淺議學院管理人員應具備的意識與能力

成密紅 聞海燕

[摘 要]校院二級管理體制下，學院管理工作的任務量更大、范圍更廣、政策性更強、程序更復雜。面對這些壓力與挑戰，學院辦公室管理人員應不斷強化服務意識、全局意識、責任意識、創新意識與效率意識，提高政策把握能力、信息收集與處理能力、謀劃能力、溝通協調能力、文字駕馭能力與組織執行能力。

[關鍵詞]二級管理;意識;能力

[作者簡介]成密紅（1974—），女，陜西武功人，碩士，西北農林科技大學風景園林藝術學院黨政綜合辦公室主任，講師，主要從事高等學校教育學理論與實踐研究;聞海燕（1976—），女，陜西乾縣人，碩士，西北農林科技大學風景園林藝術學院教學干事，主要從事高等教育教學研究。

[中圖分類號] G647[文獻標識碼] A[文章編號] 1674-9324（2020）27-0050-02[收稿日期] 2019-10-14

近年來，不少高校正在積極探索和實踐校院二級管理體制，其核心是管理中心下移，學院成為管理主體。學院成為管理主體后，管理工作量、工作面與工作難度不可避免地加大增強，相應對學院辦公室管理人員的素養與能力提出新的、更高的要求。作者結合所在學校實際情況，就校院二級管理體制下，學院辦公室管理人員面臨新的壓力與挑戰，應具備的素質與能力談幾點思考及體會。

一、學院辦公室管理人員面臨的壓力與挑戰

（一）校院二級管理體制的內涵

校院二級管理體制改革是高校適應社會改革和發展形勢的需要，將管理中心下移，變以職能處室為學校管理主體為以二級學院為學校管理主體的管理模式。校院二級管理體制的實質是通過權力下放和資源優化配置，在學科與專業建設、科學研究、人才培養、學生管理等方面賦予學院充分的辦學自主權，在人力、物力、財力上賦予學院更多的支配權;使學院在學校總的目標、原則的指導下，擁有足夠的與它擔負的責任、任務相對等的權力與利益，真正成為充滿活力、相對獨立的辦學實體[1-2]。校院二級管理體制有利于激發學院的辦學動力，激活學校內部辦學活力，促進學校的內涵式快速發展。

（二）學院辦公室管理人員面臨的壓力與挑戰

校院二級管理體制下，學校的辦學重心下移，學院的自主辦學權增大 ，工作任務與責任相應也增加。原先由學校相關職能處室負責，學院僅需按照學校文件或通知具體操作執行的工作變為由學院結合實際，制定政策性文件或實施辦法，具體操作執行并上報結果和總結。學院辦公室作為學院的事務管理中心，管理工作的任務量更大、范圍更廣、服務面更寬，政策性更強、程序更復雜。面對這些變化帶來的壓力與挑戰，學院辦公室的管理人員必須不斷提升職業素養和各方面的能力。

二、學院辦公室管理人員應強化五種意識

（一）服務意識

辦公室管理人員只有不斷強化服務意識，轉變工作態度和工作作風，才能贏得廣大師生的理解、支持與配合，保證各項工作的順利開展。要有積極主動、熱情周到、細致入微、不計得失的服務態度，堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”;要有服務于學院以及全校師生、服務于教育教學需要、服務于學校及學院發展需要，服務于社會及經濟發展需要的大局性服務意識;要加強學習，不斷提升服務水平與質量。

（二）責任意識

校院二級管理體制下，學院具有更大的權力，相應的責任也更大，學院辦公室管理人員必須樹立起“責任重于泰山”“辦公室工作無小事”的意識。要有求真務實、真抓實干的工作作風;認真謹慎的工作態度;勇挑重擔、敢于負責，敢抓敢管的工作魄力。

（三）全局意識

校院二級管理體制下，學院管理工作的綜合程度、復雜程度、交叉程度增加，辦公室管理人員必須強化全局意識，從全局出發，想問題、理思路、做決定。一是站位要高，要站在一切為了學校及學院利益和發展的高度，圍繞大局思考、處理、解決問題。二是眼界要廣，要打破個人、部門、本學院的利益圈子，以全校的利益為重，正確處理學院內部、學院與學校、學院與學院之間利益關系。三是目光要遠，要從學校及學院的長遠利益出發，用發展的、長遠的眼光處理問題。

