淺析事業單位檔案管理制度

何彩杰

摘 要：近些年，在社會發展的影響下，我國的城市化進程不斷加快，對于事業單位的發展，檔案管理形成系統化管理模式能夠起到鋪墊和基礎性作用。結合傳統檔案管理的制度和模式，以科技化信息收集和整理手段進行新檔案管理工作，不僅能夠加快管理效率，而且能夠提高事業單位檔案管理的質量。因此，建立符合事業單位發展需求的檔案管理的規范化制度十分重要。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化制度

事業單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進事業單位的健康蓬勃發展。當前事業單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質量。檔案管理工作應當遵循科學的管理標準進行規范化管理，構建相應的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應該做好各項工作記錄，不斷豐富事業單位檔案信息資料。

1 淺析事業單位檔案管理現狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關工作人員沒有工作經驗

就是集中于檔案管理的工作人員，對于檔案管理的工作職責不熟悉，造成了檔案管理混亂的現象。根據調查。很多的事業單位對于檔案管理工作過于輕視，導致在信息收集和整理的時候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒有工作經驗，也沒有對崗位的工作有系統的培訓經驗。對于事業單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書籍文件的整理排放，在檔案整理過程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對以上工作的職責內容完全熟悉。另外，現如今，很多的事業單位已經開始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領頭的檔案管理團隊的意識形成需要被更多人發現和重視。另外，因為崗位的管理壓力不大，部分檔案管理人員工作不認真，相關活動內容以病假，事假等理由推脫，也給事業單位的工作推進造成了一定的壓力。

1.2 不夠重視檔案管理

很多事業單位沒有認識到檔案管理工作的重要性。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。因事業單位普遍不夠重視對檔案的專業管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響到管理工作的有效進行，從而導致檔案收集內容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

1.3 檔案管理制度不完善

當前檔案管理制度不完善，缺乏具體明確的工作責任劃分，相關工作人員之間時常會出現工作糾紛。事業單位檔案資料編制體系不健全，檔案資料紙張使用不符合檔案的歸檔與修建標準，不僅加重檔案工作管理人員的工作負擔，還造成了檔案管理工作效率不高。還有部分檔案管理部門的相關程序不健全，重要檔案資料的借閱和查閱流程過于簡單，可能會導致機密文件的丟失。事業單位檔案管理的編排、劃分、整理比較混亂，不能嚴格遵循相關規章制度。另外，事業單位檔案管理的監督體系不完善，相關監督管理部門受到單位內部環境和人為因素的影響，無法實現檔案管理工作每一環節的嚴格監督把控。

2 根據現狀問題形成的事業單位檔案管理制度標準

2.1 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網絡平臺和相應的信息數據庫的新型管理手段的出現，增加其在事業單位的利用率，事業單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學習新型網絡管理模式。網絡信息技術優秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網絡管理思想，以效率和質量的提升為保障，形成一體化全面建設數字化檔案信息管理數據庫。另外，新型科技技術，如云計算，大數據等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數字化管理也是全面更新事業單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現事業單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進行的事業單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進式的檔案管理數據庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進行區分放置，也為后續的檔案查找和確定減少了很多的負擔和問題。

2.2 認識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業單位發展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創新，必須首先想方設法改變領導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠將檔案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業的管理人員，并對獎懲措施進行落實，對于表現優秀的管理人員給予獎勵，進而激發工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.3 強化制度建設，推進科學管理

根據檔案法及檔案管理條例等相關法律法規，大力完善檔案管理的各項規章制度，使檔案管理工作每個環節都要有章可循，都有制度的約束及明確的要求，杜絕不完整、不規范以及虛假材料歸檔，務必要做到權責清晰，收集有范圍，鑒定有標準，案卷有統計，查檔有目錄，借閱有手續，銷毀有登記。同時，要盡量分類收集整理各種有價值的信息、圖像、文字資源，并及時進行整理歸檔、登記等，充實完善檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作，加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。同時在檔案管理工作中，需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

2.4 加強法律宣傳搞好保密工作

檔案涉及事業單位工作人員的各種隱私信息，因此，在檔案管理過程中，應充分重視檔案的管理，避免因管理不當，導致私人信息外泄。首先，要加強法制宣傳，使檔案管理人員能夠認識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的規范程度。在檔案保密工作中，所屬檔案人員要制定出有效的檔案保密條款，嚴格控制檔案的取閱和檔案信息的公開，減少檔案信息的泄露情況。最后，檔案人員要對檔案進行檢查，在一人以上的監督下，保證銷毀過程的徹底性，進行粉碎或焚燒銷毀，杜絕檔案信息可能外流的機會。

3 結語

事業單位檔案管理工作重要且必要，不僅影響事業單位的發展，而且從社會的實際需要上，事業單位的檔案建設也有實際意義。從傳統的檔案管理模式進行借鑒優勢，刨除劣勢，以科技信息手段形成網絡檔案管理庫，形成線上線下同步更新的新時代事業單位檔案管理模式，能夠為未來的事業單位發展提供關鍵性建議和意見。

參考文獻

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