淺析計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用

蔡萬巧

【摘要】本文對計算機信息技術在我國高校現代辦公自動化中的應用進行系列分析。通過計算機信息技術在我國高校的應用，以及在辦公自動化中計算機信息技術的應用，從而得出計算機信息技術的重要作用。

【關鍵詞】計算機信息技術;現代辦公自動化;應用

隨著當前科學技術的發展，國民經濟水平不斷提高，傳統的辦公方式已經不再適用于當前高校的發展狀況，而辦公自動化系統的不斷發展以及計算機信息技術的應用，辦公自動化系統逐漸被完善，辦公自動化系統在高校的管理中具有重要的作用，成為高校發展不可或缺的一部分。

一、計算機信息技術與辦公自動化概述

計算機信息技術是以信息管理和處理為核心的技術，通過計算機的高效運行對信息展開一系列的獲取、處理、傳輸和保存等工作環節。辦公自動化是在歐美流行起來的，后來隨著我國科學技術的進步，逐漸開始將計算機信息技術引入辦公管理中。這就說明了現代辦公自動化系統是以計算機信息技術為基礎的，借助于先進的科學技術和先進的設備對收集到的信息進行處理，能夠高效完成各項辦公的一種現代化辦公方式。

現代辦公自動化系統利用計算機信息技術對許多零散的辦公信息進行收集，然后再進行高效的整理、存儲以及利用，以計算機信息技術代替了過去的人力，不僅提高了工作效率還降低了工作風險。這就使得現代辦公自動化系統在高校中得到廣泛的應用。

二、辦公自動化技術分析

隨著當前我國高校對于信息的要求越來越高，依賴性越來越強，各種各樣與高校發展有關的信息逐漸成為高校管理系統中的重要部分，成為高校決策者進行決策的基礎。而當前現代辦公自動化系統能夠借助計算機信息技術的各種優勢，對高校所需的信息進行有效的收集、整合、分析，滿足當前高校決策的需要，所以現代辦公自動化在高校中的地位越來越高。

（一）文字處理技術。現代辦公自動化可以通過計算機中的一些辦公軟件如：WPS、Excel、word等，對各種信息進行收集加工，然后再以各種圖表的形式展現出來，同時還能夠對信息數據進行有效的劃分。在這些辦公軟件中，還有一些特殊的功能，比如進行信息篩選和查找，對字體的表現形式進行設計排版，改變字體的大小和字號等，在一定程度上滿足了當前高校辦公需求，提高了高校的辦公速度以及信息處理的質量。

（二）圖形圖像處理技術。辦公自動化功能還擁有圖形圖像處理的功能，在進行辦公的過程中，工作人員可以利用計算機對于高校信息中的圖形圖像進行分析與處理。比如：可以利用相關的電腦軟件對于圖像、圖片進行加工、剪輯等處理，使圖像、圖片能夠符合當前高校的需求，提高圖片、圖像的利用率，從而降低高校的工作成本。

（三）數據信息管理技術。數據信息管理是辦公自動化中的一大核心功能，能夠對高校的數據信息進行收集、組織、加工處理、儲存以及交流和使用，從而能夠保證數據信息的準確性，提高了數據信息處理的效率，在一定程度上可以規范數據信息加工使用的流程。同時還改變了信息采集、瀏覽、儲存的方式，自動化辦公可以使用更為逼真的圖像和圖表進行信息展示，同時還實現了無紙化的數據信息儲存，提高了數據信息儲存周期，使數據信息保留的時間更長。并且還可以通過計算機信息技術組建信息數據庫，使相關人員在進行查閱的時候可以通過信息數據庫提高信息的共享，從而提高數據信息的使用率。

（四）網絡通信技術。通絡通信是辦公自動化的核心技術，通過互聯網加強高校內部各個部門之間的聯系，能夠擴大數據信息的共享范圍，能夠更好地協調各個部門之間的工作。此外，還能夠借助互聯網人與人之間的視頻通話技術，實現遠距離辦公。當遇到各種各樣的問題時，能夠及時解決，提高了高校內部辦公的效率，降低了辦公人員的時間成本。

（五）輔助決策。辦公自動化系統可以通過計算機信息技術對高校相關的信息進行收集、整理、分析，然后將結果提供給高校的相關決策人員，能夠使決策人員對于當前高校的狀況有一個全面的認識，幫助高校領導作出更為科學的決策。

