[4]田甜.新醫改環境下醫院檔案管理工作開展研究[J].辦公室業務，2019（9）.

[5]楊靜.事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究[J].中國管理信息化，2019（6）.

[6]張珍光.企業數字檔案館建設策略分析[J].辦公室業務，2019（9）.

作者簡介

田玲芝（1977-），女，山東省濱州市陽信縣，本科，館員，畢業于中央廣播電視大學陽信縣中醫醫院，人事科科長，研究方向：檔案學基礎理論與發展。