干部檔案的整理與修補

摘 要：干部檔案工作的操作流程較為繁瑣，其中檔案的整理與修補是檔案工作的基礎，只有前期高質量的完成檔案的整理及修補工作，才能確保后續頁碼的編制、數字化加工以及質檢等流程高效的完成。

關鍵詞：檔案;整理;修補

1 干部檔案的分類

要想高效的完成干部檔案的整理工作，就要明確干部檔案的分類規則。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》將人事檔案的內容共劃分為十大類構成。即第一類：履歷類，包括履歷表、簡歷表、登記表、簡歷材料等。第二類：自傳材料，主要包括自傳和屬于自傳性質的材料。第三類：鑒定、考察、考核材料，如工作小結、思想小結、別人給你的評定等。第四類：記載和反應本人學習、技能、科研水平的各種材料，具體可細分為3小類，即（1）學歷學位材料（2）評聘、職稱技能等材料（3）科研發表材料。第五類，政審材料。第六類，黨團材料。第七類，獎勵材料。第八類，違紀材料。第九類，工資、任免、出國出境、代表登記表材料，具體細分為4小類，即（1）工資材料（2）任免材料（3）出國出境材料（4）參加會議的代表登記表材料。第十類：其他供組織參考具有保存價值的材料。

2 干部檔案分類的注意事項及操作方法

1）原檔案材料有目錄。對于原本已經整理完畢并裝訂成冊，且目錄/清單填寫規范完整的干部檔案材料，應首先核對檔案實物與目錄是否相符或多數相符，如相符，則原本的目錄正文保持不動，順序也不應改變。除了原本目錄之外的檔案作為散材料，歸為第11類，按時間順序由早到晚排列（沒有時間的放在最后面），放在原檔案的后面。為方便后序敲頁碼等程序，在干部檔案材料整理時可對散材料進行排類號，即再按時間順序排好后，按照11—1，11—2，11—3用簽字筆在右上角對每一份材料進行編號，對已經縫合或粘貼住的材料則算作一份，不允許再拆開，一份材料有多個日期的則以最晚日期為標準。相反，在對干部檔案進行整理的過程中，如果原材料是用釘子或大頭針等固定的，因鐵釘等金屬材料易生銹，會對紙張造成嚴重破壞，則一定要把鐵釘或大頭針等取出來。

此外，在散材料的整理過程中，還應注意以下幾點。首先，《銷毀材料登記表》應視為一份材料，并按照時間先后原則排列。其次，如果干部檔案材料中包含信封，則需把信封集中排在最后，多個信封編一個類，信封里面有信紙則需取出來作為檔案材料。再次，全空白的紙，多余的卷皮應排放在整本檔案之外，不予歸檔。最后，關于排在檔案最后零散材料的排序，應按照無落款無標題無日期的材料—信封—全空白表格—封底的順序進行排序。其中，無落款日期的也應做好分類，如登記表格、調查、手寫的小紙條等。對于不同類型的表格、有標題的調查等每一份材料我們都要給其表一個類號，但如果是手寫的多張沒有標題的小紙條則只把其看作一份，只需標一個類號。此外，還需要特別注意的是，散材料中出現的與原來正文中重復的材料，需要放在原正文原件的后面。如果正文原件已經用縫紉線縫合了，那么則將重復件排列在縫紉線的后面。其他情況下，重復件緊跟在原件后面，只算作一份，只需要標一個類號。

2）原檔案材料沒有目錄。對于未經整理沒有目錄或只有空白目錄的干部檔案，我們則需要按照十大類的分類要求對其進行重新分類整理排序，此情況下則沒有第十一類散材料。我們在對檔案進行十大類的區分時，應注意對于目錄中有但材料沒有的檔案材料，要另外用空白的紙做好記錄，放在檔案封面的后面。對于目錄中沒有的但材料中有的，這種情況下，多出的材料則要拿出來，歸為第十一類。此外，還應注意差旅費、工會、保險等歸在第十類。對于檔案材料中空白的目錄、空白的表格不應編號。

