大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的幾點(diǎn)探索

張洪娟

摘 要：當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各行各業(yè)都面臨著如何對(duì)龐大而繁雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的問(wèn)題。檔案管理工作的各個(gè)流程都需要加工和整理大量的信息，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇。本文從檔案管理面臨的機(jī)遇和加強(qiáng)檔案管理的做法兩方面探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作，以期為新時(shí)期的檔案管理提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;機(jī)遇;方法

隨著科技的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)浪潮已經(jīng)席卷了各個(gè)行業(yè)，檔案館作為數(shù)據(jù)集散地，我們現(xiàn)在老式手工書寫的傳統(tǒng)的檔案管理方式早就已經(jīng)和現(xiàn)在目前電子化管理對(duì)檔案開發(fā)與利用的方式不相適宜了。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)借助當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景，抓住這一時(shí)代機(jī)遇，在學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的錄入整理、預(yù)測(cè)工具和方法上，對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化和需求上做出積極響應(yīng)，將信息“數(shù)字化”作為檔案管理承載體，從而深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進(jìn)而充分開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，促進(jìn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，以便更好地發(fā)揮檔案信息的功能和作用。

1 大數(shù)據(jù)界定

自2012年開始，大數(shù)據(jù)一詞被越來(lái)越頻繁地提及，人們通常用它來(lái)描述海量的信息和數(shù)據(jù)，但是，至今為止，大數(shù)據(jù)還沒(méi)有確切的概念，對(duì)于它的定義也是仁者見仁智者見智，比如，美國(guó)的麥肯錫公司認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是指大小超出常規(guī)的數(shù)據(jù)庫(kù)工具獲取、存儲(chǔ)、管理和分析能力的數(shù)據(jù)集;全球最大的電子商務(wù)公司（亞馬遜）認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是超過(guò)了任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)處理能力的數(shù)據(jù)量;維基百科借鑒了麥肯錫公司的觀點(diǎn)，將大數(shù)據(jù)定義為：利用常用軟件工具捕捉、管理和處理數(shù)據(jù)所消耗的時(shí)間超過(guò)了容忍時(shí)間的數(shù)據(jù)集。不管哪一種說(shuō)法，都提到了一個(gè)詞“數(shù)據(jù)集”，體現(xiàn)了“大”的特點(diǎn)。不可否認(rèn)，“大”是大數(shù)據(jù)的一個(gè)主要特點(diǎn)，但并不代表全部，我們應(yīng)當(dāng)更關(guān)系它的功能和作用，能對(duì)我們的生活、學(xué)習(xí)、工作有什么幫助，因此，大數(shù)據(jù)還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出如何從多樣的、海量的數(shù)據(jù)中迅速提取信息的能力。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理面臨的機(jī)遇

2.1 信息利用的高效性機(jī)遇

檔案館作為服務(wù)性的文化機(jī)構(gòu)，需要保存和管理各種各樣的檔案，這必然會(huì)涉及大量的信息，而且檔案信息呈現(xiàn)出了遞增趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式、工具、手段已經(jīng)不能滿足檔案管理的需求，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給當(dāng)前的檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，檔案館逐漸轉(zhuǎn)向了數(shù)字化、信息化建設(shè)，檔案信息更新速度加快，充實(shí)了數(shù)據(jù)庫(kù)，而且管理也更加有序，數(shù)據(jù)查詢功能大大提升，用戶可以使用現(xiàn)先進(jìn)的工具來(lái)找到自己需要的文件和資料，大大提高了信息的利用

效率。

2.2 信息內(nèi)容的及時(shí)性機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)給檔案館的館藏提供了豐富的信息和資源，沖破了傳統(tǒng)檔案管理中信息資源缺乏、服務(wù)范圍有限、服務(wù)能力有限的瓶頸。不僅如此，達(dá)大數(shù)據(jù)技術(shù)還使檔案館的館藏信息和資源具有了廣泛的外延，如可以吸收互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)，還可以吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。多個(gè)途徑的信息來(lái)源，豐富多樣的信息，加快了檔案館館藏信息的更新速度，為檔案館創(chuàng)設(shè)了及時(shí)充實(shí)信息資源的良好機(jī)遇，也為用戶提供更加全面的檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了條件。

