開拓創新?跨越發展?全面提升工程檔案管理水平

賈國華

截至2020年，中國建筑五局河南公司已深耕中原18年。18年來，河南公司從無到有，從有到優，經過六年的高位增長，公司的發展規模和任務結構都有了深刻的變化：公司在建項目由26個增長到120個，經營版圖從省內的7個地市擴張到河南、山西、山西、河北、海外等30多個城市，業務涉及房建、基礎設施、投資、海外等多個版塊，陸續承接了“十三五”國家級重大科技項目國家超級計算鄭州中心，全局首個軍民融合項目山西長治一號院，鄭州軌道交通3號線、三門峽市國道310南移新建工程、許昌中心醫院、駐馬店青少年宮龍湖金融島外環等省市重點工程。2019年公司綜合實力進入五局前三，連續兩年獲得五局“最具成長性單位”，綜合實力位居中建在豫企業第二，對外擦亮河南品牌，對內實現跨越發展。

公司的工程檔案管理工作圍繞“提質攻堅”“品牌建設”主題，做深做細結構轉型、管理升級、協同聯動三大抓手工作，發揮檔案價值，做好檔案利用服務的同時，注重工程檔案隊伍建設，全面提升業務能力。

1 房建、基建兩手抓;投資、海外都要懂

隨著公司業務的發展，所承接投資大、標準高的地標性建筑越來越多，除了市政、地鐵、公路等類型的項目，還拓展了投資和海外業務，這給工程檔案管理工作帶來了新的挑戰。針對房建、基建項目，公司層面主動對接各個歸口的政府檔案部門，明確各歸口單位的檔案要求;修訂了公司《工程資料管理辦法》，規范了公司部門、分公司和項目層面的分工和職責，明確了工程資料和工程檔案的檢查和考核。公司技術部還制定了房建、市政、地鐵、公路項目工程檔案的移交清單，項目開工對工程檔案的整理進行分解，并交底到人。針對高標準、高要求的項目，還積極溝通甲方職能部門，明確甲方要求，確保工程檔案順利移交。

針對投資類項目，明確屬地政府各類工程建設項目的對口部門、工程建設審批流程和準備材料，制定投資類項目工程核心檔案移交清單和交底書，做到專人保管、過程歸檔。

硬件上，公司按照要求設置了工程檔案室，建筑面積90m2，檔案密集架21列，鐵皮檔案館50組，和一系列現代化管理設備。目前，公司工程檔案庫藏項目55個，歸檔核心檔案，20卷，12772冊科技檔案，核心檔案歸檔率和工程檔案歸檔及時率100%。

2 管理升級，過程精品，各階段規范管理

公司技術部對所屬的項目工程檔案采取集中統一，分工協作的管理體制。公司層面制定工程檔案管理制度，明確項目各崗位職責，過程考核。在工程建設過程中，技術部參與工程建設全過程。項目部負責工程檔案的收集累積、移交歸檔，公司定期對項目收集材料的完整性、及時性進行審查，確保項目工程檔案管理工作與工程建設同步進行。每個項目開工就填報《工程項目檔案管理備案登記表》，按項目性質簽訂《核心檔案歸檔交底書》，方便公司技術部第一時間掌握項目備案信息，開展檔案督導。工程竣工驗收前，技術部對項目工程檔案進行檢查，并提出歸檔要求，確保工程檔案順利入庫。入庫檔案完成電子版三級目錄的編制，并導入局檔案系統。工程檔案歸檔后，項目部在線提交《工程檔案歸檔認可書》和《分包單位情況一覽表》，方便考核的同時，也為后期的維修等提供一手資料。

在嚴把工程檔案審核關的同時，公司還采取有效措施從思想意識上提升歸檔檔案的質量。項目經理為工程檔案的第一負責人，把竣工檔案的歸檔質量標準列入項目“績效考核”中，對歸檔完整率、及時率等進行考核并適當獎罰，促進工程檔案歸檔質量的提升。

3 協同聯動，信息化助推檔案管理

一直以來，信息化工作是公司的亮點，在局內部得到廣泛認可。工程檔案如何借助信息化平臺來實現管理優化，是技術部工程檔案管理的一個突破。

項目在開工后，項目部檔案員在協同項目部空間建立資料管理目錄，按照局工程檔案移交目錄的要求建立對應的文件夾，施工過程中將項目形成的檔案文件定期上傳備份。公司技術部每月通過協同平臺對各項目上傳檔案進行檢查通報。

項目層面的檔案管理表單和外部來文，全部協同填寫并發起流程，流程結束后自動歸檔，項目竣工后可直接導入總公司檔案系統，為項目后期檔案的整理工作提供便利，實現全司前期重點工程檔案的網絡化管理。項目部還可以針對上傳檔案的內容，對所傳檔案進行密級界定，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以確保檔案安全。

4 助力服務，深挖檔案利用價值

工程檔案資料的收集、歸檔工作是為了后期檔案的利用;反之，更好的開發利用檔案，也會促進檔案管理工作。財務、招投標和維修人員是后期工程檔案的利用主體。例如《分包單位情況一覽表》，便于維修人員在后期維修時責任認定和責任劃分提供依據;還為財務人員竣工項目申請退還繳納農民工工資保證金提供工程竣工驗收、備案表全套資料;工程建設過程中，難免會發生工程索賠等經濟活動，工程檔案中的原始記錄、驗收記錄作為憑證，可以合理合法的維護公司的利益，達成正當訴求。

今后，技術部會由以往的“被動服務”向被動與主動相結合的模式轉變，根據企業的發展，圍繞企業的科研和建設加強工程檔案信息資源的利用，合理預測企業對不同工程檔案的需求，發揮主觀能動性，使得工程檔案中的科技信息能夠與實現生產要素相結合，轉化為現實的生產力，發揮檔案效益，創造更多經濟價值。

5 加強團隊建設，業務能力與時俱進

由于公司目前的現狀，項目層面的檔案管理員均為兼職，專業知識和實踐經驗不足是無法規避的問題。針對以上問題，公司首先完善工程檔案相關管理機制，并且加強檔案業務的培訓和技能培訓，并將其納入單位的人才培養規劃中來。公司也定期組織多渠道、多形式的觀摩和交流，學習推廣檔案創新管理經驗，促進檔案人員開拓視野，提升業務能力。隨著公司不斷轉型，技術部也加強在投融資類項目工程檔案的收集和整理工作作為下一步培訓和學習的重點。

隨著公司發展步伐的加快，工程項目日益增多，對于規范、高效、保質保量實現工程檔案管理的要求也日益迫切。今后，我們要創新管理模式，加強管理認識，提升自身業務水平，完善相關制度，以新作為、新發展、新面貌回應公司轉型發展的新時代，支撐五局“更優、更強、更大”的發展新格局。

參考文獻

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