人事檔案管理的數字化實現過程

劉成榮

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，對各行各業都帶來了比較大的變革。對于有關部門的人事檔案管理來說，目前正在利用一些現代技術將一些人事紙質檔案轉化為可供編輯的數字圖像和數字文本，實現人事檔案管理的數字化。對于檔案管理效率提高、維護人事檔案管理安全性都有著重要作用。基于此，通過對人事檔案管理的數字化實現過程進行分析，希望給相關人員提供一定借鑒。

關鍵詞：人事檔案;數字化管理;分析

人事檔案指的是有關人事部門在干部人事管理、黨組織建設以及人才服務等各項活動中，形成的用來反映個人道德品行、學習工作經歷、思想認識、專業素養以及社會狀況等方面的歷史材料。人事檔案管理貫穿于整個人事管理過程，是維護個體合法權益的重要依據，同時也是社會信用體系重要組成部分。因此對人事檔案管理的數字化實現過程進行分析，有著重要的研究價值[1]。

1 依照需求建立專業化管理團隊

首先人事檔案管理數字化的實現，需要有專業化的管理團隊作為支撐。只有對人事檔案管理人員的工作能力和綜合素養進行提升，才能提高數字化管理質量。具體實施上，一是要根據相應的人事管理工作標準來對人事檔案資料進行確定，并且針對相關管理人員制定出管理規范，對人事檔案進行有效管理。二是針對管理人員進行針對化的培訓，幫助管理人員掌握更多的信息技術知識和信息化管理能力，能夠確保數字化檔案管理人員能夠在工作崗位上充分利用數字資源，有著獨當一面的工作能力。三是對不同的人事檔案內容進行分類，并且對不同的管理人員進行職責劃分，堅持人盡其才和各司其職的原則，將檔案管理人員在人事檔案數字化管理過程中的最大效用充分發揮出來，從而打造出一個有著足夠專業化程度，并且管理能力符合要求的專業管理團隊。

2 合理挑選數字化檔案管理的載體

在建立起專業的人事檔案數字化管理專業團隊以后，需要對數字化檔案管理的載體進行合理挑選，這是人事檔案數字化管理實現的重要保障和基礎條件。在對管理載體進行選擇時，有關管理人員需要對載體的完善度和高效性進行綜合考慮。并且對不同載體的使用周期和具體功能都進行分析，結合自身管理需求和不同的優缺點來做出合理的選擇。另外在管理載體選擇過程中，還需要對載體的安全性進行評估，并且對一些數字化加工設備的管理維修重視起來。包括打印機、掃描儀、計算機以及復印機等，無論是使用維護還是報廢，都需要在符合涉密信息使用保密管理規定的前提下進行[2]。

3 完善人事檔案數字化管理制度

此外對于人事檔案數字化管理來說，需要注重從制度上來對檔案管理成果進行創建鞏固。在結合有關實踐經驗基礎上，對人事檔案管理的各項規章制度都進行整合，從而不斷完善人事檔案數字化管理制度。對具體數字化管理工作中的職責任務和管理流程都進行明確總結，確保檔案管理人員在數字化管理過程中能夠有章可循，并且做到有制可查和有據可依。只有以規章制度作為保障，將人事檔案數字化管理工作充分融入到各個制度環節當中，才能真正建立起人事檔案數字化管理長效機制，為人事檔案數字化管理提供有力保障。比如在實際人事檔案管理工作，建立起數字化檔案目錄查詢借閱登記制度、檔案轉出轉入制度以及檔案的在庫狀態統計制度，就可以有效提高數字化檔案管理效率。

4 實現人事檔案管理信息化

科技信息化時代下，各個領域都加強了對信息化技術的使用力度。而對于人事檔案數字化管理來說，也需要加大信息化技術手段利用力度，實現人事檔案管理的信息化，保證人事檔案管理的全面性和真實性，對于工作效率提升有著積極意義。比如可以利用掃描儀以及計算機等信息手段，將一些紙質檔案轉化為信息數據。并且在這一過程中需要注意確保數字信息和紙質檔案數據能夠保持一致，榮光信息化技術手段來進行一種有效辦公。也可以在具體檔案管工作中建立人事檔案管理系統，不僅要合理運用專業化的管理軟件，同時也需要堅持數字化辦公的原則。通過這些信息技術和手段讓人事檔案信息的全面性和真實性得到顯著提高，確保人事檔案能夠合理運用并且安全運用，推動人事檔案管理水平不斷發展，為人才的管理監督提供出重要的數據借鑒[3]。

5 結語

綜上所述，在人事檔案管理中實現數字化管理，能夠讓人事檔案管理工作形成一種全生命周期的閉環管理體系，對人事檔案管理作用發揮有著積極意義。因此需要在具體管理工作構建出專業的數字化管理團隊，并且合理挑選相應的數字化檔案管理載體，同時對各項管理制度進行完善，借助于安全可靠的技術手段，切實實現人事檔案的數字化管理。

參考文獻

[1]于華，張璐.示范引領，推動數字檔案資源建設——豐臺區檔案局（館）室藏檔案數字化實踐研究總結[J].北京檔案，2019，338（02）：41-43.

[2]張云.英國檔案數字化進程解析——基于《解鎖檔案》與《2017年檔案案例研究》的調研[J].檔案與建設，2018，000（006）：21-24.

[3]許玉琴.醫院人事檔案管理的數字化實現過程[J].辦公室業務，2017（2）：164-164.