2.3 信息保存的永久性機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理中數(shù)據(jù)的完整性、多樣性更能夠得以保持，信息保存的時(shí)間和信息存儲(chǔ)量也會(huì)更大，所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理迎來(lái)了信息保存的永久性機(jī)遇。

2.4 檔案工作從實(shí)體管理上升到知識(shí)管理的機(jī)遇

從當(dāng)前檔案用戶對(duì)檔案使用的實(shí)際訴求看，單純的數(shù)據(jù)查詢抑或是文件借閱已經(jīng)不能滿足其對(duì)檔案利用的實(shí)際訴求。現(xiàn)今，檔案用戶更希望藉由對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱從而洞悉文本背后的特定信息。有鑒于此，檔案管理工作應(yīng)注重由傳統(tǒng)的查找、借閱、利用等服務(wù)實(shí)現(xiàn)向知識(shí)發(fā)掘?qū)用娴霓D(zhuǎn)型。現(xiàn)今檔案管理機(jī)構(gòu)向公眾提供的相關(guān)知識(shí)服務(wù)多依托技術(shù)引擎加以實(shí)現(xiàn)，具體涵蓋文獻(xiàn)搜索引擎、檔案資源推薦引擎、用戶行為與訴求智能化分析引擎等。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何加強(qiáng)檔案管理

從工作內(nèi)容看，檔案管理行業(yè)的具體工作范圍涵蓋了對(duì)檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務(wù)等;從工作性質(zhì)看，檔案管理工作強(qiáng)度較大、任務(wù)較為繁雜。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前檔案管理工作將迎來(lái)全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。

3.1 對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一備份

信息時(shí)代所帶來(lái)的大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與高速處理，因此作為當(dāng)前的檔案管理工作而言，應(yīng)對(duì)既有的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合與備份處理。在這一過(guò)程中，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)充分考慮到檔案的安全問(wèn)題，現(xiàn)今對(duì)檔案資源的備份模式都為對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，然而考慮到大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，單獨(dú)的電子檔案的使用效率度過(guò)低，基于此種情形，應(yīng)創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)大規(guī)模地域覆蓋的全國(guó)性抑或是區(qū)域性的檔案?jìng)浞輽C(jī)構(gòu)，以便應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

3.2 做好檔案開放工作

從以往的檔案資源社會(huì)利用狀況看，檔案開放工作同公眾對(duì)檔案資源的實(shí)際利用訴求存在不小的預(yù)期差距。信息時(shí)代的到來(lái)，意味著檔案管理工作的實(shí)際績(jī)效如何取決于對(duì)檔案開放工作的具體落實(shí)情況。因此，作為檔案管理機(jī)構(gòu)而言，首先應(yīng)清晰界定檔案資源開放鑒定的主體，安排專人負(fù)責(zé)具體的檔案資源開放鑒定工作，同時(shí)組織專人制定詳實(shí)、細(xì)致的檔案資源限制開放和利用名錄。其次，在對(duì)檔案資源進(jìn)行館際移交過(guò)程中，應(yīng)由移交機(jī)構(gòu)出具相關(guān)的開放意見，列明限制開放檔案資源的明細(xì)。

3.3 注意潛在的風(fēng)險(xiǎn)

從檔案管理安全性角度看，檔案資源的高利用率并非意味著對(duì)檔案資源不加篩選、區(qū)分的全部加以開放利用，應(yīng)注重對(duì)“秘密、機(jī)密、絕密”類檔案資源的妥善保管，避免泄密。基于此種情況，怎樣在對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化利用過(guò)程中，提升檔案資源的信息安全性，規(guī)避潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以免檔案資源因被不當(dāng)利用而為國(guó)家、集體、公眾帶來(lái)?yè)p失，是信息技術(shù)時(shí)代每一位檔案管理從業(yè)者均應(yīng)思考的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代使得現(xiàn)今的檔案管理工作面對(duì)前所未有的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是全新的發(fā)展契機(jī)所在。有鑒于此，檔案管理機(jī)構(gòu)以及整個(gè)行業(yè)應(yīng)把握機(jī)遇，力求在當(dāng)前時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，同時(shí)，應(yīng)注重規(guī)避大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作造成負(fù)面影響。

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