信息化環境下機關檔案安全保密管理分析

摘 要：21世紀已經全面進入網絡時代，并且伴隨著科學技術的不斷發展進步，網絡已經被廣泛應用于社會生活當中，成為各行各業實現高效發展的基礎。尤其對于機關檔案管理工作來說，信息技術的應用在數據整合、節省資源以及提高工作效率等方面發揮著不可替代的作用，為機關檔案的完整性、時效性提供了有力的保證。然而機關檔案管理工作在利用互聯網優勢的同時，也不能忽略其在信息化環境下自身發展過程中的安全問題也在逐步放大，安全保密工作已經遭到威脅，機關檔案存在嚴重的安全缺陷與漏洞。為此，機關檔案安全保密管理的強化工作迫在眉睫。

關鍵詞：信息化環境;機關檔案;安全保密管理;策略分析

網絡環境的快速發展帶動了整個時代背景的發展變化，在新的時代背景下，各行各業都在爭取利用信息技術的優勢完成行業的轉型升級，國家政府部門也開始注意到計算機應用的先進性，在管理工作中推行電子政務，利用網絡辦公實現工作效率的全面提升。很多機關檔案管理工作者也由此看到了網絡技術在推動工作效率提升方面的重要作用，在檔案管理工作中推行網絡技術，成功實現了檔案管理的完整高效。然而計算機是把雙刃劍的特點已經廣泛體現在各個行業，在檔案管理工作過程中自然也不例外，網絡環境在帶來諸多便利條件的同時，卻因為信息資源共享造成檔案泄密事件的發生。為此相關工作人員在信息化技術的應用環境下一定要懂得趨利避害，加強防范意識，爭取在機關檔案管理工作當中發揮出信息技術的最大優勢。

1 信息化環境下機關檔案安全保密管理存在的隱患

1.1 互聯網信息技術不斷進步導致的隱患

伴隨著信息化技術的不斷發展進步，機關檔案的管理工作也在逐步引入最新的技術，成功突破了傳統檔案管理工作的復雜、低效，實現了電子檔案的簡單、高效，然而伴隨著互聯網技術的應用范圍越來越高，其所帶來的諸多隱患也開始逐漸暴露。

例如在計算機技術不斷發達的新形勢下，網絡環境安全也在逐步受到威脅，而計算機病毒就是危害網絡安全的主要因素。計算機病毒是具有很強攻擊性的，且傳播速度十分快，一旦出現計算機病毒，那么整個連接的網絡系統都會受到威脅。當前有一種職業叫黑客，黑客的威力之大相信部分計算機專業人員都有親身體驗過，簡言之，黑客就是可以根據數據傳輸的速度、長度等各個方面對計算機系統進行破壞。通過突破加密數據，直接進入計算機系統內，從而竊取到重要信息，進行一系列不合法的交易，這些都對機關檔案的保密工作造成影響，機關單位檔案一旦遭遇以上問題，面臨著重要文件的丟失，其所產生的后果不堪設想。

1.2 機關檔案安全管理機制欠缺

機關檔案的信息十分龐雜，檔案管理工作需要將繁多的信息進行整合，這為機關檔案的管理工作增加了很大的難度。并且相對于普通檔案來說，機關檔案的形式更加多樣，除了有文字檔案以外，還包括圖表、聲像等多種形式，無形中給機關檔案的安全管理增加了很大的壓力，為此，管理制度的提出就顯得尤為必要。然而從當前我國機關單位的管理工作的現狀來看，我國還并未針對性地出臺相關的管理制度，管理制度的缺失很大程度上導致了機關檔案信息的無效性、片面性，嚴重影響了管理人員整體素質的提升。尤其在信息化技術應用如此廣泛的條件下，管理制度的缺乏必然會出現更多的安全漏洞，這給機關檔案的安全管理造成很大的威脅。

