突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機制

劉彥君

摘 要：檔案是國家及企業(yè)的寶貴財富之一，檔案工作應(yīng)急機制是最大程度的預(yù)防和減少突發(fā)事件對檔案可能造成的危害和損失的有效途徑。因此，各單位應(yīng)建立突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機制，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，提高突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)對及應(yīng)急處理能力。本文首先簡單介紹了檔案工作應(yīng)急機制，并闡明了關(guān)于建立突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機制的相關(guān)內(nèi)容，提出了突發(fā)事件中應(yīng)遵循的檔案工作規(guī)章制度。為突發(fā)事件下做好檔案工作應(yīng)急處理提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件;檔案工作;應(yīng)急機制

近年來，國內(nèi)外各種重大突發(fā)事件頻發(fā)，給社會上眾多領(lǐng)域帶來嚴峻挑戰(zhàn)。尤其是一些全球性的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，會給世界各國帶來嚴重的經(jīng)濟損失。面對這些突發(fā)事件，圖紙文件等檔案資料能夠為應(yīng)對突發(fā)事件提供重要的幫助，即檔案工作在應(yīng)對突發(fā)事件時具有重大意義。因此，如何建立健全突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急機制是我們檔案工作者研究的重點。

1 檔案工作應(yīng)急機制概述

檔案是國家的記憶、企業(yè)的生產(chǎn)命脈之所在，它記錄著國家的歷史、企業(yè)的發(fā)展，是社會的寶貴財富，具有非常重要的價值。檔案具有數(shù)量少、信息量大、價值高等特點，另外，檔案一經(jīng)破壞將是不可逆的損失。檔案工作應(yīng)急機制是為了預(yù)防和處理各種人為或自然的突發(fā)事件對檔案造成的影響而設(shè)立的應(yīng)急處置方案，以期能夠降低檔案損失。檔案工作包括兩個方面的內(nèi)容：一是面對突發(fā)事件時檔案的保留和轉(zhuǎn)移，相關(guān)人員要盡可能的保證檔案的完整性。二是應(yīng)對突發(fā)事件過程中形成的檔案，相關(guān)人員要進行收集和管理。檔案工作應(yīng)急機制的建立不僅是確保檔案安全的有效途徑，而且是應(yīng)對檔案突發(fā)事件的重要舉措。建立檔案工作應(yīng)急機制應(yīng)注意以下問題：1）檔案工作應(yīng)急機制的建立雖然能夠一定程度上減少檔案的受災(zāi)度，但是也會造成部分工作人員過度依賴應(yīng)急機制，安全意識逐漸降低。因此，應(yīng)該加強檔案安全的宣傳工作，提高相關(guān)工作人員乃至社會群眾的檔案安全意識。2）應(yīng)急機制的建立應(yīng)該以預(yù)防為主，防治結(jié)合。3）應(yīng)急機制中考慮突發(fā)事件的種類、突發(fā)事件帶來的后果時，應(yīng)該結(jié)合以往經(jīng)驗，做到盡可能的全面。

2 突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機制

2.1 領(lǐng)導機制

根據(jù)以往經(jīng)驗以及突發(fā)事件的等級提前成立檔案工作應(yīng)急處置領(lǐng)導小組，在發(fā)生危及檔案安全等的突發(fā)事件時，能夠統(tǒng)一指揮、組織和協(xié)調(diào)事故的處理、救災(zāi)的管理，盡早收集統(tǒng)計本部門的受災(zāi)情況和受災(zāi)程度，及時向上級主管部門匯報。其次，能夠統(tǒng)一組織收集和管理突發(fā)事件中形成的檔案，為未來的檔案工作提供良好的事件預(yù)警，主題教育，專業(yè)培訓等的參考資料。因此，各部門和各企事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，做好應(yīng)對重大突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案處置工作，建立健全相關(guān)領(lǐng)導機制，在災(zāi)害來臨時可以有條不紊的做好檔案收集整理工作，為國家和社會、為企業(yè)記錄下第一手資料。

