論高校財務核算擁塞的原因及對策

夏存景

本文通過對高校財務管理核算業務擁塞的顯性和隱形原因進行了分析和研究，嘗試提出解決問題的思路及方式方法，并簡要規劃了解決問題的財務管理及輔助業務信息化系統的模塊建設，為解決高校財務核算難題乃至規范化財務管理提出了措施。

一、引言

近十幾年來，隨著國家經濟飛速發展以及對教育政策傾斜支持與不斷加大投入，我國的高等教育進入了嶄新的黃金發展時期，作為衡量學校發展重要指標的財務收支規模迅速擴大。在挑戰與機遇并存新常態下，通過橫向調控、內部挖潛、嚴控預算、開源節流等諸多措施，高校財務管理水平取得了很大提高，但隨著內外環境的不斷變化，高校財務管理在預算、核算、創收、分配等執行環節依然存在著不少亟需解決的問題，尤其是收支規模較大后核算報銷業務的擁塞問題，為老師所詬病并不斷被投訴，成了高校財務管理不易解決的頭疼問題。經過調查研究，本文試就核算擁塞產生的原因進行細致分析，并以探索的態度提出解決建議，以供參考。

二、會計核算業務擁塞的表層原因及當前對策

（一）分析原因

在高校領域，當談及核算報賬業務壓力凸顯的直接原因時，無外乎以下四個方面。首先是因為學校經濟收支總量快速增長直接導致憑單業務量同比增加，反映到業務鏈的終端，那就是前臺核算報銷壓力逐年加大，高峰期業務量集中自然會產生塞車現象。根據統計分析，以某校為例核算支出憑證自2010年的55106份涉及金額65億元上升到2019年的197168份涉及金額273億元，數量和金額累計增加了近三倍，從客觀事實出發，這個原因最直接。其次是高校財務管理人員隨著退休、轉崗不斷減少，迫于控制事業編制指標無法添加新丁，任務絕對增加人員絕對減少，自然而然業務壓力會增加。第三，隨著高校事業發展，與之相關的經濟活動愈來愈復雜，經濟往來的內容及方式也相對繁瑣，因此憑單的種類及內涵越來越復雜，單位時間內的憑單完成量大為減少，擁塞的幾率自然而然大增。最后，因受到財務結轉及高校特殊的寒暑假節點影響，高校教職工往往會在假期前后突擊采購和報銷，造成了浪涌現象，出現了年底擁塞爆棚的現象;據統計，在不包括基建及修繕工程收支的情況下，以某校為例2019年12月19日共處理了2302份憑證，分錄數量6358筆，所附發票27034張，涉及金額為72159812.46元，由此可見一斑。

（二）當前采取的對策及效果

為此，高校財務管理工作者做出了很多探索及創新，推行了諸多措施來緩解擁塞現象。比如大量招聘非事編人員增加有生力量、臨時抽調人員消化浪涌壓力、開發提前預約不等候報賬系統、委派會計提前介入、強化前臺人員業務熟練程度等諸多方法去嘗試解決業務壓力，但遇到高峰期，矛盾仍會暴露無余，并且會衍生出另外一些難于解決的問題，在此不展開論述。

從以上客觀情況分析看出，采取的諸多措施并沒有解決導致擁塞的根本問題，只是被動的水來土掩式的去應對。做出了種種努力但效果不佳，為什么？筆者認為其重要原因是沒有抓住核心矛盾點。隨著事業的發展，高校收支規模會飛速發展，若幾年后再次翻番，比如依靠無限制的擴充有生力量顯然不現實，要想解決業務量增長帶來的工作壓力，我們只能尋找根源抓住重點進行加以研究并解決。

