文書檔案管理中存在的問題與應對措施分析

摘 要：作為企業(yè)單位管理中最基本的工作之一，文書檔案工作能夠準確反映單位的活動狀況與管理水平，隨著經(jīng)濟社會的不斷進步，對于文書檔案管理工作的重視程度也在逐漸增加，相關要求也在進一步提高，但是在當前的文書檔案管理工作中仍然存在較多問題，不利于完善各個單位的工作。基于此，本文就文書檔案管理中存在的問題與應對措施進行分析，首先介紹了文書檔案管理的定義與特點，其次分析了當前文書檔案管理工作中存在的問題，最后從五大方面詳細闡述了解決文書檔案管理問題的具體措施。以此來供相關人士參考與借鑒。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;應對措施;分析

隨著社會的不斷進步與企事業(yè)單位制度改革的深入，文書檔案管理工作也需要進行相應的改變，文書檔案管理工作的作用也得到了凸顯，是提高各項工作的基礎，但是由于文書檔案管理工作銜接存在問題、各部門之間配合度較差及領導對文書檔案管理重視度較低等問題，我國文書檔案管理工作效率較低，難以真正發(fā)揮其作用，因此，這就需要相關文書檔案管理人員不斷創(chuàng)新理念，推動文書管理工作的改革的創(chuàng)新。

1 文書檔案管理的定義與特點

1）文書檔案管理的含義。一般來說，通用文書的具體表現(xiàn)就是文書檔案，是一種文件的總稱，主要是將社會組織與企業(yè)團隊在進行管理活動時產(chǎn)生的、具有一定價值的、可以當成資料進行保存的文件。而文書檔案工作則是指對這些文書檔案進行管理與整合的過程，從而為以后從事相關活動提供參考。

2）文書檔案管理的特點。文書工作是文書檔案管理的基礎，具體來說，文書工作記錄、采集與立卷等過程都是文書檔案管理工作的前提。文書工作的質(zhì)量與文書檔案管理工作有著緊密聯(lián)系。想要提高文書檔案管理工作的效率就需要以認真積極的態(tài)度去做好文書工作，從而更好的保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，文書檔案工作的涉及面較為廣泛，與單位內(nèi)各個層次領域的工作都有著較大聯(lián)系，比如：業(yè)務、人事、財務等等，由此可見，文書檔案管理是一項較為復雜的工作，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑k公，對于工作人員的要求也在逐漸提高[1]。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理工作銜接存在問題。對于大部分文書檔案管理人員來說，很難真正將文書工作與檔案管理工作相連接，在進行工作時總是分開處理，最后就會導致兩者的分離，不利于文書檔案管理工作銜接的緊密性，在一定程度會使二者脫節(jié)。

2）各部門之間配合度較差。文書檔案工作涉及的范圍較廣，需要各個部門的配合與協(xié)作，但是在當前文書檔案管理過程中，部分單位部門不能夠積極配合，拒絕提供相關文書材料，文書檔案管理部門不能較為及時的進行收集，最后都會導致部分具有價值的文件丟失，不能為企業(yè)未來發(fā)展提供參考。

3）領導對文書檔案管理重視度較低。對于企業(yè)來說，文書檔案管理工作，不能直接帶來經(jīng)濟效益，因此企業(yè)領導人員在文書檔案管理工作中投入的力度較小。一般來說，只要保證文書檔案的完整性，在需要的時候能夠作為參考資料即可，這樣一來就很難提高文書檔案管理人員的工作熱情，在進行工作時也不能投入全部精力。

3 解決文書檔案管理問題的具體措施

1）加強員工培訓，提高工作質(zhì)量。文案檔案管理人員的素質(zhì)對于工作質(zhì)量的提高有著最直接的關系，因此，想要進一步提高我國文書檔案管理水平，提高人員素質(zhì)則為一條有效途徑。首先在聘請文書檔案管理員時，要選擇一些綜合素質(zhì)、文化水平較高的人才，最好是選取一些學習能力較強的年輕人，盡管其缺乏相應的工作經(jīng)驗，但是可塑性較強，能夠通過企業(yè)的培訓而快速適應工作要求。其次可以提高工作人員的思想道德素質(zhì)，文書檔案管理工作涉及范圍較廣，與單位各個方面都有著緊密聯(lián)系，其中部分文件甚至對于公司發(fā)展有著重大影響。因此，只有不斷提高工作人員的思想道德修養(yǎng)才能夠讓文書檔案得到更好的保護，避免相關重要文書檔案丟失。在此過程中也可以設立獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵，激勵其工作斗志，而對于一些因私人原因而造成單位文書檔案損壞、丟失的員工，則要給予警告甚至是金錢賠償，從而更好地約束員工的工作規(guī)范。最后對于企業(yè)內(nèi)的原有員工，為了讓其適應新時代的發(fā)展，應當設立定期的培訓機構(gòu)。通過培訓來加強對新知識的學習與新技能的掌握，從而推動文書檔案工作的變革[2]。

