提高機關事業單位檔案管理的信息化水平

王艷晶

摘要：機關事業單位因工作原因容易出現工作調動，這就需要機關事業單位對人員流動情況做好檔案管理工作，保證單位人員檔案的完整性。檔案管理不僅能夠對單位人員的狀況進行記錄，也能夠對單位工作運轉狀況進行記載。現階段，檔案管理工作加入信息化手段，在一定程度上促進了機關事業單位工作效率的提升。本文即針對機關事業單位檔案管理問題及檔案管理中信息化的應用展開分析，希望能夠給相關從業人員一定的啟示。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化水平

一、強化檔案管理信息化建設的意義

（一）方便整理利用歷史檔案

做好機關事業單位的檔案管理工作，有利于完整的保管好具有歷史價值的檔案資料，但是，傳統的歷史檔案資料均為紙質材料，在查詢及保管上都會較為困難，同時也需要占據較大的空間，為了有效保護好一些珍貴的歷史資料，就需要長期封存管理，這就直接影響了檔案的使用率。在信息化管理改革后，機關事業單位將檔案內容保存到電腦中，不僅能夠有效擴大檔案管理以及存儲的空間，同時也為使用者的查閱提供了一定便利。當需要查詢具有歷史價值的資料時，也能夠直接通過信息化技術調取資料，使資料的使用價值得到了最大化的發揮。由此可見，借助信息化手段對檔案資料進行管理，有利于提升事業單位工作效率，也促使歷史資料得以重新被利用。

（二）有利于提升檔案管理工作效率

傳統的方案資料管理手段較為落后，管理流程較為復雜且繁亂，基于此，許多檔案就會出現遺失以及損壞等現象。針對此，機關事業單位就需要加大力度進行信息化建設，從而減少檔案管理冗雜的工作，提升檔案管理人員的工作積極性，提升工作效率。

（三）有利于提升檔案資料的利用率

傳統紙質版的檔案資料需要占用較大空間，不利于管理，且機關事業單位在檔案的管理以及保存上均較為分散，無法實現合理的利用及規劃。借助互聯網平臺等信息化技術能夠實現不同部門、不同單位之間的信息共享，從而全面提升檔案資料的利用率。

（四）維護檔案管理的穩定性以及安全性

對機關單位檔案管理實施信息化管理，能夠促使電子檔案得到更好的保存，且檔案的保密性也更好。用戶在使用時，也能夠實現快速讀取，在保證安全的前提下實現傳輸以及存儲，穩定性更好。相比于傳統紙質版的檔案，信息化管理的存儲方法能夠對檔案進行備份，延長檔案保存以及使用時間。

二、機關事業單位信息化檔案管理問題

（一）管理方式落后

部分機關事業單位沒有認識到檔案信息化建設以及管理的重要性，在管理上仍采用半手工或純手工的方式，導致檔案記錄以及整理上出現嚴重失誤，如果無法及時有效的改正，就會按照錯誤的方式進行保存，對后期的檔案管理以及人事安排都造成了嚴重影響。此外，傳統檔案管理模式需要消耗較長時間才能夠完成，且工作量較大，這也會在一定程度上增加管理失誤率，不利于檔案管理工作的有效開展。

（二）專業化水平不足

當前社會工作中，對專業化水平都有嚴格的要求，特別是機關事業單位，其對管理人員的專業性有較高的要求。但是，人事檔案管理人員對于信息化技術知識了解較少，且其業務能力以及意識都較為薄弱，無法滿足信息化建設的專業化要求。此外，機關事業單位也沒有對檔案管理人員進行系統化的培訓，導致其無法勝任現代化的檔案管理工作，操作技能不熟練，無法全面快速地展開檔案信息化建設工作，檔案管理規范性較差。

（三）機關事業單位人事檔案信息利用價值不高

在機關事業單位中，做好檔案管理工作不僅僅意味著保存好信息以及數據就可以，還需要對人事決策提供參考的依據。機關事業單位在人事檔案管理上要具有保密性，這就導致信息利用率較低，沒有充分認識到檔案利用的重要性，認為只有在人事發生調動或者整理檔案時，檔案的價值才能夠得以發揮。

三、提升機關事業單位檔案管理信息化水平策略

（一）強化管理人員信息化建設工作

為強化機關事業單位人員的工作專業性，需要對管理人員進行培訓，并針對培訓內容進行考核，提升檔案管理人員的工作積極性。在考核過程中，要求客觀性、公正性，嚴格落實考核制度，不斷完善機關事業單位的管理信息化水平?，F階段，在檔案信息化管理過程中，需要計算機專業人才進行管理，但是計算機專業管理人員對檔案業務還比較陌生，也需要積極展開培訓，從而使其能夠快速掌握管理所需知識，提升自身業務能力。

（二）加強信息資源的安全性

當前階段，網絡技術在不斷發展壯大，一些不法分子就會利用網絡病毒破壞并盜取機關單位檔案信息，不利于管理工作的正常開展。此外，如果檔案管理人員操作失誤或者系統故障等問題，也會導致檔案管理的安全性受到威脅?；诖耍瑱C關事業單位在檔案管理時，就需要對數據進行備份，安裝防火墻或者殺毒軟件，強化數據信息的安全管理工作。

四、結語

對于機關事業單位來說，借助信息化手段對檔案進行管理有利于提升機關事業單位的管理效率以及工作質量，同時，檔案的歷史作用也能夠被充分發揮。可以說，做好檔案管理工作有利于機關事業單位的正常運行，基于此，就要求機關事業單位工作人員積極轉變自身理念，強化檔案管理信息系統建設工作，從而全面提升單位的整體管理水平。

【參考文獻】

[1]吳新興.如何提升機關事業單位檔案管理信息化水平[J].城建檔案，2019，12（12）：65-66.