加強學校文書檔案管理的對策

何芳雯

摘 要：文書檔案管理工作是學校管理工作中非常重要的一部分，與學校的其他工作有著密切的聯系，是維持學校穩定和諧的重要環節。基于此，筆者在本文中著重從加強對檔案管理的重視程度、規范文書工作和檔案管理的銜接、提高檔案人員的整體素質、提高服務效率以及加強制度建設等五個方面著重對加強學校文書檔案管理的對策進行了較為詳細的探討。

關鍵詞：中學;文書檔案管理;對策探究

文書檔案管理工作是學校開展內部管理工作中非常重要的組成部分，是衡量一所學校管理水平高低的一個重要標準，能夠真實的反映學校的發展狀況，具有綜合性、職業性、保密性以及階段性等特點。加強學校文書檔案管理工作的開展，不僅能夠使學校的文書檔案得到有效的管理、利用，還能夠提高學校開展相關工作的效率。總之，推動學校文書檔案管理工作的開展有著非常重要的意義，檔案管理工作人員需要采取必要的措施加強學校文書檔案管理工作的開展。

1 加強對檔案管理的重視程度

1）轉變自身傳統思想，樹立全員檔案管理的意識。加強對文書檔案管理工作的重視程度的第一步就是要樹立全員檔案意識，使相關工作人員充分地利用當前的網絡信息技術、視窗系統等工具對文書檔案管理工作進行宣傳，盡可能讓每一位在校師生都能夠在對文書檔案管理工作有較為透徹的了解的基礎上，合理地使用文書檔案[1]。而與此同時，相關管理人員也需要增強自身的服務意識，采取一些積極的手段來深化文書檔案的開發與利用。

2）提升檔案管理地位，設置專職檔案管理工作人員。學校領導的管理觀念對整個學校的發展方向有非常重要的影響，因此在推動文書檔案管理工作開展時，學校領導需認識到檔案管理的地位，明確檔案管理的重要性，并引入一些能夠對檔案進行系統化整理，能夠以合理的方式保管文件的具有較強溝通能力、業務能力的人員來管理文書檔案，讓他們有條理地整理相關檔案，并與本校其它組織的人員進行聯系，保持較為順暢、持續的溝通，進而推動各個部分的檔案管理工作有序開展，保質保量地完成文書檔案管理工作。

2 明確管理責任，開展管理工作

為了加強學校文書檔案管理工作的成效，需要對檔案管理人員的責任進行明確，讓他們認識到自己的工作任務是在整理、分類和保存文書檔案的基礎上有序地開展管理工作。而這也就意味著，檔案管理人員需要具備按照標準對文書檔案進行分類的能力，及保存以及修復文書檔案的能力，并能做好鑒別、收集、整理、歸檔等相關工作。除此之外，檔案管理人員還要能夠在實際的管理工作中積極履行指導、監督以及服務職責[2]。在他人來提取文書檔案時提供適時的幫助與監督，在為他人服務的同時堅守自己的崗位，對他們的行為進行監督，確保檔案的安全。當然，在有條件的情況下，相關工作人員還應該積極引入一些全新的檔案管理設備到文書檔案管理工作中，適當淘汰一些老舊的檔案管理設備來幫助自己開展歸檔以及保管工作，進而有效推動文書檔案管理工作的開展。

3 提高檔案人員的整體素質

1）對檔案管理人員的素質要求。（1）具備扎實的政治素養以及黨性修養。文書檔案管理人員必須要具備正確的政治理論認識以及鮮明的、明確的政治立場。這也就是說，從事文案檔案管理的人員需要保持忠誠之心，在學習工作中保持刻苦的品行，要堅持愛崗敬業、誠信友善等良好品質。（2）具有一定的專業水平以及能力。文書檔案管理人員必須要對檔案管理學有一定了解，對“歸檔范圍的原則、依據”“正確保存文書的方法”以及“文書的種類”等基礎知識有一定認知，要有足夠的服務能力、解決問題的能力，并且要具備一定的職業道德素養，具有一定的奉獻精神以及責任心，能夠以合適的方式開展文書檔案管理工作。只有這樣，文書檔案管理人員才能夠以積極的狀態更好地開展文書檔案管理工作。

