檔案工作的基本現狀和發展趨勢

摘 要：機關單位的檔案屬于政府內部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力從而使重要機密得到有效保護。而我國機關單位在檔案管理工作上仍然有進步的空間，近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強的現象，從而致使檔案管理工作質量得不到保障。尤其在新形勢背景下，更需要利用現代信息技術優化基礎建設，從而從根本上推動機關檔案工作整體水平上的提升。因而本文主要基于檔案工作的重要性及存在的問題進行策略探討，以期為后續提升檔案管理水平提供理論依據。

關鍵詞：機關單位;檔案管理工作;現狀與趨勢

1 引言

機關檔案管理工作質量對于國家發展和決策具有關鍵作用，因而機關單位在進行檔案管理工作時就需要保持高度的嚴謹性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內部的公文進行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應策略的規范，但其中仍然存在著眾多問題，因此給機關檔案管理工作帶來了很大的安全隱患，故本文主要根據當前機關檔案管理工作的實際情況，給予相關的優化策略，以此推動機關檔案工作整體水平的提升。

2 檔案規范化管理的必要性

2.1新形勢下社會發展的需要

機關檔案是關系我國決策和黨中央文件保密質量的重要環節，因而在新時代背景下，就需要機關單位進行檔案工作制度的變革，從而更好地適應國家決策發展的需要，同時也能更好地維護社會的和諧穩定。在現代快速變動的社會節奏中，檔案管理工作也需要伴隨著社會的發展而做出相應的改變，以此更好地推動機關檔案管理工作的正常發展。

2.2 機關加強自身管理的需要

機關檔案管理工作規范化是為日常管理工作樹立了標桿，其能更好地帶動整體管理工作的積極性，從而對機關工作單位中遇到的問題進行及時地解決和處理，從而降低問題蔓延范圍。同時，機關檔案管理工作的規范化也能為機關單位樹立良好的形象，從而推動機關單位運行的效率，強化機關對自身的管理。

3 檔案工作的基本現狀

3.1 檔案整理工作缺乏規范性

機關單位是對國家文件進行整理、歸檔的重要執行者，其工作質量將直接關系到國家的正常發展，尤其對于機關內部的重要文件，更需要對其進行分類整理，并做好登記工作，以便在后續工作中及時地進行方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，經調查發現有部分機關單位工作者往往抱著消極怠工的態度對檔案進行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現象。對檔案進行無序地管理不僅會影響后續的工作進程，同時也可能導致重要文件出現丟失現象，影響檔案工作的保

密性。

3.2 檔案管理工作信息化水平不高

隨著現代信息技術水平的不斷提升，檔案管理工作也日益地需要借助信息技術進行管理，從而提升檔案管理的工作效率，以及提高管理工作的保密性和安全性。但經調查發現，當前部分機關單位仍然未能充分跟上時代潮流，采取保守的態度進行檔案管理，這不僅使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時也不利于檔案管理工作的正常

發展。

?3.3 檔案管理工作人員業務水平參差不齊

機關單位人員往往采用國家統一考試的形式進行錄用，然而其在實際的操作能力上卻難以得到均衡化發展，也由此導致了機關單位檔案管理工作人員業務水平參差不齊現象的存在。機關單位工作人員對檔案工作的重視意識不強，從而導致在實際的工作過程中出現工作隨意、散漫的現象，從而影響檔案管理質量。

4 檔案管理工作發展趨勢

4.1 檔案管理工作日益規范化

機關檔案中的政府公文、黨的相關政策都是屬于十分重要的機密文件，因而在具體的操作過程中需要增強其管理的嚴謹性，對其工作流程進行規范化管理，對同類型的檔案進行分類整理、歸檔，以此提高后續工作的便利性。因而機關檔案管理人員需要嚴格按照《檔案法》中的相關規定對檔案進行管理及存放，并對其整理后的檔案進行再次檢查，完善健全檔案管理機制，對于檔案管理工作人員胡亂堆放檔案的行為要進行及時地禁止，同時要求其進行分類存放的同時貼好標簽，以便于后續登記工作的進行。而在規范條例的約束下，未來的檔案管理工作也將更加規范化。

4.2? 檔案管理工作日益信息化

現代計算機技術及信息技術的快速發展為檔案管理工作帶來了極大的便利，因而機關單位檔案管理者要摒棄傳統管理方式，積極地將現代信息技術融入到檔案管理工作中，以此提高管理工作的效率，也能更好地提高檔案存放的安全性。信息技術還可以有效簡化冗余信息，將紙質版文件資料輸入電腦中進行存檔，能夠更好地提升文件的安全性，避免外界因素而導致的文件丟失而影響檔案的完整性。因而為了更好地推動機關檔案工作整體水平的提升，就需要緊跟時代發展的步伐，不斷完善基礎建設，配備相應的計算機、打印機等進行檔案管理，以此為提高檔案管理工作信息化奠定良好的基礎，由此在未來計算機技術不斷發展的狀況下，檔案管理工作的信息化水平將得到進一步的提升。

4.3? 檔案工作人員日益專業化

為了更好地提高機關單位工作人員的綜合素質，就需要在招聘時招收檔案學相關專業的人才進行檔案管理工作，并在后期工作中給予相應的業務操作指導，以此切實提升機關單位檔案管理工作人員的整體業務操作能力。其次，還可以采取定期培訓的方式，邀請專業的檔案管理人才來開展培訓班，以此提升機關單位檔案管理工作人員學習的積極性和業務能力。除此之外，為了機關單位檔案管理工作人員能夠更好地運用信息技術進行檔案整理和登記，就需要強化其計算機操作、信息化建設等能力，定期開展計算機操作能力的實訓，讓其將所學到的信息技術運用到檔案管理工作中，提高檔案管理的工作效率。最后，為了更好地調動工作人員工作的積極性，機關單位還需要制定相應的激勵政策，采用檔案管理工作知識及能力競賽的形式，讓工作人員在放松身心的同時，也能更好地吸收法律法規、檔案學等理論知識及檔案管理實際業務內容，并通過物質獎勵的方式讓管理人員時刻對檔案管理知識進行熟記，以備戰比賽，從而切實地提升其綜合素質能力。由此一來，將使得檔案管理人員的專業性得到提升。

5 結束語

總而言之，為了更好地提升機關檔案管理工作水平就需要充分運用當下先進的信息技術，以此提升其工作的嚴謹性。其次，機關檔案工作質量需要人為地進行控制，這就需要對機關單位工作人員進行綜合素質的培訓，以此提高其業務操作能力。基于不同的問題，相關管理層應給予不同的措施進行應對，以此切實地提升機關檔案管理

水平。

參考文獻

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作者簡介

王夢婕（1992-），女，漢族，新疆奎屯市，碩士，新疆大學檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理。