人事檔案管理人員基本素質建設分析

摘 要：人事檔案管理是人事工作的重要內容，提高管理人員的基本素質是人事工作的根本。管理人員的素質決定了人事檔案管理工作的水平和質量。本文就是通過人事檔案管理人員工作的現狀進行分析，試著從人事檔案管理人員應該具備怎么樣的基本素質進行研究探索。

關鍵詞：人事檔案;管理人員;基本素質

隨著時代的不斷發展，社會的不斷進步，國家越來越重視檔案工作人員的基本素質。檔案是一個單位或者個人維護自身利益的重要工具，是一個人閱歷的全面體現。檔案管理人員要樹立正確的價值觀，學習專業的基礎知識，為檔案管理工作的蓬勃發展奉獻自己的光與熱。

1 人事檔案管理人員工作的現狀

1.1 檔案管理人員專業素質低，無責任心

人事檔案管理人員沒有形成一個有組織有規模的工作系統，隊伍也不穩定，沒有從根本上認識到管理檔案的重要性。有一些工作人員對檔案管理的流程也不熟練，沒有及時掌握充分的去理解檔案里的信息，對檔案的內容沒有做到及時的更新和整理。更有甚者還有一些工作人員隨意外借，對檔案的當事人非常不負責任，素質極低。目前檔案管理人員的責任心差，檔案工作雖然看似是一項特別簡單易操作的工作，其實也是離不開專業知識的積累。有些檔案管理工作人員不是通過正常的專業對口招聘進來的，而是選用一些年齡普遍偏大，學歷也基本沒達到要求的員工，做事不積極，混日子，對工作沒有熱情，嚴重影響著檔案工作的開展。由于年齡偏大，導致他們整體思維相對落后，認為管理檔案工作只是枯燥乏味的一項工作，沒有技術含量，從而疏忽了對檔案管理的重視。其次這些工作人員學習接受新知識的能力比較慢，不能及時的學習專業知識，提高自身的業務水平。對檔案工作的管理只是應付了事，不能主動積極的去學習專業工作的方法，對專業性的增強更是覺得沒有研究的必要。

1.2 人事檔案管理人員流動性大

從客觀上來講，人事檔案管理人員的門檻比較低，沒有經過嚴格的系統培訓，對管理人員的要求基本也沒有特別嚴格的要求。有些員工還是從其他崗位轉過來的，人員流動性大，對管理工作的培訓不到位，導致此類員工不是特別重視這份工作，工作人員被動工作，檔案材料丟失遺棄的問題屢見不鮮。工作人員對工作沒有熱情，對檔案管理的工作投入不足，沒有運用先進的科學技術使得管理落后，使檔案工作人員既浪費了投入工作的熱忱但卻沒有提高工作效率。導致很多員工待一段時間就想流動到別的工作崗位，對檔案管理有特別不利的影響，難以提供高質量的服務。

1.3 利用互聯網技術進行管理不到位

在互聯網技術日新月異快速發展的今天，互聯網技術已經充斥在社會的每個角落，互聯網與人們帶來的方便已經是不可小覷的。由于人事檔案管理工作的枯燥乏味，工作繁瑣，人事檔案管理工作應該與時俱進，利用互聯網技術進行管理。但是在眾多部門的檔案管理工作上，一些工作人員都沒有意識到互聯網技術帶來的方便，沒有打破傳統管理方式的概念，合理的運用互聯網技術、提升檔案管理的水平以及工作效率，其中一部分工作人員由于年齡普遍偏大，學習新知識的能力較弱，對互聯網技術的操作能力也相對比較差， 不能及時有效的利用互聯網技術進行檔案的管理。

2 人事檔案管理工作人員應該具備的基本素質

2.1 人事檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性

目前，很多檔案工作人員不太了解檔案管理對一個人的發展有重大的作用。人事檔案的管理工作主要是將人事檔案信息進行科學化系統化的保管統計。以大學生為例，檔案在大學生報考各種事業單位，是給用人單位展示自己已受教育的唯一方式。有些大學生畢業即工作，都需要出示以人事檔案為依據的各種證明。檔案是每個人證明自己從學校到工作崗位每個時期的不同的人生軌跡，是記錄工作經歷的必要材料。每一位檔案工作人員，都應該重視自己的職業，提高自己的專業技能，增強開發應變的能力，檔案部門應該積極研究全新的管理模式，與社會的需求保持一致，結合當下社會的現狀，制定并采納全新的檔案管理方法。

2.2 人事檔案管理人員要提高自身的專業技術水平

檔案管理工作是一項嚴謹認真的工作，涉及檔案管理的工作人員必須要有嚴格的制度，以約束工作人員的行為。人事檔案管理人員的選拔必須在招聘上進行嚴格的選聘程序，崗位要求不能只是單純盲目、按部就班整理檔案資料，而應該是接受專業的培訓，提高管理人員的工作態度和專業技術水平，積極的學習了解檔案管理的基礎知識，面對不斷出現的新問題，不斷調整自身的工作狀態，積極的進行研究和探索。還應準備充分的后備人員，提高檔案工作人員的工作積極性，激發他們的工作熱情。打破傳統的管理模式，學習并借鑒先進的管理技術，爭取檔案工作能夠高效進行。管理人員不單單要提高自身的自覺性，還應該向優秀的管理人員主動學習，謙虛的接受專業人士的指導。檔案管理人員向外借閱檔案時，要嚴格遵守國家及用人單位的規定，嚴格執行其相關手續，避免出現泄露涂改，造成對當事人的影響。嚴謹的工作制度不僅要求管理人員提高自身的專業水平，還要求工作人員及時有效的規整檔案，對新增的檔案材料歸納整理，并定期與領導溝通交流，分析問題的根本所在解決檔案管理過程中存在的問題。其嚴格的工作態度有利于增強管理工作人員的責任意識，提高檔案管理人員的專業技術水平。

2.3 提高人事管理人員的互聯網技術操作能力

隨著信息技術的發展，互聯網技術的使用已經遍布在每一個家庭和單位。對檔案工作人員進行有針對性的培訓，引進專業人才，充實其自身的專業技能提高工作人員對檔案工作的重視。隨著社會的步伐與時俱進積極運用互聯網技術管理材料，完善管理制度，保障管理制度順利有效的進行。檔案工作通過智能化進行管理是當前社會發展的必然趨勢，是利用現代技術提高檔案管理工作人員的水平的有效策略，運用互聯網技術進行人事檔案管理，維護數據信息，可以極大的改善檔案管理工作中的繁瑣復雜的工作程序。信息化技術逐步融入到人事檔案管理工作中，就必須要保護檔案工作的私密性，但信息化技術是具有兩面性的，為確保信息系統的可把控性，這就需要對其進行加密技術的設置，加大檔案信息的保護力度和網絡系統的監督力度，有效的保護當事人檔案材料。檔案管理部門應持續加強檔案管理信息化建設方面的培訓，使檔案管理工作人員不斷提升自身的信息化操作水平，提高人事檔案管理工作的效率。

3 結束語

人事檔案管理工作是人事工作中的重要組成部分，提高人事管理工作人員的專業素養和職業素質是當下的重要任務。人事檔案工作人員應該與時俱進，順應時代的發展，轉變傳統觀念，參加專業培訓，提升自身素質，在確保檔案的保密性、真實性和完整性的同時，促進人事檔案管理工作能夠高效有序的開展。

參考文獻

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作者簡介

王友東（1981-），男，漢，山東沂南，碩士研究生，館員，研究方向：人力資源和檔案管理。