辦公室檔案管理工作規范化思考

張靈芝?耿淑花

摘 要：隨著科學技術的不斷創新和進步，傳統的管理模式已不再適應現代辦公檔案管理，不再滿足當今時代發展的需要。對于行政機關、企業來說，辦公室的檔案管理是非常重要的。目前，越來越多的檔案通過網絡信息進行管理。網絡信息技術使管理更方便、更系統。在現階段，如何提高辦公文件的管理效率是一個非常重要的課題，可以幫助相關部門順利開展工作。如何提高辦公文件管理的效率，已成為辦公管理的重要組成部分。

關鍵詞：辦公室;檔案管理工作;規范化思考

企業必須充分引入先進的信息技術，重視加強檔案信息化建設，推動檔案工作規范化管理，轉變傳統管理模式，組建完善的檔案信息化平臺，對各種檔案文件進行分類存儲以方便后期查詢、調閱與更新。

1 辦公室檔案管理存在的問題

1）管理意識弱，管理方式落后。我國社會已經進入了經濟改革開放的新階段，對于人才的需求量很大，而我國檔案管理專業的人才培養與現在社會所需要的水平相差很多。根據調查，我們可以清楚發現，在一些單位中檔案管理人員大多是企業單位中的任職人員同時兼任的，很少發現企業專門進行招聘。單位企業這樣的做法很容易導致現代辦公室檔案管理的意識薄弱，檔案管理工作只是停留在表面，對日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的責任心不強。與此同時，我們還發現很多單位的檔案管理方法仍然停留在傳統的模式上，與時代的步伐嚴重脫節，在一些偏遠地區，管理模式落后，對檔案管理的重要性也是嚴重缺乏認知。

2）管理人員素質不高。我國現在的教育體制還不能培養出合格的可以滿足社會需求的專業檔案管理人員。我們也知道，檔案管理意識的薄弱，使得許多單位讓自己的工作人員兼職從事檔案管理工作。而他們的知識并不專業，知識層面也是不夠，缺乏相關的專業知識和必要的工作技能，這樣是當前辦公室檔案管理工作急需解決的重要問題。現在是信息快速發展的社會，為了能夠跟得上時代的步伐，要求在檔案管理工作上要應用上現代的信息技術進行輔助，這相應的要求辦公室的檔案管理人員要具備相關的現代辦公軟件操作技能。但是當面對檔案管理所出現的問題時，許多辦公室檔案管理人員就會暴露出專業技能的缺乏，水平相對較低，運用現代辦公軟件的能力不高。所以，要嚴格對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題，這也是現代辦公室檔案能夠順利開展的重要條件。

3）信息化建設較弱。在當前階段，現代化檔案的不斷發展，使得檔案的種類比較繁雜，這對于辦公室檔案管理人員來說也是一個不低的要求。而且又因為現在我國的檔案信息化建設還不太成熟，很多的硬件設施不能跟得上現在工作的需求，這樣也導致了很多單位的檔案管理只能停留在紙的文件管理方式上。而且現在我國的檔案機構缺少一些有關無紙質的檔案規劃戰略和相關的制度設計，系統也并不是那么規范，所以我國的檔案制度對于紙質文件產生了一定的依賴性。我國的檔案在總體上大多時候處在一個隨機的狀態，數字化信息有多種類型，有些會直接儲存到數據庫中，有些會被定下一個時間直接銷毀，還有的會被遷移到一個臨時載體上，管理模式沒有建成一個系統型的模式，這嚴重影響到我國的現代辦公室檔案管理工作。

2 加強企業文書檔案規范化管理的策略

1）加強檔案管理制度建設，明確檔案人員的職責。企業日常工作中各部門的職責繁多，涉及面較廣，企業檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財務檔案、電子聲像檔案以及實物等各類檔案，其中還有設備檔案、科研檔案、基建檔案等。企業做好辦公室檔案管理工作需要嚴格執行檔案管理制度，使檔案管理能夠有據可行，有章可依，在制度上保證企業檔案工作程序化、規范化。在檔案的保管中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發揮其應有的價值。

2）強化辦公室檔案管理的保密工作。檔案管理人員在對辦公室文書檔案進行存儲以及保存的同時，務必按照我國相關的檔案管理制度規定，對企業重要文書檔案進行嚴格保密，管理人員不得私自進行復制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級別的同時，需要根據檔案文書的具體利用對象，對文書檔案的實際保密時間和保密范圍進行規范，與此同時，管理人員需要根據文書檔案的不同保密級別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

3）提高辦公室文書檔案管理信息化技術水平。運用信息技術是提高檔案管理水平和工作質量的主要途徑，信息技術的應用為檔案管理人員提供便利，文書整理、檔案管理等可以借助相應的輔助設備通過文字圖像等方式錄入存儲，使文書檔案更具有規范性，并且信息技術的應用也符合當前時代的發展，辦公室檔案管理信息化發展是企業進行改革提升的一個支點，良好的文書檔案服務于檔案資源的利用是一個重要的前提。另外，二維碼技術在檔案數字化、規范化管理中具有重要的作用，二維碼存儲的信息量大、成本低、容易制作，運用二維碼對檔案進行管理，可以使檔案以信息化的形式進行保存。二維碼運用于檔案管理中，只需要運用手機進行掃描，就可以讀出檔案所在的位置，方便對檔案資料的查閱。運用二維碼技術可以大大提高檔案管理的效率，有利于實現實體檔案的長期保存，從而提高檔案管理的水平。二維碼的運用打破了字符數的限制，可以運用二維碼記錄相關的摘要和目錄信息，還可以對檔案所在的排架位置進行定位，有助于節約檔案管理時間，便于查找相關的信息。

4）提升檔案信息真實可靠性。在檔案管理工作規范化過程中，既要保障工作的效率，同時也要對檔案材料的真實性進行核查。規范化檔案管理并不是一味提升工作速度，而是提升整體的工作效率，從質量上發生改變。隨著信息時代的不斷發展，我們所接觸的數據越來越廣泛，且數量呈爆炸式增長，網絡上的許多信息存在一定的不確定性，因此，在檔案整理中，需要不斷降低檔案整理過程中的錯誤率。此外，企業應當進一步引導檔案管理人員建立良好的工作作風，增強工作的主動性，激勵工作人員以飽滿的熱情投入到工作當中，并且盡量與其他各個部門加強聯系，這樣做有利于第一時間掌握相關數據以及材料，并且大大提升了數據的真實性和可靠性。提高工作人員的責任感，對于工作應當做到一絲不茍，良好積極的心態對于有效開展工作至關重要。

3 結語

辦公室檔案管理可以說是單位企業內部重要的工作內容之一，在各行各業，不管是商業領域還是教育領域甚至是行政領域，都將關注的重點放在了該怎樣提升辦公室檔案管理工作效率。因此，為了提高辦公室檔案管理工作的工作效率和質量，需要不斷完善現代辦公室檔案的管理體系、不斷更新辦公室檔案管理的工作理念、提高工作人員的素質。如果真正將辦公室檔案管理工作的效率進行提高，質量得到改進，企業其他部門的工作才會得到最好的服務，整個工作的進行才會真正順順當當進行下去。改變傳統的檔案管理方式，引進新的具有現代創新模式的信息網絡化管理，讓我國的檔案管理效率能夠真正提高。

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