淺談如何做好企業綜合辦公室的檔案管理工作

楊瑩

摘 要：信息技術的快速發展使得各項工作的科學性不斷增加，促進了企業辦公室工作分工的日益細化。當前辦公室檔案管理任務不斷增加，面對的情況較為復雜。要求辦公室檔案管理工作具有更強的規范性，以科學的方法提高檔案管理的效率。本文主要分析辦公室檔案管理工作的主要問題，著力構建科學的檔案管理工作體系，指出提高辦公室檔案管理工作效率的有效對策。

關鍵詞：企業;辦公室;檔案管理;優化對策

1 綜合辦公室檔案管理的特點

1）種類多。綜合辦公室是企業運轉的中樞，辦公室的處理的文件種類繁多，掌握著大量工作中的數據信息。在辦公室完成行政管理、收發文件、日常工作監督等任務時產生了大量、多樣且具有動態性的數據信息，這里既有文件，也有報表，還有大量工作時的音、視頻資料，新時期辦公室檔案管理工作的任務量不斷增加，檔案管理管理工作的難度加大，檔案管理耗費的時間不斷提升。

2）專業強。辦公室檔案管理日益向著專業化的方向發展，以往僅依靠兼職人員進行檔案管理的工作方法已經行不通，檔案管理工作需要在信息化環境下建立更專業的檔案運轉體系。辦公室檔案管理人員不僅要熟悉信息化的檔案運轉流程與處置方法，還要具備一定的行業知識，這樣才能提高檔案數據信息的收集質量，合理的判斷檔案的應用價值，從而發揮辦公室檔案為業務工作服務的作用。檔案管理應當采用專業的方法，構建科學的管理體系，提高檔案管理工作的整體效率。

3）更新快。辦公室每天都要處理大量的工作信息，這些信息使得檔案記錄內容不斷增，檔案數據信息的更新頻繁。例如，辦公室需要處理設備、人員、經費、物資分配等事物，這些日常產生事物產生了大量檔案信息，傳統的檔案管理方式已經不滿足時代的需要，還要建立更加完善的檔案管理工作體系。

2 綜合辦公室檔案管理的問題

1）缺乏正確檔案管理意識。辦公室工作較為繁雜，涉及大量的公文流轉、后勤管理、安全控制，以及其他臨時性的工作任務。很多辦公室人員缺乏正確的檔案管理意識，檔案管理素質較低，現有的檔案管理工作還僅停留在檔案收集與文檔制作方面，紙質檔案管理思維占據主導，檔案資源的服務價值未能體現出來。由于在日常工作中忽略了檔案管理的重要性，檔案管理工作的質量水平相對較低，檔案管理工作的效率不高，檔案管理未能與行政工作同步有序進行，缺乏更加科學的檔案管理方法。

2）檔案管理制度還不完善。目前辦公室的負責人員缺乏對檔案管理的監督意識，檔案管理工作的重視度不高，檔案管理過程中未能圍繞著檔案資源的應用建立更有效的管理制度，檔案管理制度的執行也較為粗糙。當前辦公室檔案管理常常流于形式，未能深刻的執行檔案管理制度，檔案管理工作不到位，重要的檔案未能進行有效開發，大量檔案的使用價值有待挖掘，一些檔案未能在各項工作中發揮指導促進作用。

3）管理人員的素質有待提高。目前辦公室檔案管理人員的素質還有待提高，綜合辦公室通常僅配備一名檔案員，檔案員往往由辦公室秘書兼任。檔案員通常包攬了所有的檔案工作，隨著檔案數量的不斷增加，檔案管理工作任務的日漸繁重，現有的檔案管理員的工作壓力較大，還要進一步建立完善的檔案管理分工機制，注重形成相互配合的檔案管理體系，這樣才能滿足新時期檔案管理工作的需要。

4）檔案管理的方法較落后。目前辦公室的檔案管理工作主要以紙質檔案管理的方法為主，辦公室還未能熟悉信息化的檔案管理工作方法，檔案管理人員不能熟練的掌握信息化的檔案管理方式。很多在辦公室自動化網絡中的文件未能有效保存，大量的工作信息未能納入檔案體系當中，傳統的檔案記錄方法嚴重的影響檔案管理工作質量，因檔案管理操作方法不當，很大程度上造成了檔案風險。

