信息化建設(shè)背景下大學(xué)行政管理策略

葛艷玲

【摘要】本文主要介紹信息化技術(shù)的特點(diǎn)，信息化背景下大學(xué)行政管理的不足，以及對(duì)大學(xué)行政管理信息化提出的建議進(jìn)行闡述，希望能對(duì)信息化行政管理的推動(dòng)和改進(jìn)有所幫助。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);大學(xué)行政管理;培養(yǎng)人才;有效措施

20世紀(jì)八九十年代信息化進(jìn)入我們的視野，人們?cè)诟兄诵畔⒒谋憬荨⑿路f后，逐步把信息化技術(shù)融入行政管理之中。21世紀(jì)以來，信息化技術(shù)在大學(xué)的行政管理中備受重視，在嘗試到信息化行政管理的便捷、高效后，掀起了一股信息化應(yīng)用的狂潮。目前，大學(xué)的辦公、科研、教學(xué)、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了信息管理的便捷化，校園平臺(tái)和智能設(shè)備的出現(xiàn)，使信息資源共享、信息發(fā)布、快捷辦公更加現(xiàn)代化，但學(xué)校間的信息化水平不同造成了信息化行政管理的差異。

一、信息化技術(shù)對(duì)提升大學(xué)行政管理的作用

（一）信息化技術(shù)完善提升現(xiàn)代化教育進(jìn)程。信息化的逐步普及對(duì)教育也有著重大的影響。就教師而言，原有的教學(xué)方式需要自己編寫教學(xué)計(jì)劃，按照計(jì)劃備課、授課，逐步到多媒體的使用讓教師在教學(xué)方面更加便捷，信息化技術(shù)的融入，大大提升了教師的工作效率，信息化技術(shù)平臺(tái)有比較合適的教學(xué)計(jì)劃和授課課件，同時(shí)，教師可以利用信息化平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)討論、切磋，不斷探究教學(xué)方法、教學(xué)模式，進(jìn)而不斷提升教學(xué)水平，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教學(xué)，同時(shí)利用信息化平臺(tái)可以設(shè)置微課，針對(duì)不同的微課進(jìn)行答題考核，讓學(xué)生能參與到信息化潮流之中，不僅可以節(jié)約授課時(shí)間，也可以有更多的選擇空間。除了微課之外，信息化技術(shù)還能提供遠(yuǎn)程教育、在線教育、人工智能學(xué)習(xí)等重要功能，所以信息化技術(shù)的完善對(duì)提升現(xiàn)代化教育功不可沒。

（二）優(yōu)化辦公程序，提升辦公效率。信息化技術(shù)融入行政管理之中，整體提升了大學(xué)的整個(gè)管理水平。對(duì)校園辦公的幫助尤為突出，傳統(tǒng)辦公，需要人與人的對(duì)接，資料紙質(zhì)既容易遺失又會(huì)因?yàn)槭謱懽舟E的潦草給辦公帶來不便甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤;材料信息的傳遞需要花費(fèi)大量時(shí)間，甚至?xí)霈F(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。信息化技術(shù)的融入，優(yōu)化了辦公程序，提升了辦公效率，信息化辦公處理信息的整理、收集、傳遞，都可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息快速有效進(jìn)行傳遞。信息化辦公的票據(jù)記錄，既有紙質(zhì)同時(shí)配備了電子票據(jù)，避免了儲(chǔ)存、識(shí)別上的困難，同時(shí)辦公信息資源共享化，辦理業(yè)務(wù)、查詢信息可以快速完成，有的校園會(huì)配備信息查詢終端，讓信息查詢更方便，辦公程序更加透明。

（三）提升校園的核心競爭力。大學(xué)的主要任務(wù)是培育出更多的人才服務(wù)社會(huì)，人才培養(yǎng)方向越來越偏向于能力培養(yǎng)、專業(yè)技能培養(yǎng)、知識(shí)文化的傳承、崗位工作的對(duì)接。學(xué)生想得到更高的知識(shí)水平，專業(yè)的技術(shù)、技能，合適的工作崗位。作為信息化高度發(fā)展的今天，大學(xué)比拼的更加傾向于信息化技術(shù)的比拼，誰能在信息化技術(shù)上獨(dú)樹一幟，不斷拓展業(yè)務(wù)知識(shí)，培養(yǎng)更優(yōu)秀的人才，通過信息技術(shù)搭建更多的實(shí)踐、工作合作平臺(tái)，不斷利用信息化技術(shù)提升專業(yè)知識(shí)的含量。這些都在不斷提升大學(xué)的核心競爭力，提升校園知名度。高校的信息水平，已經(jīng)成為高校發(fā)展和實(shí)力的證明，是實(shí)現(xiàn)大學(xué)發(fā)展目標(biāo)戰(zhàn)略路徑和科研教學(xué)的重要利器。

二、信息化行政管理的不足

（一）沒有系統(tǒng)化的構(gòu)建。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各高校都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于信息化技術(shù)掌握程度、校園的重視情況不同，信息化行政管理也出現(xiàn)了許多不足，首先沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的構(gòu)建，信息化管理僅僅停留在某一個(gè)領(lǐng)域，信息化管理的最終目的是為越來越多需要的人提供科學(xué)化、便捷化、精準(zhǔn)化、智能化的服務(wù)。但管理化信息體系建立標(biāo)準(zhǔn)不同，各部門采用的系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)采集、分享、傳遞進(jìn)程緩慢，甚至無法實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致信息化管理造成混亂，沒能形成系統(tǒng)化的管理體系。有的校園沒有足夠重視信息化管理，僅僅在財(cái)務(wù)或者人力資源方面采用信息化管理，對(duì)整個(gè)校園沒能形成體系，不能帶動(dòng)校園整體辦公效率。