三、計算機信息技術在現代辦公自動化中的作用

（一）優化辦公環境。隨著計算機信息技術在現代自動化辦公中的逐漸應用，辦公空間已經不再是限制辦公工作的難題了。由于計算機互聯網的優勢，使得辦公人員在任何地方任何時間進行辦公，同時計算機互聯網還擴大了辦公的平臺，優化當前的辦公環境。使辦公人員還可以互聯網平臺上進行一系列的內部工作交流，保證高校內部的相關通知以及相關技術等方面的信息能夠及時地傳達給高校內部的工作人員。

（二）提升信息運作效果。在當前的信息時代背景下，信息使用的效果關系著高校的生存和發展，所以為了能夠保證高校穩定生存與良好發展，這就要求高校決策人員要及時全面了解自身高校的各種信息以及市場情況，在此基礎上，高校的決策者才能夠做出符合高校發展的決策。而當下計算機信息技術的應用，提高了信息的流通速度，能夠使高校決策者更快了解自己所需要的信息，還能夠為高校內部人員提供當前最新的各種市場情況，在一定程度上提高了信息的運作效果，促進了高校工作人員的工作效率。

（三）降低辦公成本。由于計算機信息技術自身的特點，使得高校工作人員夠在互聯網上進行辦公，這就在一定程度上，降低了高校辦公器材的消耗。而且由于計算機信息技術的優勢，使得辦公人員在收集信息相關的工作中減少了時間成本，同時還降低了信息收集的資金成本。此外由于辦公軟件的使用，在一定程度上規范了辦公流程，提高了工作標準，降低了工作失誤，也提高了工作人員的效率，間接降低了工作成本。

四、計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用

（一）數據處理中的應用。數據的處理對于我國現代化自動化辦公有著重要的作用，辦公室工作中首要工作是將收集到的數據信息進行處理。在辦公室的數據處理工作則是辦公人員在一些零碎的數據中，通過查找、選擇、分析然后得出一些對于特定人群有著一定作用的數據信息。而現代辦公自動化能夠在信息過濾、篩選、分類、處理等環節利用計算機數據庫管理系統進行相關的工作，然后再通過互聯網，將數據信息傳遞給相關的管理人員。這種現代自動化辦公技術能夠大大節省工作人員時間，提高工作效率，同時還能夠降低因人為因素而導致的工作失誤，從而使相關的管理人員能夠根據準確有效的信息做出比較科學合理的決策，促進高校的發展。

（二）文字圖像圖形等信息的處理。在高校的辦公中，文字圖像等信息比較常見，而相關的辦公人員的工作是對這些信息進行一系列的處理。辦公人員可以利用計算機相關的文字軟件如：word 、WPS等對文字進行一系列的加工處理，使文字信息變得簡單明了或者豐富多彩。對于圖像圖形的處理同樣可以借助相關的計算機軟件如：PS、AR等進行一定的圖片設計、美化。從而提高圖像圖形的信息使用效率。同時還能夠提高辦公室工作人員的辦公效率。

（三）網絡通信。計算機信息技術在辦公自動化應用中的核心技術之一就是網絡通信，由于以往的通信方式受空間和時間的影響比較大，信息傳遞效率低下，同時對于時間的消耗也比較大。現代辦公自動化網絡通信技術，能夠克服空間和實踐的障礙，實現高校各個部門之間的交流和溝通，從而降低信息傳遞的時間成本，提高信息的及時性，從而提高高校的辦公效率。

（四）視頻會議。以往的開會方式是會議的參與人員在特定的空間、特定的時間進行，這就導致了會議容易受到時間和空間的影響，可能會因為各種原因導致部分人員不能夠及時參與會議。這就有可能導致會議內容不夠全面或者得不到落實，進而導致高校的發展受到一定的影響。而現階段，視頻會議能夠使工作人員在不同的地方參與會議，從而提高了會議信息的傳播，同時還能夠提高會議內容的全面性，從而推動高校健康發展。

五、結語

隨著當前信息時代的發展，以往的辦公方式已經不再適用于高校的辦公工作。為了提高現代自動化辦公的效率和質量，需要在自動化辦公中引入計算機信息技術。而計算機信息技術能夠提高高校獲取信息以及信息整理處理的速度，從而提高信息的全面性、及時性，促進高校相關的管理人員作出更加全面科學的決策。計算機互聯網技術能夠促進高校內部不同工作人員的交流與溝通，使高校辦公不再受到時間和空間的限制，進一步提高了高校的管理，并且使高校的工作得到優化，進而為高校的發展奠定基礎。

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