試論事業單位文書檔案的規范化管理

關山

摘 要：事業單位具有社會服務的屬性，在事業單位日常管理當中，文書檔案管理是重要的工作內容，文書檔案的管理效率及管理質量決定著事業單位的服務質量，也與民眾的切身利益息息相關。如何提高文檔案管理效率、實現規范化的文書檔案管理是當下事業單位需重點關注的問題。基于此，本文將對事業單位文書檔案管理現狀進行分析，進而提出實現事業單位文書檔案規范化管理的有效策略，以期提升事業單位的檔案管理質量。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;管理質量;規范化

經濟的增長與社會的高速發展為事業單位的改革帶來了契機，作為服務型機構，事業單位所涉及的業務范圍較廣，需要收集與整理書面資料數量較多，文書檔案管理工作所擔負的任務極為艱巨。因此，事業單位應采用可行性的方法提升文書檔案管理的規范化與科學化發展，確保文書檔案的重要價值得以充分展現。

1 事業單位實現文書檔案管理規范化發展的重要性

在事業單位日常管理工作當中，文書檔案的收集與管理是必不可少的環節，會對文書檔案的管理質量產生決定性影響。事業單位應選擇適合的方式進行信息的有效收集，并采用合理的方式進行信息分類，實現文書檔案存儲環境的優化。檔案管理人員應結合相關的標準及規范進行檔案資料的整理與編目，進而實現文書檔案的規范化管理。文書檔案管理得以規范后，文書檔案的查找與鑒定更加便利，可有效節約檔案查找時間，還可對無價值檔案進行及時淘汰與合理銷毀，以此促進文書檔案管理水平的提升，推動文書檔案管理工作的順利開展，進而降低文書檔案的損毀與丟失風險，使文書檔案管理工作的開展更加流程化與規范化。

2 當前事業單位文書檔案管理現狀分析

1）文書檔案管理不集中。缺乏集中管理是當前文書檔案管理工作中面臨的主要問題，檔案分散于各個部門，這會對檔案管理的高效開展產生影響。部分事業單位有多個下屬單位，且各個單位都建立了檔案室，檔案管理人員數量眾多，且數據也極為分散。同時，各個單位之間的職能及服務對象并不一致，未能做到及時有效的溝通，因此工作效率難以有效提升。

2）檔案存儲成本高、安全性差。事業單位涉及的檔案類別及數量眾多，因此需要建立多個檔案室進行檔案文件的存放，且需在各個檔案室中安裝空調設備或空氣干燥設備，同時還需配備檔案管理工作所需的計算機及其他設備，因此事業單位必須投入大量的資金用于相關建設，檔案存儲成本難以有效降低。部分事業單位由于空間有限，只能租借庫房進行檔案存儲，存儲成本更高。此外，由于檔案管理過程中對檔案管理制度執行不嚴格，未能實現檔案的分類管理，這為部分重要檔案帶來了損毀與丟失的隱患，檔案安全難以保障。

3）文書檔案管理人員數量不足且素質尚需提升。由于文書檔案工作較為復雜，且具有一定的專業性，因此，對事業單位的檔案管理人員的素質及技術能力要求相對較高，檔案管理人員還需具備組織協調能力與執行能力。然而部分事業單位的文書檔案管理人員嚴重不足，或是還需兼任其他工作，因此無法將全部精力投入到文書檔案管理工作當中，致使文書檔案工作難以細致與高效完成，存在一定的失誤問題，這會對相關人員帶來一定的利益損失。同時，部分文書檔案管理人員不具備較強的專業素質及能力，在文書檔案存儲、整理以及歸檔環節執行力不高，且未能合理進行檔案目錄的編制，致使檔案管理效率無法滿足相應的需求。