三、嘗試分析事情發生的深層次原因

（一）解決問題的著力點有偏差

財務業務量增長以增加人力解決矛盾的做法是原始、機械的，是治標不治本的權宜之計。在數據爆炸的當代，作為既是推手也是工具，信息化快速發展。信息化的最大優勢就是能高效的處理這種量大且同類相似業務，如果能從信息化方面找到問題的解決方法，無論收支規模如何發展，將會一勞永逸的徹底解決不斷增量這個矛盾。所以第一個深層次的原因是解決問題的發力點不對，沒有利用好信息化工具。

（二）忽視了報賬業務類別差異化

從類別而言，在處理賬單憑證的時候，只局限的著眼于賬單的同一性，往往忽視了賬單的差異性！我們想解決報賬問題，首先應該分析憑證的屬性。從憑證的發生來源分析或者是采購商品的屬性來看，憑證是能分為幾大類的，比如日常辦公用品采購、小型設備采購、差旅費、會務費、餐費、實驗試劑費、日常辦公耗材類采購、大型采購類等等;從憑證的發生額來看，有小額的，有大額的;從憑證發生費用占比而言，有權重高的，有權重低的;從經費屬性而言，有科研經費與非科研經費;角度不同，能分很多類。當前憑證的處理方式是按照同一模式處理的，造成了大量小型憑證占據了絕大部分資源，從而導致業務積壓，比如，某校大型招標采購項目2019年全年招標近4.2億元，項目數229項，考慮到分期支付等因素反映到核算支出憑單方面才近千單，而小型設備采購項目僅僅1.78億元核算支出憑單數量卻高達4070份。所以，第二個深層次原因，是對憑證同一化處理方式導致了資源的浪費，由此可以看出那些小型憑單正是我們需要采取合理措施進行解決的重點。

（三）放大了憑單的非規則性

從財務管理角度認知，認為憑證報銷是比較難于處理的，為什么？那是因為憑證的非規則性。憑證的非規則性是與之對應采購行為的非規則性引起的。一是購買的東西比較繁雜，需要按照財務約定去審查能否報銷;其次是購買的真偽性以及憑據的真偽性需要辨別。雖然財務管理有種種框架式規定，但由于非規則憑證的存在，具體到每一單仍然需人工去分類判斷（信息化處理的最大難點），從而業務處理效率不高導致擁塞。這里并不是說前臺的人員效率不高，而是說報賬時層出不窮的非規則性賬單直接導致的效率低下。但從客觀性而言，大部分的憑據是符合程序的，是符合高校財務規定并真實發生且票據非偽的，僅僅是有一小部分憑據是有問題并需特殊處理。所以，第三個深層次原因是忽略掉了大部分憑證的規則性，而讓占比很小的部分非規則性憑據處理方式成了處理模板，從而導致了效率低下。如果能把規則性的憑據放到高速通道，而把極小部分的非規則數據分流特殊處理，則能大大提高工作效率。

（四）支出過程的虛假性

由于財務管理的趨嚴，無論是國家還是高校自身從各方面不斷進行堵漏，但是鑒于當前經費執行和監管的矛盾較為突出，尤其是科研經費負責人會想出種種辦法去花掉申請到的經費，但是應該不能只堵不疏，否則會面臨一些更大的困難，有堵有疏才是有效解決辦法，只堵不疏則會出現系統性問題。在當前的科研經費分配及支出大環境下，無論是通過什么渠道，科研經費最終是要執行完成，迫于這種壓力及套取科研經費的目的，極少部分的老師會去造假、去沖賬（當然事情也并非如此簡單，僅是從宏觀上看是如此）。如何在遵循政府規則的前提下引導科研經費合情合理合法的支出是財務管理的一個難題，需要調查研究。但我們可以看出，由于在監管與執行中矛盾所致的非真實性憑證導致了報賬效率低下，這是第四個深層次原因。

