以強化檔案意識提高檔案管理水平的策略分析

李鈺

摘 要：檔案管理在行政單位工作中一項重要工作內容，它是對部門過去以及現有的發展情況、發展問題進行的數據記錄，可以為部門的改革與創新提供數據支持。因此長遠發展的需要，機關單位需要分析檔案管理特點，針對如何強化工作意識、加大檔案管理隊伍的建設力度提出相關的策略，為部門未來的長遠發展提供幫助。

關鍵詞：檔案意識;管理工作;管理水平

強化檔案意識不僅能增加部門職工人員對工作經驗，提升工作效率，同時對于提高檔案管理水平也有極大的幫助，因此需要結合部門的發展需要調整管理策略，加強內部人員的檔案意識，提高部門對檔案的重視性，實現對檔案在運轉過程中產生的數據信息的良好記錄。

1 檔案管理特點

檔案是一種資料保存形式，它的形態多樣，以數據、文字或者視頻影音等多種形式對行政單位的日常運作、服務內容以及發展情況進行全方位記錄。特別是對于行政單位而言，行政單位以社會服務為基礎，其公益性質和管理性質較突出，且不具備盈利性，因此對于資源的使用和分配必須精打細算，科學且合理的投入到正確的地方，才能為社會大眾提供最好的社會服務[1]。所以行政單位的檔案具有健全性、豐富性和多樣性的特點，有效利用檔案資料能夠為行政單位的管理和發展提供準確、可靠的資料與經驗。單位職工和單位領導也能夠依靠檔案庫提供的資料參考，加強決策的有效性。

2 檔案意識不足的原因

2.1 工作性質的認知錯誤

在檔案管理工作中，管理人員都將之視為一種養老的工作。大部分從事檔案管理工作的人員認為只要完成了工作就可以了，并沒有管理工作后期產生了結果進行思考。致使其在從事檔案管理工作的過程中，出現了工作效率低下，工作結果無法保證的現象。

2.2 項目內容過于瑣碎

行政單位的檔案內容相對細碎，在以國家發展戰略為最高方針的大前提下，管理內容又細劃出了不少子項目，如部門未來的工作計劃，單位職工和干部的工作經驗總結，經辦事務、管理服務、信息統計等內容的匯總記錄，轄區居民的個人基本情況信息表，財政補助資金的結算和劃撥等等。由于行政單位的檔案子項目眾多，且因為內部人員的檔案意識相對落后，要進行統一化管理的困難就相對較高，加上行政單位的業務和工作模式相對復雜，檔案材料的來源也相對分散，導致在進行數據資料記錄時會出現多種格式，造成了檔案管理的工作效率受到制約[2]。

3 以強化檔案意識提高檔案管理水平的策略

3.1 增強意識教育

在機關單位的檔案管理工作中，會有工作團隊負責資料、數據、信息收集工作，以及檔案的處理、整合、保存工作。但是，其管理環節一般不會深入到后續管理當中，這使得檔案管理工作無法發揮其對行政單位發展的促進作用，行政單位管理人員也無法從檔案資料獲取有用的數據信息。長此以往，就會嚴重的影響行政單位的發展方向與管理方向。就目前行政部門內部檔案意識不強的問題，產生原因主要存在于行政單位對檔案資料分析程度不到位、檔案管理方法不科學、以及檔案管理人員素質水平偏低等方面。因此，有意識的強化檔案管理意識，提升檔案管理質量，是保證行政單位的檔案管理技術發展與檔案管理方向正確的重要措施[3]。檔案意識的培育可以創新檔案管理的模式，從而使得檔案資料得到更好的運用，提升行政單位整體的管理水平。通過對行政單位預算編制、決算報告、相關業務的經辦事務、政策宣傳、經辦人員培訓、內控和稽核工作等內容的詳細記錄與分析，從而對行政單位未來發展方向、工作方向、政策執行方向提供有力的數據支撐與幫助。

3.2 加強人員培訓

行政單位當加大對于檔案管理工作隊伍人員的建設與培訓，從而有效的建設出一批專業素質強、文化水平高、工作能力強的檔案管理隊伍，進而促進檔案管理工作的質量與效率得到有效的提升。通過合理的分配檔案管理人員，保證從事檔案管理人員數量充足與檔案管理工作的正常運轉。同時在通過對內部篩選、對外招聘的方式，科學合理的引進優質的檔案管理人才，從而有效的提升檔案管理的整體素質。然后在通過定期組織檔案管理人員進行系統的專業技能培訓會、工作交流會、工作學習會等方式，提高檔案管理人員的專業技能。并且通過定期的學習與交流，還能使得檔案管理人員能深刻的認識到檔案管理工作的重要性，從而使其在工作的過程中做到嚴格細致。

3.3 細化工作內容

管理人員要對檔案管理工作的前期收集、中期保管、后期使用進行科學合理的管理，使得檔案管理工作更加科學化、規范化，特別是在檔案的收集、編制工作當中，檔案管理工作人員應當要能夠明確收集區間，根據單位自身的實際活動情況、工作情況以及相關要求來進行電子檔案的編制，確保檔案信息內容全面、完整;在后期的保管工作當中，必須要能夠全面保證電子檔案的信息安全，不能發生損壞、丟失的情況，更不能發生泄密的情況。并且行政單位也要加強對于檔案管理工作人員的工作結果與效率進行考核評價，將考核評價的結果納入管理工作人員的年終績效評定中，從而有效的提升檔案管理工作人員的工作熱情與效率，提升檔案管理工作的質量。最后在通過將檔案管理工作過程中各個環節的負責人進行明確，將檔案管理責任落實到個人，從而有效的提高檔案管理人員的工作責任心，進而有效的促進檔案管理的綜合素質的提升。

4 結語

綜上，檔案管理工作是對行政單位日常工作與發展狀況的綜合反映，意識行政單位不斷調整自身行政框架，優化社會服務質量的依據。因此，有效的提升檔案管理意識，提高檔案管理水平，并且科學合理的將檔案管理過程中所存在的問題進行解決。

參考文獻

[1]楊扶寧.新時期對圖書檔案管理實現一體化的策略探究[J]人力資源管理，2018，05，33.

[2]吳明裕.檔案管理信息化建設途徑探討[J]城建檔案，2019.05.023-024.

[3]趙金華.檔案管理工作存在的問題與思考[J].蘭臺內外，2019（07）：21-22.