2.2 責任人機制

重大突發(fā)事件檔案管理以及應(yīng)急處置工作，離不開檔案工作者的勞動與付出。因此，有必要成立檔案工作應(yīng)急處置工作小組，培養(yǎng)建立一支專業(yè)素質(zhì)過硬、責任意識較強、響應(yīng)快速的檔案管理隊伍，以應(yīng)對重大突發(fā)事件。要從根本上提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平，建立重大突發(fā)事件檔案管理責任人體系，在檔案信息保存、檔案收集、信息反饋等方面建立相應(yīng)的管理隊伍，明確責任分工，獎懲分明，落實崗位責任追責機制。在應(yīng)對突發(fā)事件時，可以簡潔高效的去處理問題，收集信息，在事件發(fā)生后，也更加方便的去尋找管理上的漏洞，健全檔案管理機制。

2.3 宣傳工作機制

做好檔案工作關(guān)鍵是要增強檔案意識，檔案意識是指對檔案工作的性質(zhì)、作用和價值的認識，包括兩個層面，一是指檔案工作者對本職工作的態(tài)度與認識，二是指全社會的人員對與檔案工作的認知、看法、了解程度等等。我們不僅要加強檔案工作者的檔案意識，增強其業(yè)務(wù)水平，還要大力宣傳檔案工作，培養(yǎng)和強化全民檔案意識，使全社會形成“珍惜檔案、重視檔案、保護檔案、合理利用檔案”的觀念，讓社會各界認識到檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、助力中國夢”這一重要意義。

3 突發(fā)事件中應(yīng)遵循的檔案工作規(guī)章制度

3.1 應(yīng)急情況通報制度

突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急情況通報制度是指應(yīng)急事件的匯報流程和處置過程的通報方式，它是各級人員之間相互通報突發(fā)事件詳情的渠道，也是各級人員了解突發(fā)事件實際情況的主要途徑。通過突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急情況通報制度能夠建立多方聯(lián)系，快速部署和開展相關(guān)檔案應(yīng)急工作。因此，相關(guān)部門之間恪盡職守、相互協(xié)調(diào)配合對做好檔案應(yīng)急工作具有重要意義。

3.2 應(yīng)急預(yù)案制度

應(yīng)急預(yù)案就是針對將來可能發(fā)生重大突發(fā)事件而事先制訂的計劃或方案，其核心思想就是未雨綢繆，防患于未然，通過日常工作中時刻準備的應(yīng)急預(yù)案工作，對未來有可能發(fā)生的突發(fā)事件做到事先預(yù)警、超前規(guī)劃、及時化解。把檔案應(yīng)急預(yù)案管理工作納入常態(tài)化、正規(guī)化、法制化的道路，建立重大突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案體系，在災(zāi)害發(fā)生時最大限度地減少損失，保證檔案的安全。

3.3 應(yīng)急培訓和演習制度

應(yīng)急培訓和演習是檔案工作人員了解檔案突發(fā)事件應(yīng)急知識、檢驗應(yīng)急預(yù)案有效性和可操作性的方式和方法。通過定期組織應(yīng)急培訓，提高工作人員的應(yīng)急防災(zāi)意識和抵御災(zāi)害的技能水平。通過定期開展應(yīng)急演習，增強突發(fā)事件應(yīng)對管理的有效性和操作性，提高工作人員的應(yīng)急事件快速響應(yīng)能力和應(yīng)急處置實戰(zhàn)能力，并通過演習找出不足，及時修正改進應(yīng)急預(yù)案。

3.4 突發(fā)事件中形成檔案的應(yīng)急收集原則和范圍

檔案的應(yīng)急收集是突發(fā)事件下檔案工作的第一步，它關(guān)系到突發(fā)事件中檔案是否能完整保存。在檔案的應(yīng)急收集工作中，應(yīng)該遵循以下原則：1）突發(fā)事件下應(yīng)盡早進行檔案收集工作。2）突發(fā)事件下應(yīng)收集多種類型的檔案。3）突發(fā)事件下應(yīng)廣泛收集檔案，即檔案收集范圍要廣。檔案的應(yīng)急收集范圍包括與突發(fā)事件相關(guān)的文件、圖片和影像等材料以及應(yīng)急處置過程中各類執(zhí)行文件。

4 小結(jié)

總而言之，在突發(fā)事件下的檔案工作時間緊、任務(wù)重，檔案的應(yīng)急機制關(guān)系到檔案的完整性，因此，相關(guān)部門和企事業(yè)單位都應(yīng)該重視檔案應(yīng)急機制的建立，嚴格制定并執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，相關(guān)人員也應(yīng)該提高檔案保護意識，提升應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

參考文獻

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