重大建設(shè)項目檔案工作全過程管理探究

崔淑君

【摘要】為保障大型、重大建設(shè)項目建設(shè)工程穩(wěn)步推進，必須切實做好重大建設(shè)項目的檔案管理工作。然而，當(dāng)前重大建設(shè)項目檔案工作開展并不理想，有學(xué)者為此提出面向重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理理念。本文首先概述重大建設(shè)項目及其檔案管理的內(nèi)涵，在此基礎(chǔ)上論述當(dāng)前重大建設(shè)項目檔案管理工作現(xiàn)狀，由此提出重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理建議以供參考。

【關(guān)鍵詞】重大建設(shè)項目;檔案管理;全過程管理

我國建設(shè)行業(yè)發(fā)展至今，日漸趨于成熟化，一些重大建設(shè)項目越來越接近人們的日常生活，這是國家整體發(fā)展的必然結(jié)果。而檔案是重大建設(shè)項目的重要記錄，因此針對重大建設(shè)項目檔案的管理非常重要。主要是由于建設(shè)項目檔案本身屬于項目建設(shè)的重要依據(jù)，這些依據(jù)的涵蓋面較廣，具體包括項目的稽查、設(shè)計、審計、管理、監(jiān)督及驗收維護等多個方面。由于重大建設(shè)項目檔案內(nèi)容涵蓋面廣，因此其管理工作異常重要。必須切實做好重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理，具體要從宏觀及細(xì)節(jié)兩個層面展開，這樣才能切實保障重大建設(shè)項目投產(chǎn)后的運行及維護工作穩(wěn)步進行。

一、重大建設(shè)項目檔案管理概述

就重大建設(shè)項目檔案管理而言，采用的管理模式是非常新穎的。這一模式的核心在于項目法人主體，管理的基礎(chǔ)是以合同為準(zhǔn)，最重要的管理措施是監(jiān)督管理控制。在特定檔案管理任務(wù)的制定和實施過程中，檔案管理相關(guān)行政部門、主管部門、項目建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)督等許多部門采取一種全面的、多角度的方式，并整體全程參與其中。除了項目實施之前的現(xiàn)有干預(yù)措施外，還控制項目實施過程中事件的發(fā)生。最重要的是，這些部門在項目的最后階段進行檢查及驗收維護等相關(guān)工作。這種新的實時監(jiān)視和完全控制模式使主要建設(shè)項目的檔案管理更加全面和具體。在這種全新模式下，項目建設(shè)的所有階段、所有過程和所有步驟都集成到檔案管理工作中，由此來確保建設(shè)項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

二、重大建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的重大建設(shè)項目檔案管理不容樂觀，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）檔案工作受重視度不足，管理水平有待提升。在部分單位，針對重大建設(shè)項目檔案管理不重視的情況，是一種由上至下的體現(xiàn)。首先，是領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案管理重視不足，未認(rèn)識到項目檔案工作的重要作用，更多精力集中在實際的項目建設(shè)，因而對檔案管理造成一定的忽視。其次，是單位檔案管理崗位的不重視，主要是由于一些單位的檔案管理崗位被常態(tài)化認(rèn)定為工作能力及技術(shù)含量不高的崗位類型。最后，是項目建設(shè)的參與人員素質(zhì)不高，通常參與項目建設(shè)的人員在專業(yè)素質(zhì)上表現(xiàn)得參差不齊，其中負(fù)責(zé)檔案管理的兼職人員偏多，且水平也不足，因此導(dǎo)致重大建設(shè)項目檔案文件的分類管理不夠合理，所具備的管理水平還有待提升。

（二）項目檔案管理制度待完善，各部門職責(zé)分工不明晰。有部分建設(shè)單位并未設(shè)立完善的重大項目檔案管理規(guī)則制度規(guī)范，因此在實際的建設(shè)項目檔案管理當(dāng)中，呈現(xiàn)出管理制度執(zhí)行較差的情況。而這種情況是多數(shù)檔案管理部門普遍存在的問題，直接對單位建設(shè)項目檔案材料的收集、整理及歸檔處理工作開展造成一定影響，其難以在此基礎(chǔ)上保障檔案材料的完善性，最終也將由此影響到項目建設(shè)總驗收及保養(yǎng)維護工作的進程。

（三）檔案工作質(zhì)量不符合重大建設(shè)項目檔案管理要求。多數(shù)單位建設(shè)項目檔案工作難以達到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，從實際歸檔的情況可發(fā)現(xiàn)建設(shè)項目檔案管理的質(zhì)量存在一系列問題，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：1.綜合類建設(shè)項目檔案文件材料在分類上不夠科學(xué)，其中組卷管理存在一定的不合理情況。2.建設(shè)項目的基建部分材料歸檔整理隨意，像一些經(jīng)過變更調(diào)整的工程圖紙缺少更改后的提示標(biāo)志或者相應(yīng)的修改說明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然處于使用狀態(tài)。也有的采用施工圖替代竣工圖，且并未蓋上竣工圖印章。3.相關(guān)設(shè)備材料整理不規(guī)范，一些紙質(zhì)、照片、合格證書等。還有一些貴重設(shè)備的招投標(biāo)文件整理不規(guī)范，相應(yīng)的裝卸、安裝、調(diào)試照片記錄不完整。

