新時期做好辦公室檔案管理工作的幾點思考

劉渭彬

摘 要 辦公室承擔著單位重要的管理職能，其中檔案管理是辦公室的重要工作。新時期做好辦公室檔案管理工作能夠為單位提供重要資料保障，特別是隨著科技檔案管理能力的提升，應該全面提高檔案管理的水平和業務范圍。本文主要分析辦公室檔案管理的重要性和存在問題，提出相關解決方案，為解決辦公室檔案管理工作提供參考。

關鍵詞 新時期;辦公室;檔案管理

引言

辦公室檔案工作關系著整體管理工作的水平，其中記載的重要內容是單位管理工作的基礎，應該高度重視檔案管理工作，不斷運用現代技術手段提高管理水平，借鑒先進的管理經驗，改正檔案管理工作存在的主要問題，基本實現檔案管理信息化，為全社會提供優質高效的檔案服務。

1辦公室檔案管理工作的重要意義

1.1 檔案管理工作能夠助推各項工作的順利開展

辦公室的檔案管理工作任務十分繁重，意義十分重大。主要是由于檔案管理工作管理的對象是記錄內部工作狀況和質量的依據，能夠促進內部事務的管理，為未來發展提供參考。應該重點加強檔案管理工作的可持續發展，嚴格管理檔案信息和內容，保證檔案管理的質量，強化創新管理手段，以科學的態度管理好檔案。

1.2 提升單位工作運轉能力

辦公室的檔案管理工作對日常工作進行記錄和重要事項進行檔案管理，能夠明顯提高辦公效率。在資料檔案的指導下開展工作，能夠準確地為各項工作提供依據，特別是利用現代信息技術實現檔案管理電子化，通過查閱就能完成數據的使用，方便各項工作的使用[1]。

2新時期辦公室檔案管理工作存在的主要問題

2.1 基層單位對檔案管理工作不重視

目前很多基層單位對辦公室檔案管理工作并不重視，不了解檔案管理工作對單位發展的重要影響，很多管理人員總是認為，檔案管理工作就是一項無關緊要的工作，認為只要把檔案保存好，做好基本工作就可以了，因此導致對辦公室檔案管理工作較為忽視。在平時的工作中，由于疏于管理和監督，就會發生檔案材料丟失，檔案出現損壞等現象的發生，這樣就會嚴重影響工作效率，也會讓員工對工作產生敷衍了事的態度。如此一來，不但不利于檔案管理的建設，也會對單位的發展產生不利影響。

2.2 檔案管理工作制度化建設存在問題

很多單位對辦公室檔案管理不重視，認為不會對單位管理事務造成影響，沒有完整的制度化管理體系。同時很多的管理人員都是非檔案管理專業，有一些人員都是臨近退休的職工，將他們安排在檔案崗位，這樣就會影響工作的開展，容易出現檔案管理工作的隱患，致使工作進度無法按時完成，另外，檔案管理工作比較單調沒有趣味，就會讓員工對工作提不起興趣，表現不踴躍，把各項工作只是應付一下，只是為了完成工作任務，明顯影響了檔案管理工作的進度[2]。

2.3 辦公室檔案管理的信息化程度較低

很多單位的辦公室對檔案管理工作不夠重視，資金投入相對較低，就會造成檔案管理工作的信息化程度普遍較低，這就會影響單位的整體發展，造成相關建設投入減少，對檔案管理工作十分不利。很多檔案管理工作的設備不及時進行采購，直接影響檔案工作的信息化建設力度，造成檔案管理工作的隱患存在。很多內部管理事項的記錄以紙質檔案為主，沒有使用信息化技術，這樣就為辦公室文書檔案的管理工作造成影響。

3新時期優化辦公室檔案管理工作的主要措施

3.1 建立現代化的檔案管理制度

各單位在辦公室檔案管理過程中，應該優化檔案管理工作的制度，按照工作的要求，全面創新檔案管理工作思路。按照統籌規劃的原則，將檔案管理發展納入實際發展過程中，全面提高檔案管理工作的水平。辦公室的檔案管理工作應該按照信息化管理思路進行安排，建立正確的制度規范體系，很多單位沒有完整的檔案管理理論制度作為保障，需要在實際工作中逐步摸索，健全制度要求，加強檔案信息化建設的力度，認真梳理管理的經驗和教訓，研究新形勢下辦公室檔案管理的各項內容，加強理論機制建設，實現管理制度的規范化。很多單位的辦公室檔案管理工作信息化建設程度不高，導致檔案管理工作出現很多問題，造成一些影響，使檔案管理出現隨意性現象，就使得檔案管理信息化建設迫在眉睫，應該強化檔案工作的管理，建立一套完整的制度體系，研究檔案管理信息化建設存在的主要問題，制度科學的檔案管理工作要點，使檔案信息化建設穩步推進[3]。

3.2 提高管理人員的綜合素質

單位應該重視檔案人員的管理，引進優秀的專業人才，針對不同人員的特殊情況開展規范化訓練，讓他們掌握規范化檔案管理程序。應該不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化水平，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，檔案管理工作是一項極其嚴密、極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質。應積極參與政治學習，樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守。對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。還要遵守檔案工作的法律法規，增強法制觀念，正確處理集體利益和個人利益的關系，保證檔案管理工作的安全順利進行。

3.3 加快相關設施的投入

新時期辦公室的檔案管理工作需要各種信息化裝備進行管理，應該配置相關的基礎設備，只有在相關管理裝備的支持下，才能完成檔案管理的順利開展。加快推進紙質文件的轉換程度，科學使用電子文件，這樣才能方便管理和使用，實現檔案管理的信息化技術水平[4]。

4結束語

新時期辦公室檔案管理工作狀況發生變化，應該不斷調整發展思路，運用科學的信息化手段，提高單位檔案管理水平。要堅持科學發展的理念，不斷優化與創新管理制度，使檔案管理工作更加具有規范性，為單位的發展提供支持。

參考文獻

[1] 蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2013（19）：182.

[2] 談巍花.辦公室檔案管理優化建設之我見[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[3] 李佳.辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業務，2019 （21）：189-190.

[4] 林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及措施分析[J].單位改革與管理，2019（18）：29，35.