4）文書檔案管理模式有待更新。管理模式的陳舊落后對文書檔案管理工作的開展起到了一定的阻礙作用。在計算機技術與數字檔案管理技術逐步融入各個行業領域的當下，事業單位還未實現自動化與數字化的文書檔案管理，因此其檔案管理質量與社會經濟發展的需求并不一致，進而限制了其服務質量的提升。部分事業單位雖應用計算機技術以及數字技術，但卻未能實施良好的管理，未能結合本單位的工作屬性，也未對文書檔案的管理特點進行分析，研發出的管理軟件可操作性不強，并且所使用的技術及設備也未能及時更新。部分事業單位雖引進了檔案管理系統卻處于閑置狀態，依然采用人工方式進行文書檔案管理，這些問題的存在阻礙了文書檔案管理工作的規范化

發展。

3 事業單位實現文書檔案規范化管理的有效策略

1）重視文書檔案管理工作。由于事業單位的領導層對文書檔案的重視不足致使文書檔案管理工作未能高效推進，檔案管理質量也難以提升。因此，事業單位要想實現文書檔案管理工作的規范化，領導層需從自身理念的轉變入手，重視檔案管理工作，積極進行管理思維與管理模式的轉變，以服務民眾作為文書檔案管理工作開展的目標，并對檔案管理人員的工作情況進行監督，以自身的行為帶動文書檔案管理工作的高效開展。同時，事業單位還應積極進行文書檔案管理工作重要性的宣傳，提高全社會對檔案管理工作的了解，進而使之積極主動的配合文書檔案管理工作的開展。此外，事業單位還應從資金及政策兩方面獲取上級領導或財政部門的支持，為檔案管理工作提供充足的人員及管理資金，提升檔案管理人員的責任意識，規范檔案管理秩序，建立起綜合、全面、高效的檔案室。

2）確保文書檔案管理政策的有效落實。在領導重視文書檔案管理工作的基礎上，還要確保各項管理制度的貫徹與落實，才可保障文書檔案管理工作的有效開展。（1）合理配置文書檔案管理人員。事業單位應以各個部門的工作性質為依據，結合其工作量而進行文書檔案管理人員的配置，并確保所配備工作人員的能力可勝任該崗位工作，并對各個崗位的工作職責進行明確，制定與實施責任終身制度。（2）共享公共資源。由于事業單位有多個下屬單位，各個單位分別進行文書檔案管理設備及基礎設施的建設必然會造成資源浪費，因此，應對各部門的資源進行有效整合與合理規劃，打造可實現公共資源共享的系統，合理進行辦公設備的配置與共用，以此節約辦公資源。（3）及時更新檔案管理系統。事業單位應對檔案管理系統進行及時更新與升級，以此保障檔案管理工作的高效與安全開展。事業單位應引進國內外先進的數字化管理系統，使用電子檔案取代傳統的紙質檔案管理模式，進而構建出更加系統與完善的檔案管理體系。

3）建立與優化檔案管理制度。文書檔案管理制度是否科學合理決定著檔案管理工作能否高效開展。因此，事業單位要詳細分析與了解文書檔案管理中的問題，對其不足之處進行及時的調整與改進，對文書檔案管理制度的缺陷問題進行及時的完善，以此為文書檔案管理工作的規范化與高效化開展提供制度保障。同時，事業單位應對文書檔案管理人員的素質及技能進行強化，通過定期的培訓加深其對文書檔案管理工作的了解，使之具備實踐操作能力，并具備良好的保密意識。此外，事業單位還要對檔案管理人員的工作績效情況進行考核與評價，制定科學完善的獎勵機制，進而推動文書檔案管理工作的規范化發展。

4 結語

在事業單位管理工作當中，文書檔案管理是管理工作的重心，促進文書檔案管理質量及效率的提升有利于強化事業單位的管理質量，提升其服務能力，可滿足社會經濟發展下對文書檔案管理日益提升的需求。事業單位應結合自身發展的實際，推進文書檔案管理的信息化建設步伐，重視文書檔案管理工作，確保文書檔案管理政策的有效落實并建立與優化檔案管理制度，為文書檔案管理的規范化發展提供保障。

參考文獻

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