2）提升檔案管理隊伍的綜合素質。提高檔案管理隊伍的綜合素質主要可以采用兩種途徑：第一，積極引入專業人員。學校在招聘文書檔案管理工作人員時可以適當招聘一些專業水平極高能熟練掌握多媒體信息技術的工作人員，使得檔案管理隊伍的專業水平得到有效提高。第二，落實繼續教育。隨著社會的不斷發展，人們更新技能的頻率也因此得到極大提升，如果我們沒有及時順應社會的發展吸取一些新的知識，就很可能會難立足于社會，很難順暢地開展文書管理工作。而如果僅僅依靠工作人員進行自我教育，不僅會加大工作人員的負擔，而且很難取得明顯地效果。所以，除了參與到文書管理工作中的工作人員需要對自己進行繼續教育之外，相關部門也需要為他們提供一定的契機，讓他們更好地進行繼續教育。

4 增強創新能力，提高服務效率

創新永遠是各項工作開展的第一動力，因此，在落實文書檔案管理工作的時候，也需要增強創新能力，樹立現代化的檔案管理理念，并借此提高文書檔案管理部門的服務效率。不管是開展檔案管理工作、進行檔案信息交流以及開展檔案業務工作，要樹立現代化的檔案管理理念，都必須充分應用現代技術手段，充分利用現代信息技術開展現代化的管理工作，提高管理工作的水平及效率，有效解決文書檔案管理中存在的一系列問題[3]。比如說，文書檔案管理人員可以借助現代技術將以紙質形式存在的文書檔案通過掃描形式變成電子版，進而在有效保護紙質的文書的基礎上，提升自身的服務效率，提高文書的利用效率。

5 加強制度建設，保證執行力度

推動制度創新工作，并根據本校實行的管理體制以及文書管理工作的現狀，甄別一些不適宜的規定，并進行適當的改進，進而為文書檔案管理工作的開展提供強有力的制度保障。

1）完善文書檔案管理制度。各個中學的行政管理部門和文書檔案管理部門需要根據本校的現實狀況共同采取必要的措施建立和完善中學的檔案管理制度，盡可能保證中學文書檔案管理有一定的制度可循。除此之外，學校也需要根據文書檔案管理的特點，采取一些科學合理的方式，完善學校內部的管理制度，明確與文書檔案管理制度相聯系的各個部門之間的職責，將文書檔案的管理工作明確到相應的部門，使各部門在檔案管理的收集、整理、保存等各個環節相互配合，較好的完成工作。

各個學校的檔案管理部門以及行政管理部門需要從各自掌管的領域對學校的檔案管理工作的開展提供一定的監督管理，學校需要安排部分工作人員對文書管理人員的業務開展進程進行監督，并嘗試著將工作人員的業務情況與其績效情況相連接，進而有效調動文書管理工作人員的工作積極性，盡可能提升檔案的安全性。除此之外，專職檔案管理人員還需要與各個部分的領導以及兼職檔案人員保持密切的聯系，認真監督兼職檔案人員的動向，避免出現一些不必要的問題。

2）建構文書檔案工作組織體系。文書檔案管理工作在某種程度上是一種具有連續性以及系統性的工作，是需要學校各個部門的配合的。因此，學校應該積極構建文書檔案管理工作的組織網絡，設置一些專業的文書管理人員，并在每個職能部門都分配一部分文書檔案管理員。使文書檔案管理人員建構起一個相對嚴密的體系，促使每一職能部門的比較雜亂且易損壞的文書檔案都能夠得到妥善處理，為文書檔案管理部門開展管理工作奠定基礎。而學校也需要根據自身業務的需要，按照相應的規章管理制度來對其進行分工，明確每個部門的職責，通過分工合作的方式做好文書檔案管理工作的開展。

6 結束語

綜上所述，文書檔案管理工作是一項具有很強的專業性的工作，是提高學校管理工作效率以及質量的重要條件，也是維護各個中學歷史真實的一項不可或缺的工作，學校和管理人員需要采取必要的措施推動文書檔案管理工作的有序開展，發揮文書檔案在中學改革發展過程中的重要作用，以更好地為學校和社會服務。

參考文獻

[1]王笑.文書檔案管理存在問題及對策實踐[J].辦公室業務，2019（19）：115-116.

[2]孫紅源.做好高校文書檔案管理工作之我見[J].蘭臺內外，2019（26）：19-20.

[3]孫紅源.做好高校文書檔案管理工作之我見[J].蘭臺內外，2019（22）：19-20.