檔案管理創新與服務模式研究

李玲

摘 要：在社會信息化發展速度越來越快的過程中，針對單位而言，檔案管理屬于極其重要的一項工作內容，能夠促進自身持續發展。想要使檔案管理更加合理，并使自身可以飛速發展，運用現代化手段實施管理工作極其重要。對此，筆者針對檔案管理工作的實際情況，探究了創新檔案管理方式以及服務模式的方法。

關鍵詞：檔案管理;服務模式;創新方法

在國家經濟體制以及政治體制不斷深入改革的過程中，信息化技術發展越來越迅速，對于單位而言，檔案管理決定著自身未來的發展。可是在實際檔案管理過程中，依舊有很多不足存在其中，如，管理缺乏規范性、檔案工作比較滯后等，這些在檔案管理以及服務這兩方面表現的更加明顯。通過對問題產生的原因進行分析，會發現這些問題都是因為傳統管理方式的運用而產生的。因此，想要創新檔案的管理方式以及服務模式，一定要完善基礎服務內容、拓寬服務領域、開發檔案信息資源等。文章探究了創新檔案服務模式的方法，并從信息開發中心的構建、深化層次編制、安全保障體系構建、全方位提供服務等幾方面實現共享檔案信息的目的，希望能夠在此基礎上飛速

發展。

1 對信息開放中心進行構建

在信息化社會飛速發展的過程中，網絡信息資源越來越豐富，以前那種“實體保管”檔案管理模式已經無法滿足當今檔案管理服務的需求。構建WEB檔案管理服務平臺，進而使檔案管理工作可以順利展開。對于開發利用以及回收檔案資源而言，部分單位開始運用建立信息開放中心這種方式，進而使自身發展可以與時代發展相適應[1]。為了對檔案管理方式進行優化，需要合理運用信息化手段。通過檔案的開發，能夠明確檔案的主要宣傳內容、宣傳方式以及宣傳重點等。

想要使檔案信息開發實現多元化，需要從以下幾方面入手：想要使用戶在檢索資料時更加方便，可以通過資源網對檔案數據庫與檔案服務數據包進行構建;想要使檔案資料服務具備更廣闊的空間以及更長的時間，一定要掌握時代發展情況，然后在此基礎上，對信息化系統進行高效構建;還需要探究檔案信息化管理問題，然后實現社會大眾對檔案的查詢，如，登記檔案資料查詢服務、單位內部利用服務等。當然，單位一定要重視邊緣以及利用檔案資源工作。對于此方面存在的不足，能夠在原始檔案信息的基礎上對信息開放中心進行構建，這樣將為針對性較強以及信息含量較高的檔案產品形成提供支持，進而使檔案原件具有的價值充分開發出來。

2 有效落實檔案編制工作

對于檔案管理工作而言，我們必須明確一點，即檔案資料包括單位平時所有數據運行情況以及具體工作內容等，同時還要歸納整理原始數據，并在了解現實工作需求的基礎上，科學地處理所有信息。此外，必須確保信息真實有效，并將有價值的信息歸納整理出來。上述方法都是希望檔案編制與機關單位的發展需求相符合，進而使單位可以在這些數據的支持下穩定發展。實際工作過程中，單位如果想要對檔案信息資料進行科學管理，必須注意以下幾方面內容：其一，檔案將決定著單位未來的發展情況，在檔案編制的時候，單位一定要聘請在此方面經驗比較豐富的專家負責此項工作，進而使檔案資料得到更加科學有效地處理[2]。其二，如果某些資料涉及單位細節問題的，那么在編制過程中，一定要對其完整性以及細致性加強重視。其三，在處理檔案資料的時候，應該及時提交編制好的資料，還需要按照時間順序對資料進行保管處理，同時，還應該將檔案資料具有的價值充分的發揮出來，進而使編制的資料更加全面。四，在對檔案資料內容進行處理的時候，如果文檔檔案來機關單位的管理部門，檔案管理部門一定要做好匯總編制工作。其五，因為檔案數量非常多，而且種類也非常多，應該運用優先有序的方式處理檔案資料。

3 對安全保障體系進行構建

建設成果決定著單位是否能夠長久發展，確保檔案內容不外泄，是檔案管理工作者必須擔負起的責任。針對檔案信息而言，構建完善的安全保障體系，能夠保障檔案管理系統的安全，確保所有歸檔電子文件都可以有效、完整以及真實。同時，對于檔案信息設備以及辦公計算機而言，管理工作者也必須對其進行科學管理;對于涉密檔案的應用系統以及電子設備，必須使保密要求得到滿足;對于涉及機密的互聯網以及計算機系統，應該運用物理隔離方法進行處理，此外，涉密計算機一定不要與互聯網連接，而且還不能運用互聯網對涉密信息進行傳輸。單位必須定期對檔案管理工作者進行安全教育，使他們嚴格保守商業機密，還能夠運用獎罰制度對管理工作者的職業行為進行約束，從而使檔案信息得到安全保護[3]。

4 提供全方位的服務

不但要運用科學的方法對檔案進行管理，還要運用獨特方式將所有思想聯系起來，突破“實質保管”這種傳統檔案管理意識的約束。對于以鑒定、管理、統計、收集、管理數據利用等為主的檔案而言，想要了解他們其中存在哪些有用的信息資源，那么對服務模式進行創新極其重要。創新檔案管理模式具體包括以下幾種：新型電子檔案、檔案管理創新問題、計算機網絡化等。明確重點，并對難點進行突破，保證能夠及時、準確以及完整地對檔案管理提供服務，確保開發檔案新途徑[4]。所以，想要使管理模式能夠達到全方位管理，那么一定要具備強有力的技術支持以及物質保障。對單位信息利用以及開發中心進行構建，使機關單位檔案得以開放，這是檔案管理工作中必須實時的環節。而單位在實際運行的時候，通常會用紙質的方式對檔案進行存檔處理，這無法滿足現代化發展的需求。針對此種情況，一定要為檔案管理提供全方位的服務，強化數據信息建設，將機關單位發展需要的資源提取出來。譬如，對檔案進行電子化管理，能夠明確工程項目的實際情況;想要使檔案管理實現信息化，必須將電子文檔具有的優勢充分發揮出來，能夠使檔案管理實現快速查詢以及搜索等功能。除此之外，還應該對科目進行編目處理。想要全方位為檔案管理提供服務，并對檔案資料進行科學化管理，一定要定期完善檔案信息的實際存儲內容，與此同時，還要嚴格控制數據資源的準確率以及質量等[5]。其一，一定要樹立服務大局、協作、開放、競爭以及改革的發展理念。其二，對整理電子文件的標準進行制定，并構建完善的軟件設施以及硬件設施。其三，運用相應的物資保障以及政策，進而保證單位可以穩定運行。

5 結束語

總而言之，單位檔案管理過程中，如果出現信息處理方式不先進、基礎設施較為落后、檔案室才剛剛建立等一系列問題，致使單位出現檔案信息開發速度較慢或者處理檔案信息效率較低等情況，必須研制出一個新途徑將這些問題有效解決。想要使檔案資源可以服務于單位的發展，那么必須對檔案資源具有的價值進行充分挖掘，然后探究出一個嶄新的發展模式。筆者根據機關單位的檔案管理情況，制定了創新檔案管理以及服務模式的方法，這些方法的實際操作性非常強，希望能夠在此基礎上，獲得更高的檔案管理效率。

參考文獻

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[4]胡燕平，焉丹，楊學來， 等.以搭建供應商平臺來提高我院醫療設備檔案信息化管理的探究[J].中國醫療設備，2020，35（5）：137-140，148.

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