1.3 機關檔案管理人員缺乏保密意識帶來的隱患

機關檔案管理人員保密意識的強化要求管理人員具備一定的專業素質，只有在擁有超強專業水平的情況下，檔案管理人員才能認識到檔案保密管理工作的重要性，并能充分發揮自身的專業素質在管理工作中真正落實。然而從當前機關檔案管理人員的整體專業素質來看，管理人員的專業素養還需要進一步加強。

另外，在新的時代背景下，伴隨著互聯網的發展，傳統的管理模式已經不能適應社會的發展需求。再加上檔案管理工作的性質，如果一味堅持傳統的管理理念，不僅會大大降低機關檔案的管理效率，而且在信息整合過程中很容易出現失誤，導致機關檔案出現錯誤。因此，作為一名合格的機關檔案管理人員，具備過硬的專業素質以及信息技術水平是最基本的要求。但實際上，大部分的檔案管理人員不僅專業水平過低，而且傳統理念根深蒂固，不能在檔案管理過程中充分結合時代的發展，從根本上降低了機關檔案的管理水平。

2 信息化環境下機關檔案安全保密管理的策略分析

在科學技術不斷發展的時代背景下，傳統的檔案管理模式已經不再適應當下社會發展的需要，但是這并不意味著對傳統管理模式的徹底擯棄，而是在已有的管理模式基礎上，進行有效的推陳出新。利用當下新型的信息技術，同時根據社會發展的實際情況，不斷升級優化出一套適合本國發展的機關檔案管理模式，實現檔案管理、信息技術的雙向發展。

2.1 遵循屬性，精細管理

因我國機關檔案的種類較多，如果采用傳統的管理模式，對于機關檔案采取永不開放的形式，那將十分不利于機關單位之間實現資源的共享，在這種情況下，機關單位的后續工作將很難實現高效完成，因此，機關檔案信息需要實現檔案管理的開放。但是針對一些重要文件，一旦檔案管理施行開放，那么很容易會造成重要文件的丟失，這樣造成的后果將會是不可控的。因此，我國機關檔案管理的種類要求檔案管理要進行精細化管理，利用兩種管理方式對檔案信息進行分類。一種采用永不開放的形式，另一種則是在規定的時間段內專門提供給相關人員查看，通過科學的分級管理方式，強化機關檔案的安全系數。

2.2 對工作人員進行培訓

機關檔案管理工作的重要價值，意味著國家對檔案管理人員有著更高的要求，由于機關檔案涉及的資料很多，如果因為個人原因造成信息泄露，給整個社會造成安全威脅，那將會是整個機關單位的災難。為此，檔案管理人員的專業素質十分重要，機關單位不僅要制定嚴格的標準要求管理人員，還要通過定期的專業培訓提升在職管理人員的專業水平，利用真實案例提醒管理人員意識到安全管理的重要性。另外對于管理人員自身來講，提升職業認知尤其重要，管理人員應加強自身的職業責任感，并在自己的日常工作中認真落實，避免因為自己的疏忽給社會完成不可控的危害。

2.3 完善管理制度

擁有完善的制度管理才是實現檔案信息安全可靠的基礎，也是檔案保密工作得以順利展開的主要因素。為此檔案部門應該根據日常的檔案管理工作制定一個嚴謹的管理條文，為管理工作提供一個保障體系，確保檔案信息的安全儲藏，使得機關單位的檔案管理工作得以有序展開。

3 結語

在新的時代背景下，機關檔案為實現最優化管理，滿足更高水平的要求，必須要自上而下的進行創新理念，樹立正確的機關檔案管理意識，并且要迎合信息技術的發展，促進管理水平的不斷提升。以科學性、有效性為標準，加強安全防范意識，努力推動機關檔案管理的良性發展，實現各級黨、政、軍機關等工作活動的平穩運行。

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作者簡介

及秀青（1971-），女，漢族，河北，大學本科，檔案館員（中級），研究方向：機關事業檔案管理。