（四）創新意識

校院二級管理體制下，學院會面臨諸多的新任務、新問題、新情況，學院辦公室管理人員必須強化創新意識，用新理念、新思路、新方法、新舉措完成新任務、應對新情況，解決新問題。要有敢于打破常規、敢于突破傳統、敢于挑戰經驗、敢于承擔風險，不怕困難、不怕失敗、不怕遭受非議，開拓創新、銳意進取的精神;要克服用固定的思維模式想問題、干工作的習慣和安于現狀、自滿自足、不思進取的思想，用新視角、新思路、新思維、新辦法，創造性地開展工作;工作中要及時總結經驗、查找不足，分析原因，思考改進及提升的辦法與舉措。

（五）效率意識

沒有“非常效能”，難建“非常之功”。學院辦公室管理人員必須強化效率意識，才能應對更多、更復雜的工作。要有強烈的時間觀念，反應迅速;要注意工作方法，根據工作性質和要求采取恰當、科學、靈活的工作方法，做到方法最優化、程序最簡化、運行最暢化、速度最快化;要隨時溝通、緊密配合，團結協作，彼此補臺、形成合力，增強戰斗力，杜絕各自為政、單打獨斗、推諉扯皮。

三、辦公室管理人員應具備的能力

（一）政策把握能力

校院二級管理模式下，學校只提供總體目標與規劃、指導性原則與要求，具體的目標、規劃、方案、辦法等均要由學院結合自身發展需要與實際制定。學院辦公室管理人員必須了解國家的教育方針及政策，掌握國家在學科建設、教育教學、科學研究、人才隊伍等方面的發展戰略、決策部署及總體要求，熟知學校的總體規劃、目標、要求及相關規章制度，具備一定的政策把握能力，否則在工作中可能會出現原則性、方向性、政策性、根本性錯誤。

（二）信息收集與處理能力

隨著經濟與社會的發展，信息已成為比物質和能源更為重要的資源，對人們生活的改變越來越大，對經濟與社會發展所產生的影響也越來越深刻。學院管理人員只有具備對信息進行獲取、識別、存儲、加工、利用等能力，才能不斷改進管理模式與方法，提高管理效能。要會利用科學先進的技術手段搜集、分析各類信息，保證信息的“新、真、實”;還要會根據工作需要，對信息進行進一步挖掘和加工，充分地利用信息改進和提升工作。

（三）謀劃能力

校院二級管理體制下，更多的工作由學院策劃、規劃和決策，學院辦公室管理人員必須具備一定的謀劃和決策能力，才能真正當好領導的參謀和助手。要堅持學習新理論、新理念、新知識、新技能，提升知識厚度、視野寬度與胸懷廣度，培養創造性、發散性、多層次、廣視野的系統性全局思維與規劃能力;要有超前意識，對于工作要超前思考、提前介入、先行調研，為重大決策的出臺提供依據、資料和計劃;要與領導“同頻共振”，想領導之所想，謀領導之所慮，謀在核心處、謀在關鍵點;要會圍繞學院發展目標和中心工作，有目標性地策劃一些工作，使學院的工作出特色、出亮點、出品牌。

（四）溝通協調能力

良好的溝通協調能力是學院辦公室管理人員必備的能力。在協調各方面的關系中，既要注意分清工作主次與利害關系，抓住主要矛盾、重點工作和關鍵點，統籌兼顧，注意方式、方法與技巧，又要根據不同的人、事、時選擇不同溝通方式和語言，做到因人而異、因事而異、因時而異。

（五）文字駕馭能力

辦公室管理人員的文字駕馭水平直接關系到能否完整體現領導的決策意圖以及決策能否準確下達并得以落實。辦公室管理人員必須具備扎實的文字功底，能熟練掌握各類公文的格式、要求、特點及語言表達技巧，全面了解與擬起草文稿相關聯的基本情況，準確把握文件精神實質，深刻領會領導的決策意圖;做到不僅要提筆能寫，而且要文種恰當、格式規范、文字簡練，表達準確。

（六）組織執行能力

學院辦公室管理人員必須具備較強的組織執行能力，才能應對更多、更復雜的工作以及突發事件、應急事項與緊急情況。要會根據工作內容及要求，制定出科學合理的工作計劃或實施方案;會調動和利用各方面的力量與關系組織開展工作，做到發揮優勢，各司其職，各負其責;會靈活解決工作實施過程中出的問題與突發情況。

參考文獻

[1]伍超.普通高校實行校院二級管理的認識與思考[J].杭州電子工業學院學報（高等教育研究版），2004（05）：27-30.

[2]王仁高，韓強，王凱榮.關于青島農業大學深化校院二級管理改革的調研報告[J].青島農業大學學報（社會科學版），2012， 24（04）：40-43.