三、重大建設(shè)項目檔案工作全過程管理建議

（一）做好前期準(zhǔn)備工作。具體要求建設(shè)工程項目立項之初，就應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作定位為工程建設(shè)項目的重要組成內(nèi)容。并且，相應(yīng)的檔案管理單位，還需在此基礎(chǔ)上做好項目建設(shè)資料、文件等材料的收集、分類及整理工作。在此過程中，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)基于項目本身特點內(nèi)容，充分結(jié)合工程實際來做好工程類目劃分及進度的制定。同時還需做好項目檔案工作計劃的制定，這樣才能真正將檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)范落到實處。整體而言，需在此基礎(chǔ)上構(gòu)建高效的檔案管理組織機構(gòu)，并配備齊全和有效的工作力量，并且還需完善相應(yīng)的檔案管理制度，最重要的是落實項目相關(guān)文件歸檔、分類及存放的制度等，這樣才能保障施工、監(jiān)理等機構(gòu)在后續(xù)進行檔案歸檔整理時有據(jù)可依。

（二）項目開工各項標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。具體在建設(shè)工程項目開工階段時，應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)計各參與建設(shè)的單位及工作人員，在此基礎(chǔ)上搭建完善的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。在建立管理體系后，應(yīng)當(dāng)由此將工作人員的檔案材料直接錄入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，由此對參與建設(shè)者實施全面的檔案管理。還要求相應(yīng)的建設(shè)主導(dǎo)單位將相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)及時準(zhǔn)確發(fā)放至各機構(gòu)部門，著力提升檔案管理人員的意識及業(yè)務(wù)工作能力。為此，相應(yīng)的建設(shè)主導(dǎo)單位還需借助會議、組織培訓(xùn)班等形式切實強化檔案管理人員的意識水平，這樣在提升其業(yè)務(wù)技能的同時，促使檔案管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，并由此實現(xiàn)對各參與單位檔案管理職責(zé)的細(xì)化。從某種程度而言，建設(shè)工程項目開工前，統(tǒng)一其各項標(biāo)準(zhǔn)，能夠促使工程建設(shè)項目在具體運行中更加順利、穩(wěn)步進行。

（三）實時監(jiān)控項目進程。建設(shè)工程項目的實施需要將檔案管理工作有效地集成到工程建設(shè)環(huán)節(jié)中，并強調(diào)工程項目的施工質(zhì)量。這樣，在施工單位對項目進行質(zhì)量檢查和進度檢查時，可以同時檢查檔案的形成和管理狀態(tài)。由于每個項目環(huán)節(jié)組成不同，因此進行監(jiān)查的信息標(biāo)準(zhǔn)也不相同。同時，存檔管理也隨之更改。在驗收單項工程項目時，必須查看需要同時存檔的材料和文檔。驗收的過程中，要求必須確認(rèn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和完整性。如果條件允許，可借助計算機網(wǎng)絡(luò)及其他高端信息技術(shù)對項目相應(yīng)施工單位或監(jiān)督組織進行實時監(jiān)視，以便可以及時回收和存檔。對于與施工和監(jiān)理有關(guān)的文件和材料，每個施工單位和監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)有效地將這些任務(wù)納入具體的施工和監(jiān)理管理工作計劃中，并將其作為施工管理和施工評價的重要組成部分。同時，必須將其納入各種工程項目的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和技術(shù)人員的職務(wù)范圍當(dāng)中。在這方面，有關(guān)檔案管理機構(gòu)可以建立相應(yīng)的施工現(xiàn)場管理辦公室，這樣才能有效促進管理制度的有效推行。

（四）建設(shè)項目后期總結(jié)與反饋。項目完成后，相關(guān)的檔案管理單位需組織和匯總在項目實施期間生成和歸檔的檔案材料，并仔細(xì)檢查檔案的完整、準(zhǔn)確性，及時調(diào)整和修復(fù)問題文件和材料。初步檢查完成后，需要由專門的存檔機構(gòu)對檔案進行特別的檢查和驗收。通常定期進行特殊驗收檢查的存檔機構(gòu)由兩個部門組成：一個是檔案管理行政部門，另一個是負(fù)責(zé)該行業(yè)的相關(guān)部門的組織。通過對存檔進行特殊檢查和驗收，可以及時發(fā)現(xiàn)存檔的更多問題，并進行更深的更正和調(diào)整。這種多步驟、多級別的檔案審查和批準(zhǔn)可以大大提高與主要建設(shè)項目相關(guān)的檔案管理的質(zhì)量和水平。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于建設(shè)項目工程而言非常重要，尤其是重大建設(shè)項目的檔案管理工作，因而重要性和特殊意義，對檔案管理工作提出了更高的要求。而這必須要采取一種有效的檔案管理方式，全過程管理就是一種有效的管理模式。文章結(jié)合全過程管理理念，從做好前期準(zhǔn)備工作、項目開工各項標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化、實時監(jiān)控項目進程、建設(shè)項目后期總結(jié)與反饋幾個層面論述對重大建設(shè)項目檔案全過程管理的建議，期望由此來為后續(xù)重大建設(shè)項目檔案管理工作提供一定的參考價值。

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