淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

沙尼亞·布爾鐵拜

摘 要：在信息化社會發(fā)展和進步之中，對于傳統(tǒng)行業(yè)工作模式而言，也受到信息化技術的影響，從而在積極轉變之中尋求新的突破點。對于辦公室檔案文書管理工作而言，也同樣面臨著信息化時代的轉變趨勢。因此如何合理化運用信息化技術提升辦公室檔案文書管理工作水平，增強管理工作效果，是當下辦公室日常管理工作的研究主要問題之一。所以在信息化時代之下，應深入挖掘信息時代的優(yōu)勢，充分發(fā)揮信息技術特點，結合辦公室檔案文書管理內容要求，來達到強強聯(lián)合增強管理工作的有效性。本文主要分析研究在辦公室檔案文書管理工作中，工管理工作的主要特征有哪些？進而提出借助信息化技術增強檔案文書管理工作信息化水平，提升管理工作有效性。

關鍵詞：辦公室;檔案文書;管理工作

辦公室作為一個管理機構最主要的部門，也是最主要的管理組成部分，在其中扮演著重要的角色，是上下級部門溝通的主要核心所在，也是處理各類事件的核心部門。所以對于辦公室檔案文書管理工作而言，在信息化社會發(fā)展之中，其管理要求也逐漸提升。因此為了更好的開展管理工作，增強管理水平，需要借助信息化技術有效提升管理工作效率，并增強辦公室檔案文書管理工作科學性與有效性。

1 辦公室檔案文書管理工作特點分析

1.1 資料的收集與保存

在辦公室檔案文書管理工作中，最為重要的便是對于檔案資料的收集與保存，畢竟檔案資料的真實記載能夠為后來者提供諸多便利，能夠尋找到諸多答案，但是在傳統(tǒng)辦公室檔案文書管理工作中所采取的儲存方式往往以紙質為主，通過紙質來記載時間內所發(fā)生的事件人物變遷等等，但是雖然紙質的載體能夠有效的記錄相關內容，但其存儲性較差，極易發(fā)生存儲失效情況，使得保險公司檔案文書管理工作出現(xiàn)了諸多問題。而，辦公室檔案文書管理工作的特點，便是資料收集、保存、整理和分類，以此提升資料收集和查閱效率。

1.2 檔案文書應用于文書工作

在辦公室檔案文書管理工作中，其主要內容也包括對于相關文書內容的收集登記和承辦，這也是檔案文書管理工作的后期內容，所以通過文書工作方式能夠有效的對收集分類、存儲保管文件進行相關的管理，在很大程度上直接影響了辦公室檔案文書管理工作效率和工作水平。

2 淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

2.1 制定制度，提升水平

文書檔案管理是一個單位管理工作的重要組成。單位領導除了思想上要給予高度重視之外，還要不斷引導完善充實檔案管理制度，配置好檔案管理所需要的硬件設施，并要求對單位的檔案文書管理制度切實落到實處，從而促進單位檔案文書管理不斷邁上新臺階，使檔案文書管理工作更加規(guī)范和科學，真正提高檔案文書管理的水平和質量。此外，要持續(xù)提高檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，建立一支業(yè)務素質高、細心細致、對事業(yè)高度負責的從業(yè)人員隊伍，為他們盡可能提供較好的環(huán)境和工作條件，使他們沒有后顧之憂，全身心投入檔案文書管理工作中。此外，要真正引導相關人員從內心深處樹立做好檔案文書工作的責任意識，發(fā)揚實干精神，悉心做好文書資料的收集、完善和歸檔工作，統(tǒng)一有序保管，從而為高效查檔閱檔提供便利。

2.2 檔案文書管理系統(tǒng)的建立

第一，在信息化技術投入運用之中，辦公室檔案文書管理工作應專門制定相關組織部門，通過對前期資料的合理化收集，來保證每一個環(huán)節(jié)都有責任人來負責，以利于對整個文件管理工作系統(tǒng)的科學化形成，為查閱者帶來諸多的便利，提升查閱效率。

第二，在檔案文書管理信息化系統(tǒng)構建之中，應將管理程序進行合理化排序，以此確保管理流程得到一個順暢性的發(fā)展，使得管理環(huán)節(jié)更加細致。

第三，在構建檔案文書管理信息化系統(tǒng)之中，要嚴格按照信息化技術發(fā)展標準與規(guī)定，對信息化系統(tǒng)進行審核和驗證，以此避免出現(xiàn)濫用信息化系統(tǒng)的情況，保證整個辦公室檔案文書管理信息化系統(tǒng)得以正常運行，使得管理權限得到統(tǒng)一協(xié)調。

2.3 提升檔案文書資料的收集能力

第一，通過信息化技術的引入，能夠有效的在辦公室檔案文書管理工作中增強資料的收集能力，并按照一定規(guī)統(tǒng)的規(guī)范和格式來進行分層次的歸檔與分類，使得檔案的分類清晰明了。

第二，應有效的進行相關程序的開發(fā)，以確保文書收發(fā)效率得到提升。

第三，應有效在檔案文書管理工作中進行相應編號的設計，以確保信息化系統(tǒng)中各個編號完整，使得相關檔案資料入庫信息得到保障。

總之，在辦公室檔案文書管理工作中，對于管理內容的優(yōu)化與創(chuàng)新是彰顯信息化時代發(fā)展趨勢的主要途徑，也是有效結合信息化技術開展相關管理工作優(yōu)化的主要核心所在。因此在信息化時代之中，借助信息技術強化管理工作內容和模式，將極大化提升辦公室檔案整合與分析能力，強化管理歸檔和整理工作效果，以此為社會發(fā)展提供更為巨大的幫助。

參考文獻

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