地方高校二級學院圖書資料的收集和管理

摘 要：本文分析了地方高校二級學院圖書資料管理工作現狀，在圖書資料購置、收集和管理等方面提出了做好二級學院圖書資料收集管理工作的方法和措施。

關鍵詞：高校二級學院;圖書資料;收集;管理

圖書館作為保存人類文化知識的寶庫，是一個地區文化與精神文明建設的象征，在地域精神文明建設的過程中起著重要的作用。圖書館作為高校的重要組成部分，在管理體系與服務策略方面都要滿足學校快速發展的需要。當前，隨著互聯網技術和數字化資源的快速發展，高校圖書館中的資源和管理受到了很大的影響，在這種形式下，就需要改變以往的服務理念和模式，對圖書館中的資源進行更有效的配置、管理和利用。然而，高校二級學院作為學科發展的主陣地，高校二級學院圖書資料室分管著學院的圖書資料和文獻歷史資料，是教師、研究生、本科生的學習、科研、學術研究和查閱資料的主要場所，但圖書資料室保存的圖書資料和大量珍貴的歷史文獻資料有待專業的管理者去收集和整理，更是有大量新增的資料亟待去收集和整理，是學院的寶貴財富，對學院的教學和科研有著不可替代的重要作用。然而，二級學院圖書資料的收集和管理工作卻有許多問題有待解決，一些尤為重要的檔案、文檔文件、學術活動以及取得的各項獎勵，除了在學校年鑒中有少許涉及外，在二級學院資料室和學校圖書館里卻找不到詳細的信息。落后的管理已經嚴重影響了學校的學科建設，這種現象在許多地方高校中可能普遍存在[1，2]。

產生這種現象的主要原因：1）二級學院對圖書資料的管理重視不夠，造成很多高校的院系沒有專職的圖書資料專業背景的管理員，圖書管理人員大都是一些臨近退休的行政管理人員或教師兼任，由于他們大多缺乏圖書資料的專業知識和對圖書資料管理的針對性訓練，導致圖書資料管理人員的專業技能以及綜合素質參差不齊。同時，這些圖書資料管理人員也對圖書管理工作的重要性認識不足，導致在對待圖書資料管理工作的時候多是沿用傳統的管理模式，不能跟上當下圖書資料信息化管理的要求。還有相當一部分的圖書資料管理人員缺乏職業素養意識，認為圖書資料工作平淡枯燥，以消極的態度對待工作和讀者。這些情況都會造成圖書資料的收集和管理難以落到實處，造成圖書資料不連續、不規范、不專業、不系統，有時甚至圖書資料無人管理[3，4]。2）學院每年舉辦很多學術報告、學術論壇、講座、會議等活動，每年一度的本科生、研究生招生和畢業都會產生大量需要保存的資料，但是這些資料信息不能被及時的收集、分類、整理和保存。3）各個學院的圖書資料管理各自為政，相同或相近專業的圖書資料重復征訂，沒有形成統一的管理模式，沒能做到資源共享，造成嚴重的浪費[5，6]。

為傳承好學校的歷史和文化，更好地服務于學院的教學、科研、管理等各項事業，各個二級學院應該做好高校二級學院圖書資料的收集管理工作，需要做好以下幾個方面。

1 圖書資料的購置

高校圖書館首先應當在充分調研的基礎上，根據專業需要規范圖書的采購工作，并根據圖書資料的類型和內容進行具體的分類，相關的負責人需要倡導信息的共享，將專業書籍、學術期刊、雜志的征訂，相同或相近專業的要做到資源共享，避免重復征訂，要把有限的資金用在訂閱更多更全的資料上面。每年購置的大量的圖書資料和電子期刊應該高效地用在教學和科研中去。這些圖書和期刊雜志不僅要面向教師借閱，更要更多地面向本科生和研究生借閱，研究生是科研的主力軍，很多時候研究生才是圖書資料和期刊的最大讀者。