2）做好文書檔案管理銜接工作。文書檔案管理工作中。不可或缺的一環(huán)就是文書檔案管理工作的銜接工作，因此對于文書檔案管理工作的前期工作與后期工作都要進行了解，對于文書檔案管理工作來說，其前提就是優(yōu)秀的文件的提供，只有文件工作者提供叫較為優(yōu)質(zhì)的文件材料，才能夠省略相關文書部門處理文件這一環(huán)節(jié)，大大提高文書管理工作的效率。其次，文書檔案管理工作之后就是對文書的分類與保存，因此要設立專門的人員，明確其職責與任務，讓相應的文書材料能夠準確歸檔[3]。

3）加強各單位的配合。文書檔案的歸檔是由各個部門共同合力完成的，一般來說，文書檔案的收集主要來源于各個部門單位，只有準確掌握各部門之間的聯(lián)系，發(fā)揮檔案管理部門的樞紐地位，才能更加準確的獲得有價值的文書材料。在工作中檔案管理工作人員要對各單位的新情況進行及時了解，根據(jù)情況去準備收集資料工作的方法，除此之外，文書檔案管理人員要加強各部門的聯(lián)系能夠在第一時間收集一些信息，并且進行歸檔整理。

4）規(guī)范文書檔案管理工作。想要進一步規(guī)范文書檔案管理工作，首先，可以對一些文書材料進行統(tǒng)一命題，防止在計算機掃描管理過程中難以識別一些命題模糊的文書材料，更好的提高檢索準確率。其次，重新組合一些檔案卷宗。在文書檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容混亂且組卷較厚的卷宗，在規(guī)范文書檔案管理工作時，可以重新填寫不規(guī)范檔案，如一些無標題、無目錄、無頁碼的檔案文件，通過重新編排來達到規(guī)范標準。最后，在當前文書檔案管理工作中，主要采用計算機技術(shù)進行管理，但是計算機難以排除一些過時的卷宗，因此在掃描前就要對檔案材料進行相關檢查，將一些無效、無用卷宗提前去除，節(jié)省計算機歸檔管理的時間，讓文件檔案管理工作的效率大大提高。

5）加強領導重視程度。想要從根本上提高文書檔案管理工作的水平。就需要加強領導的重視程度，讓領導認識到文書檔案管理工作對于其他工作的重要性。想要提高領導對文書檔案工作的重視程度，首先可以通過開展宣傳工作來展現(xiàn)出文書檔案的重要性及加強管理的必要性，從而更好地落實文書檔案管理人員的招聘工作，同時也能夠更好地對文書檔案管理部門進行整改，并且能夠頒布相關規(guī)定文件，比如《檔案法實施辦法》等，從而更好地規(guī)范文書檔案管理工作，提高管理水平與效率[4]。

4 結(jié)束語

各事業(yè)單位在開展活動時最重要的參考指標就是文書檔案，因此，只有做好文書檔案的管理工作才能更好地為活動的開展提供依據(jù)，而通過加強員工培訓，提高工作質(zhì)量、做好文書檔案管理銜接工作、加強各單位的配合、規(guī)范文書檔案管理工作與加強領導重視程度等具體措施從而進一步解決當前文件檔案管理工作中存在的問題，讓文書檔案管理工作質(zhì)量與水平得到進一步提高，從而推動各事業(yè)單位活動的可持續(xù)開展。

參考文獻

[1]毛英女.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].傳播力研究，2018，000（018）：P.220-220.

[2]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018，000（004）：155.

[3]周禮麗.文書檔案管理中存在的問題及對策分析[J].企業(yè)文化旬刊，2018，000（003）：129，154.

[4]李娜.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策解析[J].中外企業(yè)家，2018，605（15）：76.

作者簡介

吳倩（1987-），女，漢，武漢江岸區(qū)，本科，中級，研究方向：檔案管理。