在干部檔案材料分類中，許多人會將第五類政審材料和第八類違紀材料混淆，為了更好的將其區分開，我們應牢記：只是對個人的政審沒有處分的，如對一個人的調查是第五類。如果對調查、舉報等做出了明確的處分決定（如單位的處分、法院，警察予以的逮捕等），那么就將其歸為第八類違紀材料。此外，由于第五、八類材料比較多，我們在對其整理排序中，不同于其他類的按時間分類，而應現將其材料按內容分為結論、調查（主要包括談話筆記、檔案摘錄、他人寫的交代揭發等）和自我交代（主要包括匯報、本人的交代、認罪書、檢討等）三大類，每一大類里面按時間排序，最后再按照先結論，后調查，最后自我交代的順序總和在一起，在對所有的材料進行順序標類號。

除去第五類和第八類，其他幾大類的檔案材料都是按由早到晚的時間順序排序，再按份數用簽字筆依次在右上角對其標類號。此外還應注意的是，因為第四類和第九類還具體細分為幾小類，所以我們在對其中的材料進行標類號時，要先區分屬于哪一小類，再對其標號。如第四類的第一小類按照4—1—1，4—1—2，4—1—3，第四類的第二小類按照4—2—1，4—2—2，4—2—3進行標號。

3）同一份檔案內有多卷。在同一個人的檔案含有兩卷及兩卷以上的情況下，原則上我們只要核對卷內的實物與目錄是否是相一致，如果是一致的，則無需重新排序。檔案原本的封面、目錄還有封底保持不動。如果有在卷外的多余的材料作為散材料按照第11類的方法進行整理排序。當有好幾個封面時，我們從其中選出一個封面，一般情況下選擇正本的封面或干部檔案封面。目錄按照每卷的先后順序排列，一般是正本、副本或工人、干部。接著正文也是按照每卷的先后順序排列，正文后面放散材料，最后放封底。

3 干部檔案修補的注意事項及操作方法

在對干部檔案進行修補的過程中，我們主要需要用到的工具有剪刀、固體膠、16k宣紙、無酸紙等。

1）原檔案材料裝訂成卷。如果原本的干部檔案已經是用線縫合或用膠黏合成卷的，那么我們只需檢查里面的紙張有無破損。當初現邊緣破損、折疊處斷裂、有撕破、缺角等情況時，我們則需要對其進行修補。在修補過程中，我們要牢記一大原則，即：雙面用透明無酸紙修補，單面用宣紙修補，用宣紙修補的不可蓋住任何文字公章照片等，修補的尺寸大小按照破損處周圍長方四邊形加0.2cm作修補。

2）原干部檔案未裝訂或有散材料。當原本的干部檔案有未裝訂的或者有散材料時，為了方便后序的裝訂不破壞到檔案上的文字公章等，我們需要為留邊較窄的檔案材料加邊。可以用16k大小的宣紙裁出一條條寬約2cm大小的紙條，用固體膠涂抹一小半，粘貼在原檔案材料邊部，使其用來打孔的部分更加寬。原則上，同一份材料有兩張及兩張以上的，左側是需要黏合的，但為了方便后續的掃描，我們此時先不黏合，只需要標好類號即可。在對檔案材料進行修補時，如果出現小于16k的單張材料則需用16k的宣紙對其進行托裱（把檔案的右側和宣紙右側對齊，把檔案左側粘在宣紙上），但如果一份材料有多張，則也先不進行托裱操作。如果需要托裱的材料正反兩面都有字，則需要進行“開天窗”操作，即把宣紙剪下比原檔案材料稍小一些大小，再把檔案材料粘貼在宣紙上。

干部檔案保存時間較久，有的紙張較易損壞或者已經損壞，這就要求我們檔案工作者在對干部檔案進行整理修補的過程中，較為耐心細心，用心對待每一份檔案。也只有把基礎的整理修補等工作做好，才能更好的保障后續數字化加工等更快更好的完成！

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作者簡介

成迪（1995-），女，漢族，江蘇連云港人，湘潭大學公共管理學院，碩士研究生，研究方向：圖書情報專業檔案學方向。