2 圖書資料的收集

在信息互聯網時代，圖書館的資料仍然是不可替代的。作為學校的文獻信息中心，圖書館在學校的教學活動中依然起著非常重要的作用，是學校教學科研工作的重要組成部分。為了配合學校的教學工作，圖書館甘當配角，協助教師有的放矢地開發圖書館的館藏資源，他們通過精確把握教學用書的新趨勢，密切地配合教師的教學科研工作，進一步提高了高校教學工作水平，通過不斷滿足學生的學習和文獻查閱需要，為讀者提供全方面的文獻資源。然而，圖書資料的收集是一項系統工程，專業、細致而繁瑣，它要求圖書管理員不僅要有高度的責任感，而且要有一定的專業知識。圖書資料收集的內容主要包括以下幾個方面：

1）教學資料收集。教學資料的收集主要包括教學大綱、教案、教學計劃、教學進度表、教學評價、點名冊、課堂作業、考試試題、試卷分析、成績冊、成績分析，以及在線課程、線下課程、線上線下混合式課程、虛擬仿真課程、優質課、觀摩課、競賽課、智慧課程和慕課等多媒體課程資料的收集和保存。

2）教師個人資料的收集。教師的個人資料信息除人事部門和教務部門建檔的常規信息外，還應該對教師的教學課件、教學視頻、公開示范課、教學比賽、學術報告和學術論著等信息進行詳細的收集整理。

3）本科生和研究生科研成果的收集。包括科研項目，學術論文，發明專利，優秀本碩博論文以及各種競賽獲獎等成果獎勵等。

4）學術活動的資料收集。包括學術活動的組織、報告、海報、展板、論文集，活動的影像資料和總結報告等。

5）本科生、研究生畢業論文，大創項目、創新創業大賽等資料的收集。本科生和研究生的畢業論文是學院多年教學和科研成果的重要體現。研究生培養除畢業論文外，還包括開題報告、中期考核、學術討論等重要資料也需要收集和保存。

6）畢業生就業創業信息和就業后的信息跟蹤收集。通過學校就業創業指導中心發布的就業創業信息、各大網絡就業創業平臺搜集的就業創業信息，以及通過網絡、電話訪問、微信群、微信公眾號、QQ群問卷調查等方式搜集畢業生信息，了解學生的就業創業情況，收集、統計、整理歸檔歷年來的畢業生就業創業信息，工作業績和社會影響等資料。

7）學院組織的各種活動的資料收集，主要包括學校和學院組織的各類活動，包括：學術活動、講座、校園文化活動、大學生創業創新大賽、學科專業競賽、國際交流、外出參觀學習，迎新晚會、畢業典禮、文藝演出等。活動中獲獎的證書、獎杯、獎狀、錦旗，其他單位、畢業校友或個人捐贈的物品等。

3 圖書資料的管理

圖書資料的管理主要包括圖書資料的分類、整理、保存和借閱。圖書館收集整理的文獻資料和圖書信息全面而準確，所以即使是在網上信息越來越便捷的社會背景之下，仍舊有很多人選擇去圖書館查詢自己所需要的信息，圖書館內的各種資源應向讀者開放供其查閱使用，它承載著傳播時代信息和傳遞歷史文化的作用。因此，為了使圖書館更好地服務于讀者，圖書館內部有必要進行有效的改進，在所有需要加以改進的內容當中，圖書資料更加精細的管理顯的愈發重要。可以將大數據、人工智能等現代信息技術科學合理地運用到圖書資料的管理中去，對圖書資料進行更加科學高效的管理，為學院的教學、科研、管理等活動提供更好的有效信息，最大限度的發揮圖書資料的價值，提高圖書館為讀者服務的能力和效率。圖書資料的管理從以下幾個方面進行。

3.1 對收集的資料進行分類

按照圖書資料的性質可分為紙質版、電子版以及實物類三種。圖書資料管理人員不僅要整合現有的圖書館資料，還要將這些資料系統化處理，不斷豐富圖書館圖書的種類，并且還需要定期更新資料庫，引進更新的資源，方便借閱者在最短時間內借閱到最新的圖書資料。紙質版的資料主要包括：專業書籍、教材、試卷、學術期刊、科研論文、總結材料、歷史文獻、檔案、報刊、雜志等。電子版的資料包括：期刊數據庫、畢業論文、發表的科研論文、教案、試題、學生成績、錄課音像資料、教學課件、會議和學術活動的照片和錄像、畢業合影照、畢業生電子檔案材料、各種文檔文件和總結報告等資料。實物類的資料主要包括：獲獎證書、專利證書、獎狀、獎杯、畢業生合影照以及校友捐贈的物品等。這些資料分類后，及時進行分類保管。

