檔案管理過程中存在的問題及對策探究

付麗麗

摘 要：在我國經濟建設和社會發展的各個時期，檔案管理工作發揮著重要的作用，它提供了最真實、最全面、最重要的信息資源。隨著現代化建設步伐逐漸加快，檔案管理工作有了全新的社會責任和歷史使命。同時，檔案管理部門為了滿足時代需求，逐漸創新和轉變檔案管理工作方式，使檔案管理工作更好的為社會經濟建設服務。

關鍵詞：檔案管理;制度體系;現代化建設

檔案管理工作具有悠久的歷史，無論是在過去還是現代社會，檔案都是重要的文化材料，其在當前的檔案應用系統中被賦予了全新的價值，相應的管理工作必被切實重視，檔案館等管理單位應當對檔案相關的資料進行有效整合，提升檔案信息資料的應用率，提升檔案管理工作具有的綜合價值水平。強化檔案工作單位建設，提升檔案管理水平，需要解決各個檔案管理環節中的問題，本文根據對目前檔案管理中存在的主要分析，分析如何有效提升檔案管理工作水平。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

在人們習慣意義的認識中，檔案管理是專職人員從事的工作，在一般的單位里，檔案工作就是整理上級和本單位下發的文件，然后按照順序裝在盒子里保存，從普通干部到領導層次，大多數人都認同這個做法，檔案管理工作崗位一般也由一些比較閑的人來負責。

1.2 檔案人員配備不足

人是這個社會最重要的資源，檔案管理工作只有配備專業化的管理人員才能勝任當前的工作，一些檔案軟件如：量子偉業、中信信息、東方飛揚等軟件才能運用得起來，才能發揮出效率。但實際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業水平都較低，運用現代信息技術的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡單的資料和傳遞文本的工作。

1.3 檔案設施設備落后

目前各部門均對檔案管理的認識程度有限，因此在檔案設施設備的投入少之又少，配置好些的單位有一間檔案室，給一至兩臺電腦用來存放電子資料，條件差一些單位幾乎沒有獨立的檔案室，檔案資料存在在辦公室的柜子里，長期以往，檔案的遺失就非常嚴重，當想查閱某年某月的資料時，無從尋找，使珍貴的檔案資源永遠封塵在柜子角落里。

1.4 檔案管理體系不夠完善

在檔案管理工作中要想促使其可以向著規范化、標準化、現代化的方向發展則需要制定完善的規章體系，這樣才能在實際的管理活動中促使工作人員按照規定的制度來進行各項業務活動。而目前在一些檔案管理部門中其檔案管理體系的制定未能全面的落實檔案局所提出的規范要求，再加上受固有管理制度的影響使得檔案管理體系未得到及時的改進及革新，因此也無法滿足檔案管理現代化的發展要求，使得在管理工作中一些業務活動的開展存有混亂的情況，因此也無法使檔案管理現代化的作用在實際中體現出來。

2 解決檔案管理問題的對策

2.1 樹立現代化建設的思想理念

為了做好檔案管理工作的現代化建設，首先，領導干部和檔案管理工作人員要樹立現代化建設的思想理念，了解市場發展環境，加大人力、物力和財力的投入、緊跟時代的步伐、重視創新工作。不斷更新和引進先進的管理技術設備，為檔案管理工作現代建設提供硬件支撐;重視管理模式的改革和創新，努力研究和制定符合自身發展，滿足現代化管理需求的工作制度;合理配置和調整檔案管理工作人員，適應新形勢下工作的需要。除此之外，檔案管理人員應該樹立管理創新和依靠科技進步的現代化的思想理念，增強檔案管理意識，積極改變落后的、保守的、僅僅重視經濟效益的工作理念，從原有的被動檔案管理逐漸轉變為主動檔案管理，從原有的原地踏步逐漸轉變為積極創新，為檔案管理現代化建設提供動力，促進檔案管理現代化穩步發展、有計劃的進行。

2.2 加強檔案管理隊伍的建設

為了保證檔案管理工作的順利開展，相關部門和領導人員必須重視檔案管理人員業務能力和寫綜合素養的培養，做好現代化管理隊伍建設工作，有效調整和整合檔案管理人才，充分發揮人才優勢，加快檔案現代化建設的進程。首先，相關部門要重視檔案管理人員基本素養和工作能力的培養，培養他們樂于奉獻、愛崗敬業的精神，引導他們端正工作態度，認真學習和充分掌握檔案管理的基礎知識和專業知識，進而有效的提升檔案管理工作的質量和效率。其次，相關部門要加強對檔案管理人員計算機技術的培訓，使用完善的獎罰制度，調動其學習信息化計算機操作和網絡技術應用等知識的主動性和積極性，進而提升檔案管理人員的綜合素養，建設一支高素質的人才隊伍。

2.3 制定完善的檔案管理制度體系

完善的檔案管理制度體系可以為檔案管理活動的開展提供基礎依據，使其在實際中的各項管理行為可以得到有效的控制及約束。因此在進行檔案管理制度的制定上則需要綜合考慮檔案管理現代化發展需求，并以相關的法規制度作為基礎來對檔案管理制度中的各項內容進行細化及明確，以此來使以此來保證檔案管理制度的內容可以具備科學性、合理性、合法性，這種方式有利于推動檔案管理工作的規范化、標準化轉變，其也推動了檔案管理現代化建設的進一步發展。因此在實際中檔案部門需結合自身檔案管理的實際特征，不斷調整與改進本部門的檔案管理制度，以此來增強其制度體系的實用性及可

行性。

2.4 協調各部門關系，共同推進檔案管理現代化建設

筆者認為，可以采用兩種方法，第一種方法就是強制公布檔案信息管理現代化建設相關方案，將各個部門都納入其中，這樣就讓檔案信息管理現代化建設變成了每個部門必須完成的工程，從而能夠有效的提升檔案信息管理現代化建設的速度和質量，這是非常重要的。第二種辦法就相對困難，主要是對各個部門的人員進行檔案信息管理現代化建設相關思想教育，讓這些人才從內心中，從根本上能夠支持檔案信息管理現代化建設，這樣才能保證檔案信息管理現代化建設是每一個部門的人員都發自內容完成的，檔案信息管理現代化建設也能夠起到最大的效果，保障企業的發展。

3 結束語

本文從檔案管理中存在的問題出發，提出了一些科學有效的全新檔案管理工作建議，為了能夠高效完成檔案管理任務，拓展檔案應用功能，首先應當注重對優質檔案管理者進行有效培養，一方面要使其形成符合現代先進的檔案管理系統的工作理念，另一方面，還要增加其技能，確保其能夠快速適應信息化檔案管理平臺;除此之外還應注重利用檔案資源形成品牌效應，創新現有檔案管理工作方法，將多種數字化系統結合，管理流程也可隨之變得更加順暢，全面改進檔案管理系統后，管理水平可逐步提升。

參考文獻

[1]洪斌.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑河學刊，2018，240（06）：183-184.

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