事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究

黃曉光

摘 要：隨著我國經濟轉向高質量發展階段，市場經濟蓬勃健康發展，我國事業單位也逐步開展了創新性改革措施。檔案管理是事業單位開展各項基本工作的基礎和保障，是國家現代化事業建設的基本內容。事業單位的檔案管理改革對我國事業單位整體的服務水平和工作效率的提升有著明顯的作用。本文對事業單位開展檔案管理信息化工作的一些重要性問題進行簡單的闡述，然后分別提出一些檔案管理創新信息化改革的方法和策略，希望本文能夠對現代國家事業單位的檔案管理發展創新改革提供一些幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;服務效率;提升措施;策略

1 做好事業單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作是一個事業單位中一項較為基礎的管理工作，也是提升事業單位行政項目處理效率和服務效率的重要組成部分。做好事業單位的檔案管理工作的意義主要包括以下幾個重要的方面：第一，事業單位的主要領導管理人員可以根據自己的檔案中所需要記錄的檔案管理內容，更加全面、及時地分析掌握事業單位的整體生存和發展的狀況，并根據事業單位檔案中的主要內容發展情況來進行調整及制定更加完善的事業單位發展規劃管理策略。第二，社會各界人士可以根據事業單位檔案的內容來及時分析掌握事業單位的整體發展規劃和管理狀況，從而為其選擇合適的檔案管理機構進行與單位的合作和發展奠定良好基礎。

2 事業單位人事檔案管理及服務效率存在的問題

2.1 人事檔案的管理模式缺乏技術先進性，設備落后

當前，事業單位進行人事檔案管理的主要手段和方式仍為傳統和手工，借助于紙質的形式進行對員工登記檔案信息的收集記錄與其整理。這種傳統的手工管理方式的檔案管理缺陷主要是體現為員工整理記錄的速度慢、出錯的概率相對較高，很難有效保證員工登記檔案信息的全面性與其準確性，同時，紙質資料很容易發生丟失或損壞，對檔案管理工作造成消極影響。另外，不同的事業單位對檔案管理的重視程度不同，這些差異性決定了在人事檔案管理以及設備、設施等檔案管理方面的投入參差不齊，檔案管理的水平各不相同，不利于服務型事業單位的長遠生存和發展。

2.2 事業單位人事檔案管理制度缺乏統一性與標志性

健全的檔案管理制度是推動事業單位實現持續性良好發展的重要保障，然而，大多數事業單位仍然保留著傳統的管理體系，整套機制效率落后，無法應對突發性事件，很難完全跟上信息化發展時期的社會人力資源與經濟發展的實際需要。具體角度來講，鑒于社會各部門之間人事檔案管理制度標準的巨大差異，在人事檔案信息上傳至人事部門之后，缺乏完善的系統與準確的信息收集整理，無法真正實現對人事信息在相關事業單位和社會各部門的有效利用與共享，誘發人才交流不順暢的突出問題。

2.3 人事檔案工作人員專業性與素質參差不齊

阻礙檔案管理工作發展的重要原因還有工作人員的知識和能力水平，尤其特別是管理人員的專業性更為關鍵。但是，許多事業單位礙于各類因素的影響，技術型人才不足，無法充分體現事業單位檔案管理人員工作的水平和專業性，整個檔案管理工作往往凸顯出其粗放性，精細化檔案管理的目標很難真正實現，工作的效果較差，在此從根本上影響檔案管理人員對崗位管理工作安排的科學合理性，無法有效充分發揮檔案管理人才的專業個人使用價值。

3 事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究

3.1 管理意識創新改革

在現階段的國家機關事業單位中，檔案管理的工作沒有充分地受到事業單位應有的高度重視，究其原因主要是由于事業單位領導及其工作人員沒有充分意識到管理檔案管理的工作過于重要性，疏于精細化的管理。因此根據上述的內容可見，要真正想有效地做好機關事業單位工作人員檔案管理的工作，就是需要進一步地加強領導及對基層工作人員的檔案管理責任意識，及時地創新和改革檔案管理的觀念。第一，相關領導必須轉變“重業務，輕檔案”的指導思想，將對檔案管理的觀念納入具體到日常的管理中，重視對檔案的全面、細化和有效管理。第二，改變對基層事業單位管理人員的基層管理觀念和意識。對基層的管理人員離職后應當根據需要及時地更新自身的基層管理意識觀念，全面細致地開展檔案管理工作，以便于后續的檔案資料查找和日常管理使用。

3.2 管理方法創新改革

第一，制定合適的檔案管理方法和目標。事業單位制定合適的檔案管理方法和目標能夠有效促使檔案管理手段的先進化和發展，同時通過不斷健全的檔案管理機制措施來規范和約束檔案管理的行為和方法。第二，事業單位檔案管理應當要以先進的計算機管理技術、網絡檔案管理平臺等技術為基本的管理手段，進一步強化數字化檔案管理方法，不僅能加強對紙質檔案的保存，也大大降低了時間成本。

3.3 監督管理方式改革

由于很多部門或者事業單位的經理和領導對于檔案管理監督工作的并不十分重視，為了進一步提高檔案監督的效率和力度，可以從以下幾個方面展開指導和監督檔案管理工作：第一，制定嚴格的檔案管理制度和檔案監督制度。對于檔案管理人員來說，需要明確有嚴格的檔案管理制度能夠作為檔案管理工作的“后盾”，讓整個檔案管理工作的過程能夠有章可循。第二，加強檔案監督管理手段的制定和實施。除了事業單位要對各部門制定嚴格的檔案監督制度外，還要對各部門采取適當的監督措施等手段來加強其監督，對檔案管理人員以及平時管理和查閱資料人員的檔案管理行為也要進行嚴格的檢查和監督，避免一些不規范、不法行為的出現，加強了對檔案的監督和

管理。

4 結束語

綜上所述，事業單位的行政檔案管理工作是為行政管理工作的開展提供決策依據與具有執行性的數據分析統計的一項基礎性管理工作。因此，只有認真解決好上述檔案管理方面突出的問題，并進行思考和分析，探討出相應的解決方案才能更好的有效保證了事業單位的檔案管理以及其服務管理效率的進一步提高，為經濟社會、人民群眾提供更好的檔案管理服務。

參考文獻

[1]于淼.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].才智，2018（18）：206.

[2]劉偉.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].傳播力研究，2019（33）.

[3]劉建琳.基于事業單位檔案管理效率提升的路徑研究——以事業單位為例[J].卷宗，2015（9期）：128-129.