3.2 圖書資料的整理

圖書資料的整理是信息保存和查閱的基礎，如果不將收集到的資料進行有規律的分類整理排序，那將是一堆無用的信息垃圾。在對圖書資料整理時要注意資料的專業性、實效性和完整性。圖書資料管理人員應能夠利用科學的分類方法，對不同的學科進行科學分類，將不同的專業資料進行分類保存。要對文獻進行統一編碼，保證其具有完整的檢索系統，以便順利、有效地進行檢索和管理，以方便查閱者能夠很快找出所需要的資料，為教學、科研和管理等工作提供更可靠方便的信息資料。1）對歷史資料，尤其是一些歷史悠久的學院，典藏的還有民國時期的書籍和報刊雜志，這一部分是珍貴的第一手歷史文獻資料，更是要整理好，專門放在安全可靠的環境條件下保存。為了達到長期保存的目的，需要對這些文獻資料進行掃描、拍攝縮微化拍片加工，做成電子版永久保存，也更方便查閱。2）對現代的書籍可根據學科性質，按照學科方向和門類進行排序、歸類，方便借閱。3）期刊雜志編目上架，對過期期刊及時裝訂成冊。4）各種文件、文檔，包括教學、科研、管理和學術活動等資料要歸檔分類并填好標志，方便查閱。5）照片、合影、錄像等影像材料要按照日期編序。6）畢業論文、試卷、成績冊等按照專業和日期編序整理。

3.3 圖書資料的保存

圖書館圖書資料的保存是一項系統工程，需要有一定的框架，這就要求在進行圖書資料保存時要有科學合理的策略，科學合理的管理策略是保障圖書資料能夠長期保存的關鍵。首先，要對圖書資料長期保存的目標進行統一，將這些圖書資料信息當做是對人類珍貴文化遺產的保護與傳承，只有這樣，才能夠在管理時促使各方面的工作圍繞著一個核心目標進行整合與實施。其次，對于圖書館的圖書資料保存工作要進行統一的領導，對圖書資料保存的各環節進行嚴格的規范，確保保存工作有序推進。最后，圖書資料管理過程中要明確各管理主體的權責，使各管理主體按照具體的要求嚴格履行自己的職責，共同為圖書資料的保存提供必要的服務。高校圖書館圖書資料的保存具體為：1）把整理好的書籍按學科分類上架，期刊雜志按照類別和日期編序上架。2）把做好標記和編好時序的檔案資料、文件，分裝到專門的檔案柜和文件柜中。3）把畢業論文、發表論文、試卷等電子文件用專配的移動硬盤進行編號備份保存。4）把畢業生檔案資料分年級分專業保存，一些重要資料拍照或掃描做成電子檔備份保存。5）把重要的獎勵證書拍照或掃描成電子文檔備份保存。

3.4 圖書資料的借閱

1）圖書資料的借閱要做到電子借閱登記和借閱期限、歸還日期提醒。2）做好圖書資料的完整性，對損壞和丟失的圖書資料要進行及時的維護和補充。3）畢業論文、發表論文、照片和合影等影像資料，經過申請批準后可以進行復制利用。

圖書資料、文獻資料的收集、保存和管理，是對學校發展歷史和文化的傳承，我們要高度重視二級學院圖書資料室的工作，只要我們提高認識，合理規劃，分類收集，細心保存、科學管理，就一定能做好此項工作。隨著我國高等教育事業的飛速發展和科技技術的不斷進步，人們對于資料信息的時效性的依賴程度都在明顯上升，同時隨著圖書資料的收集、保存和管理中的新技術、新理念和新方法的不斷補充、更新和完善，也對圖書資料管理人員的專業技能和綜合素養提出了更高的要求。因此，需要對圖書資料管理員及時地有針對性地進行專業知識、專業技能、管理水平、綜合素質等的培訓，使他們掌握更加先進的管理方法和技能，具備更強的綜合能力和綜合素質，更好地為教學和科研提供優質的服務，為高校各項事業的發展，奠定堅實的基礎[7，8]。

參考文獻

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[8]蔣忠秀，徐丹.民族地區高校二級學院圖書資料室管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2018，411（17）：105-106.

作者簡介

閆東萍（1977-），河南項城人，河南大學圖書館工作，大學本科，從事資料信息調查管理。