3 辦公室檔案管理的具體策略

1）提供檔案職責意識。辦公室應當提高檔案管理的責任意識，力求由專業人員開展檔案管理工作。辦公室主任應當肩負起檔案管理監督的責任，定期對檔案管理工作進行檢查，了解檔案管理工作的具體情況，及時更正檔案管理不到位的問題，在全員配合的基礎上形成良好的檔案管理工作的環境氛圍。辦公室全員應當配合開展檔案管理工作，各業務部門同樣要配合辦公室，由人事部門定期進行辦公室檔案管理人員的專業培訓，并且對檔案管理人員的專業能力進行考核，提升檔案管理人員的責任心。

2）完善檔案管理工作制度。綜合辦公室的運轉建立在完善的制度基礎上，檔案管理工作也應當具有明確制度，發揮制度在約束檔案管理人員方面的作用。首先，建立良性的檔案管理運轉機制，明確檔案管理工作的重點，根據當前檔案管理的重點明確檔案管理工作的指向，保證檔案運轉流程的科學有序。其次，完善檔案管理的登記考核制度，加強檔案管理人員的評價，建立良好的檔案管理統計、考核、評價與獎勵制度。重點分析檔案管理存在的問題，提高檔案管理制度的實用性與可操作性，發揮專職監督人員的重要作用。辦公室檔案管理還要優化標準，加強對職工的具體引導，著力構建檔案管理制度的宣傳機制，形成良好的制度運轉氛圍，提高檔案管理工作規范性。

3）提升檔案員專業性。辦公室檔案管理人員的業務能力、敬業精神、工作態度直接的決定了檔案管理工作的整體質量水平。應當促進檔案管理人員充分的發揮自身的創造性，提高檔案管理工作人員的整體質量水平，大力組織開展檔案管理的業務培訓工作，不斷引進學習先進檔案管理設備，以各種方式提高檔案管理人員的專業性，為檔案管理人員提供專業的培訓知識，這樣才能提高檔案管理的整體水平，彌補行業的經驗，提高檔案管理工作效率，消除檔案管理工作風險，加快檔案建設的步伐。

4）強化檔案管理技術考核。檔案管理人員應當對辦公室工作進行充分的認知，解決好檔案管理運轉體系中發生的問題，監督各部門和相關責任人落實好檔案管理工作的具體任務。首先，加強檔案管理技術人員的教育工作，促進辦公室人員明確檔案管理的重要性和法規意識，引導檔案管理人員正確的認識自己的責任義務，重點監督檔案管理人員的履職效果其次，將檔案資料的管理納入檔案管理考核機制。增強檔案管理的責任意識，明確檔案管理的分工，全面加強辦公室人員的引導考核，督促辦公室人員熟悉檔案管理的方法，達到全面提高檔案管理工作的效率與質量的目標。

5）引進信息化管理方式。新時代辦公室應當引進綜合性的檔案管理方法，注重建立檔案管理工作平臺，強調對現有檔案資源進行科學性的梳理。由于傳統的檔案管理方式有弊端，還要優化檔案資源的信息管理模式，采用信息化的管理平臺對檔案進行管理。首先，辦公室開展檔案管理工作應當樹立服務意識，強調辦公室的綜合檔案員保持與所有部門的有效性，根據各部門工作進行個性化的檔案資源供給。制定個性化的檔案共享機制，在全面了解上下游需求的基礎上開展檔案管理與服務工作。實現檔案管理與服務方式的再升級，強化學習信息化的檔案管理工作知識與方法，不僅可以提高檔案管理工作的效率，降低檔案運轉中的方向，還能滿足新時代人們使用的需要。

4 結論

辦公室的工作任務較為繁雜，辦公室既具有安全保密工作任務，同時還要最大限度的發揮手中檔案資源的實用價值。本文主要分析檔案管理工作的特點，明確檔案管理工作的具體任務，提出解決檔案管理問題的一些思路，著力構建科學化、體系化和專業化的檔案管理工作體系。

參考文獻

[1]潘鑫.信息化時代辦公室檔案管理工作的創新淺談[J].中外企業家，2019（01）：103.

[2]莫曉梅.做好辦公室文秘綜合管理工作優化對策[J].現代國企研究，2018（24）：108.

[3]劉紅英.淺談企業文書檔案管理工作存在的問題與對策[J].河北企業，2016（08）：45-46.

[4]喬前岐.淺談如何做好辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（24）：116.