（五）不合理的管理后延、事后控制

憑據的假大部分來源于與之相關的采購行為非真，采購行為非真是由相關管理不到位引發，而采購過程管理并非財務管理的主要責任。以科研經費為例說明，當前事實是國家預算管理缺乏科學性、重預算執行結果不重過程監管、經費執行效益監察流于形式等弊端以及高校的自身特殊性造成了學校對大量科研經費管理進退兩難的境地，核算報銷被壓迫為事件管理所有環節的最關鍵關口，核算時需要驗證憑據真假，倒逼去落實采購行為是否合法，還要看采購過程是否合理，也就是說核算需要隱性去承擔上述的很多與己無關的管理職能，顯然是不正常不合適的。正是管理后延引發了不合理采購的出現從而導致難于核算報銷，這也是給核算工作的開展帶來無解困擾的重大原因。當然，以一校之力徹底解決制度缺陷顯然不現實。

四、探討解決問題的方法

如果上述原因能確定屬實，那么我們可以根據以上幾點分析試著提出如下針對性的解決方法。

（一）充分利用信息化及其管理功能

針對不斷增量問題，報賬系統應該進一步信息化。計劃經濟遺留的思維模式慣性，導致當前高校利用的財務管理信息化系統主體功能只是終端的記錄流水即記賬功能。單純的記錄功能也是信息化發展最初的目的，隨著信息化日新月異的變化，智能處理與管理是發展方向，因此當前的高校財務信息化系統無法滿足業務飛速發展帶來的壓力，應該讓信息化管理系統盡快延伸并實現智能管理功能，這是解決業務量增加的有效途徑。

（二）在大數據分析基礎上對業務分類處理

根據歷年的憑證資料進行分析對比，對報賬憑據進行分類，對一些日常的、具有規則性且數量巨大的憑證應分析出來，對這種諸多種類的憑據可以憑借信息化流程管理及電子對賬單形式，簡化報賬形式，完全電子化報賬，依賴電子化流程多層次審核的管理來保證憑證的合法性，紙質憑證與電子憑證以二維碼一一對應并與當前的報賬系統進行對接，從而在遵守現行規則前提下完成報賬，即快速又規范、準確。根據統計分析，以某校為例，2019年全年差旅費約5496萬元核算憑單竟然為34248份;耗材費用約為2.73億元核算憑單數量高達65536份，其中科研耗材2.42億元核算憑單44178份，辦公類耗材3100萬元核算憑單20385份！從中不難看出，此兩項占據總核算憑證數量的50%左右。財務前臺大部分人員都在為耗材和差旅費核算工作加班，老師們排隊也是因為這些小額的費用核算引起。如果我們能為耗材類及差旅費核算建立規范的電子化審核審批流程，會大大提高核算工作效率。

（三）重點信息化規則性核算業務

對于規則性的憑單我們需要制定規則性的信息化處理流程。事實上，高校財務管理建立在國家會計制度及學校各種管理制度之上，絕大部分的支出管理是有規則的、有章程的，何況隨著社會的發展高校都在努力提高管理規范化，規范化的建立正是信息化所需要的。比如，絕大部分的差旅費報銷，只要是項目負責人審核同意，一般不會出現非規則情況（即部門負責人同意差旅出行并同意報銷，正常情況下核算設卡的可能性幾乎沒有），按照高校規定的規則執行信息化審核及報賬流程即可。對應種種規則性憑證（日常辦公用品、小型設備購買、差旅費、會務費、餐費、實驗試劑費、日常辦公耗材類）按照種類映射到信息化系統，可以解決大量憑證迅速處理。

（四）保證采購行為屬實的解決辦法

針對虛假采購發生的憑單盡力規避的解決辦法，是需要建立規范采購交易的信息化系統。有了電子化采購平臺，利用隱含缺省的規則，能規范絕大部分采購行為。同時，信息化采購行為的實施我們可以通過制定措施轉變管理的重點，把對老師教授的管理轉變為給他們提供稱心如意、周到細致的服務，處于買方市場的高校，轉而通過制度對提供服務的供應商管理，相對于管理約束老師要容易的太多了。通過管理供應商我們可以基本杜絕虛假交易與虛假發票，必須發生的采購行為規范大家到一個延伸審核管理的平臺上去操作，保證了采購行為與憑證的真實性，也能極大提高采購效率和效益。只要是采購行為合法屬實，由此衍生的收支憑據即可通過信息化快速處理。