（二）缺少信息化人才。信息化管理體系應(yīng)用于各大高校，但是有的大學(xué)校園管理人員對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)生疏，不熟悉操作系統(tǒng)，讓信息化系統(tǒng)運(yùn)作舉步維艱，運(yùn)行體系缺少了“掌舵人”的支撐，信息化管理體系與傳統(tǒng)人工管理體系有很大的區(qū)別，應(yīng)用于信息化技術(shù)管理，可以節(jié)約資金、人力、資源，管理效率更加高效，實(shí)施了信息化管理之后將工作內(nèi)容由人轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息的處理，工作任務(wù)沒有差異，但是行政管理人員可以把處理紙質(zhì)資料的時(shí)間花費(fèi)在分析信息、處理信息、運(yùn)營系統(tǒng)、維護(hù)系統(tǒng)等工作內(nèi)容之上，長時(shí)間熟悉傳統(tǒng)工作內(nèi)容，缺少對(duì)信息化技術(shù)知識(shí)的認(rèn)定，所以導(dǎo)致工作效率反而降低。

（三）信息化建設(shè)率低、使用率低。有些大學(xué)校園管理者對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不到位，沒有把信息化管理當(dāng)作提升工作效率、降低成本、增強(qiáng)影響力的重要手段。而是以是否配備了信息化設(shè)備作為信息化管理的依據(jù)，雖然配備了信息化技術(shù)設(shè)備，但辦公時(shí)往往傳統(tǒng)辦公和信息化管理同時(shí)進(jìn)行，甚至主要使用傳統(tǒng)手段，辦公沒有主動(dòng)引導(dǎo)使用信息化辦公，甚至讓員工和教師認(rèn)為設(shè)備是外強(qiáng)中干，沒有起到什么作用。有的校園雖然使用信息化管理辦公，但是長時(shí)間使用一套系統(tǒng)忽視系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，缺少信息化層面的提升，導(dǎo)致辦公效率低下。智能設(shè)備豐富多彩的今天，信息化管理還停留在低版本，沒有主動(dòng)開發(fā)和研究新的信息化管理體系，這是信息化行政管理的一大不足。

三、提升大學(xué)行政管理信息化的措施

（一）培養(yǎng)專業(yè)化人才。信息化人才需求是各單位存在的主要問題。只有“掌舵人”的能力足夠駕馭系統(tǒng)才能讓信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。而從事信息化管理人才應(yīng)該具備哪些技能呢？首先，是信息化技術(shù)水平，擁有技術(shù)才能夠熟練掌握系統(tǒng)。其次，是管理能力，作為信息管理人才應(yīng)該具備一定的管理能力，處理管理方面的事項(xiàng)。再次，需要具備信息技術(shù)處理、推廣使用的能力，在信息化體系進(jìn)程下既能完成信息化處理工作，還能推廣線下的設(shè)備終端、在線自助辦公等能力，不僅節(jié)省人力，信息處理更加便捷。所以高校應(yīng)該招納優(yōu)秀的信息化專業(yè)管理人員或者重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)行政管理人員，讓相關(guān)管理人員能夠有真正的實(shí)力去實(shí)施信息化管理的運(yùn)作，定時(shí)對(duì)信息化管理人員做培養(yǎng)及考核，適應(yīng)信息化管理的要求。

（二）加強(qiáng)信息化平臺(tái)的建設(shè)。除了對(duì)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)之外，還要著手于信息化平臺(tái)的搭建，為更多的人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，例如，信息化行政管理團(tuán)隊(duì)可以搭建平臺(tái)、公眾號(hào)，利用內(nèi)部自助辦理業(yè)務(wù)，提升信息化辦公效率，新生報(bào)到，需要辦理許多流程，而且需要大量人力、物力，可以建立微信公眾號(hào)，讓學(xué)生一目了然辦理事項(xiàng)，有的項(xiàng)目可以設(shè)置在線辦理，大大節(jié)省學(xué)生的時(shí)間、精力，更加提升了辦公效率。除了公眾號(hào)之外，在校園內(nèi)部可以增設(shè)終端設(shè)備，方便教師、學(xué)生、員工使用，所有人會(huì)有屬于自己的賬號(hào)密碼，根據(jù)賬號(hào)查詢資料、校園的違紀(jì)記錄、入住信息、班級(jí)情況、成績情況，方便教師、學(xué)生。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，確保信息化建設(shè)的持久性和穩(wěn)定性。學(xué)校建立專門的組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)信息化管理，建立健全的制度和操作規(guī)范。要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃和建設(shè)，根據(jù)信息化發(fā)展程度不同，建立健全確保信息收發(fā)、存儲(chǔ)、處理等保障制度，同時(shí)對(duì)信息化技術(shù)人員做培訓(xùn)和考核工作確保信息化技術(shù)人員的技術(shù)穩(wěn)定，收集校園對(duì)信息化管理制度的意見和看法，及時(shí)匯總做出調(diào)整以便于信息化管理長期穩(wěn)定地作用于校園的行政管理工作。

四、結(jié)束語

在信息化高速發(fā)展的今天，各大學(xué)校園比拼的是信息化技術(shù)的發(fā)展程度，信息化管理制度的不斷完善必然會(huì)不斷提升校園的核心影響力，希望越來越多的校園能夠根據(jù)自身存在問題進(jìn)行調(diào)整，獲得信息化行政管理帶來的好處。

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