高職院校檔案管理存在問題與對策研究

許雯潔

摘要：職業院校基礎建設檔案是學校管理和科研活動過程中形成的，有保存價值的文本、圖表等資料。職業院校的基礎建設檔案管理是學校檔案管理中的重要環節，也是繁瑣工作。但是基礎建設檔案卻極為龐大，在查找利用時有許多不便。隨著社會信息技術的高速發展和職業院校不斷革新，職業院校對教學檔案的利用效率日益加深。關鍵詞：檔案管理;高職院校;信息技術

一、高職院校檔案研究意義

高職院校基礎建設檔案是高職院校在基礎教學管理和科研程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料，包括教學文件檔案材料、項目文件檔案材料、會議檔案材料。

1.高職院校基礎建設檔案在學校建設過程中可反復多次利用

從某種意義上說，檔案是歷史的再現，這種歷史再現在基礎檔案中顯得尤為重要，如果有完善的檔案參考，可以不走或少走彎路提高效率。高職院校基礎建設檔案和其它設計檔案一樣，其最大特點是可以重復利用。

2.基礎建設檔案是高職院校建設管理憑證

高職院校的基本建設檔案是收集整理建校過程中使用的文件、函件、記錄，圖紙、圖表而形成的，其中有很大一部分依據性文件，如基本建設科研項目任務書，建設書、批復報告、可行性研究、計劃投資等，它客觀地記載了當時的歷史情況。基礎建設檔案的憑證作用，在維護學校權益和學校建設方面是非常重要的。

3.基礎建設檔案在學校建設中的增值作用

通過對基礎建設檔案的利用，在各種生產實踐和經濟活動中可以直接或間接地起到增值作用。高職院校的工程建設項目如教學樓、實驗樓、圖書館等，必須保證檔案的完整、正確、系統，才能在維修、改建中發揮它的憑證和查考的功能。完整的、系統的基礎建設檔案會給后來的建設以有益的啟迪，通過查考過去的資料，掌握歷史材料，可從中吸取精華，去其糟粕，提高工作效率。基礎建設檔案，不僅記錄了學校建設的實際經過，而且記錄了在建設活動中所取得的經驗教訓及創造出的成果，因此，基礎建設檔案對查考過去的情況，掌握歷史材料研究有關事物的發展規律起到廣泛的參考作用。

二、高職院校基礎建設檔案管理存在問題

1.提高檔案管理觀念

要普遍提高相關部門和人員的基礎建設檔案歸檔意識，特別是要提高檔案兼職員的歸檔意識，能夠盡心盡力做好檔案的收集和立卷工作，只有這樣，學校基礎建設檔案管理才能保障規范歸檔、高質歸檔。

2.保障制度及措施不夠完善

檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業務和進程也不夠熟悉，再加上檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業人員的保證，才能保證管理系統的運行正常和服務器的維護。

3.歸檔的相關資料質量有待提高

高職院校的基礎建設檔案管理特點比較繁瑣，檔案內容較多，涉及面廣，綜合性強。學校基礎建設檔案從歸檔范圍看，有前期籌備過程中形成的文件材料和會議記錄、調研報告、專家建議、評估及可行性研究報告等材料。可以看出，學校基礎建設檔案包括的內容很多，它們真實地反映了學校檔案管理活動的面貌和全過程。

三、優化高職院校基礎建設檔案管理若干建議

1.增強檔案部門服務意識

檔案提供利用是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。但本人在工作中發現，檔案的利用卻不是很多，其中很大的一個原因就是基礎工作薄弱，被動服務，直接制約了檔案利用工作的開展。由于高職院校對各類檔案實行了集中統一管理以及檔案制度的日趨完善，檔案室的檔案數量直線上升。雖然達標考核促使檔案部門對現有室藏檔案進行突擊性整理，表面上案卷質量發生了改觀，實質上案卷質量并沒有從根本上得以提高，各部門對檔案資料保存管理及今后利用價值意識性不強導致收集不完整、不齊全的問題依然存在。

2.廣泛宣傳、創造良好環境

除了在學校內部加強學習提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠檔案管理部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創造一個積極、和諧、良好的外部環境。

3.保障制度措施的制訂和實施

有必要將檔案管理納入部門考核沒有壓力就沒有動力，這是一部分人工作時的情況寫照。納入考核其實也是一種問責制度，建立考核問責制度是多數相關人員的共識。

4.提高基礎建設檔案管理人員素質

兼職檔案管理者應掌握一定的文化知識，具備扎實的文字功底是其業務的客觀要求。檔案的收集、整理、編目、編研等工作，如果文化知識水平低，理解能力差，檔案中很多有價值的信息就難于捕捉體現，這就很難談得上開發利用寶貴的檔案信息資源。現代文化的要義顯然還應包括掌握一定的科學技術知識。要使高職院校檔案管理效率提高，必須提高兼職檔案員的理論和業務水平。兼職檔案員需提高的理論水平主要包括文化知識的水平和檔案意識、檔案管理觀念的提高。文化知識水平的提高主要是由學校和本人完成，在當今社會，學校會不時會給校教職員工提供不同種類的培訓機會，如外語、計算機等，兼職檔案員應把握這些機會進行繼續學習，才能跟得上社會對檔案管理的新要求。檔案管理觀念和意識的提高上，主要是依靠校檔案部門進行，檔案部門平日要多注意檔案收集和利用的宣傳，多給兼職檔案員傳送新的檔案管理觀念和新的管理方法，使兼職檔案員能更好地配合校檔案部門的工作。

四、結論

隨著職業教育事業的發展，國家對教育的投入逐年遞增，高職院校的招生規模不斷擴大，大大改善辦學條件。目前高職院校的基本建設進入了高速發展時期，因此，做好基礎建設檔案管理，己成學校檔案管理部門工作的重要組成部分。