（五）大力發展集中核算與支付

針對本文提出的問題，合并大量的、小額的、同類化的憑證進行處理，是顯著提高報賬效率的有效措施。依賴信息化合并核算與支付，不是難題。比如，對打印耗材某校通過招投標約定了三家定點供應商，據統計，其中一家耗材供應商2019年全年銷售金額為75萬元，銷售單數為1541單，開出的發票憑據為523張（不具有普遍性，但是具有代表性），如果我們按照季度集中支付核算，工作量將減少90%。無論是科研耗材還是辦公類耗材都可以通過集中采購方式來規范，如果把這些易于管理的規則性采購行為依靠統一的采購平臺保證真實性后，完全可以通過信息化手段集中核算與支付，核算工作壓力將大大減輕。

（六）逐步推行集中采購

無論是過程規則化與集中核算支付，還是報賬管理信息化，這需要一個基礎，就是采購統一化。隨著我國經濟發展模式的由計劃到市場的轉變，反映到微觀經濟也經歷了由管得過死到放的太活的過程。眾所周知，最為靈活的市場經濟也存在著種種弊端。高校的支出也是從計劃管理逐步過渡到單位自主，尤其是一些小額的支出完全分散化，比如辦公用品，當前高校完全自由采購徹底摒棄了集中采購。先不言支出的效益如何，單單是數以萬計的采購管理和支付核算就浪費了大量的人力物力，當前的國家政府集中采購搞得如火如荼，自有其合理一面。我們如何吸取經驗和教訓合理掌握集中與分散采購的“度”，簡化大量的后續管理具有重大意義。其實采購統一化即集中采購是個很好的采購方式，具有規范性、高效益、易于管理等諸多優點，只是實現形式上需要多研究，能保證服務到位、價低質優、方便快捷的話，老師們還是易于接受的。國家層面的集中采購有很大困難，但一個單位進行集中采購應不是難事。通過先試后行，逐步推行辦公類、耗材類、服務類等集中采購是做好財務管理的有利基礎。

五、 信息化系統的建設

雖然信息化對解決問題大有裨益，但建設的過程較為困難，否則也不會至今仍然處于信息化的低層次水平。信息化系統的建設依賴于我們對各種高校管理活動的分析、研究、提煉、歸納以及升華，這是一個復雜的過程，但是這里并不妨礙由解決問題的思路對信息化系統進行框架式規劃。由以上分析，可以建立四大信息化模塊來解決報賬問題，系統主要包含：一是采購業務綜合電子審核系統，小額采購業務審核以及電子對賬審核，規范采購審批過程保證采購合法，并提供電子對賬基礎;二是統一的采購系統，包括協議供貨方式，電子競價，引入電商等等一些采購形式，來規范采購支出行為;三是建立虛擬出入庫系統，便于小額、零散、日常發生的采購行為管理，為集中采購與支付做好基礎;四是帶有管理功能憑證電子化處理系統，也就是憑證過程審核管理及報賬系統，在前面三個系統提供的基礎上進行電子化核算并報銷。 以上四個系統相輔相成，是一個整體，良性運轉后不但能從根本上解決報賬出現的很多問題，而且能規范各類采購活動，提高高校的管理水平。因信息化管理流程建設較為復雜，在此不展開論述，另文討論。

六、結言

總之，核算面對的困難是當前國家各行各業面對的通病，牽涉的因素錯綜復雜，有些困難短期內是無法克服的。但如何采取可行措施改變自身小環境，簡化重點矛盾，使核算乃至整個財務工作順暢、合理發展，仍然是每個財務人的重要任務。本文只是針對高校財務管理其中的一個環節展開了研究，希望藉上述文字能起到拋磚引玉之作用，為高校財務管理的發展貢獻綿薄之力。（作者單位：山東大學）