電子合同比紙質合同好在哪兒

馬今

隨著企業的發展壯大，合同數量和合同類型也會變得越來越多，而這些合同對于企業的生存至關重要。

如何保護好合同內容的信息、如何做好合同的分類存儲、如何讓大家快速獲取和查閱合同等環節，對企業提出了嚴峻的挑戰。

一、合同簽署的常見痛點

1.簽約流程慢。

在當下疫情階段，跨地區的合同簽署、公司內部辦事處之間的合同傳閱等操作都變得非常困難。

比如我們與其他城市的公司簽訂合同時，要寄過去等對方蓋完章之后再寄過來，來回可能要花費一周時間，非常影響企業運營時效。

2.簽約數量大。

在互聯網環境下，除了B端客戶，可能會有很多C端用戶在網站上下各種訂單。尤其是在業務旺季，每天都要簽署幾千個訂單，只有簽署成功才能發貨，造成時效非常低。

3.簽約成本高。

對于紙質合同，簽約除了有快遞費用、打印費用等顯性成本，還有很多隱性成本。比如，每一個紙質合同要保存，我們就要把它放在合同保管柜里，占用辦公空間。

考慮到日后可能會查詢以前的合同，還得專門雇人維護保管的合同文件。這些都是在增加我們的管理成本。

4.風險不可控。

對于紙質合同，經常會出現各種的問題，比如簽署主體不可控、簽署行為意愿不可控、快遞風險不可控等。

5.合同管理難。

無論是合同保管問題、印章存放問題，還是查閱、調閱、借閱問題，在使用紙質合同的情況下是無法解決的。

二、數字化簽約趨勢及特點

如何解決這些問題？做數字化簽約是當下的一大趨勢。

電子合同究竟是什么？

電子合同是基于電子簽名技術的應用，簽署及傳輸過程采用嚴格加密技術，保障其具有與紙質合同同等的法律效力，并支持多種司法舉證，確保合同締結雙方的合法權益。

業界內，各廠商對電子合同的定義并不一致。有些服務商更多地關注它的易用性，如用戶只需要短信回復一個“1”就能把合同簽好。

但這種方式并不嚴謹，既然要做合同，就要想到一旦這個合同將來出現糾紛怎么辦，而注重簡便性忽視法律合規性的簽署方式是不能保證合法有效的。

紙質合同的劣勢與電子合同的優勢有哪些呢？

第一，比起傳統的文件簽署，電子合同可以解決假章問題。如果我們拿出一個紙質合同來，即便我們知道上面是蘿卜章（偽造公章）蓋的，也沒辦法證明。

但是在電子簽名時代，這個情況是不會發生的，因為沒有經過身份認證無法使用印章，而且任何一個章的使用都有相關記錄可以追溯到是哪個手機號、什么長相的人蓋的章。

第二，比起紙質合同，電子合同不存在打印、快遞成本這些問題。

第三，紙質合同存在倉儲成本高、合同易丟失的問題，而電子合同既不會丟失，也不需要物理空間儲存。

第四，紙質合同經常會遇到一個問題：我們做合同審批的時候可能是一套文件，等到打印出來、簽署完成之后才發現合同在這個過程中可能因為人為失誤或某種原因發生了篡改、丟頁等情況，最終與我們審批的版本不一致。但電子合同可以完全避免這些問題，變得更加安全。

第五，公章私蓋。使用紙質合同時，業務人員會因為私情或者粗心為別人蓋了一個不知名的文件，使用電子合同時不會出現這種問題。

三、電子合同全生命周期解決方案

1.電子合同全生命周期。

一份合同的整個生命周期里有多個環節。

簽訂前：我們要基于某個合同范本去設計合同，在線進行一些修改和起草，選擇好合同簽署的相對方。草擬結束后，選擇好給誰簽，直接進入簽訂狀態。

簽訂中：我們可能需要做內部審批，最終確定這份合同可以簽訂。簽訂時，我們還要驗證對方的身份信息（如：對方是什么人，對方是代表什么企業，這個企業的資質如何，這個人能不能有足夠的權限代表這個企業去簽合同）。確認完畢后，依據《電子簽名法》，我們要頒發一個CA證書，讓對方在線完成簽署。

簽訂后：簽訂完成后，就開始履約。一旦發生糾紛，我們可能還需要相關的訴訟管理、案件管理、律師管理。

2.電子合同的簽署流程。

我們可以看到，電子簽約無非就是四個角色：

第一個角色是發起方，發起合同的簽署。

第二個角色是接收方，他可以查看發起方發起的合同，查看之后可能要做一些認證，證明自己能夠替某一個企業來簽署，這時他才能完成簽署的動作。

第三個角色是出證方，在簽署過程中，記錄雙方的所有線上操作。

第四個角色是律師方，如果簽署后出現糾紛，需要律師提供相關的咨詢和服務。

這個過程中，有幾件最重要的事：

第一，實名認證，我們要確認對方的身份。實名認證的方法有很多，如手機號碼驗證、刷臉驗證。如果對方是企業，驗證的方法就更多了，如驗證營業執照、驗證對公賬號等等。

第二，簽署方的意愿。我們要證明當時是他簽的字，還要證明他簽字的時候已經完整瀏覽過合同，最后通過刷臉采集他的個人信息確認合同的簽署。這些都是關于簽署方真實意愿的驗證。只有有了這些東西，我們才能證明這份合同的有效性。

第三，防篡改。無論是簽名的防篡改還是合同內容的防篡改，如果以后出現糾紛，我們要向法庭證明現在這份合同內容和之前接收方簽的合同沒有任何不同。

3.如何選擇電子合同廠商？

建議選擇電子合同服務商的時候，要更關注服務商的綜合能力，包括產品、技術、服務、資質等。

后續糾紛處置環節上的保障也需要放在更突出的地位，司法裁判機構認不認可該服務商提供的電子證據，是合同效力得到充分保障的前提。

四、電子合同的應用案例

1.地產行業。

地產行業面臨的一個最大的問題是：在房屋買賣過程中，要簽大量的文件。并且，為了保障文件的安全性，要求每一頁都要簽字，這就導致簽字的數量非常多。此外，從等待簽署到完成寄送的時間過長，進而造成等待支付認購款、等待收據時間也過長。

某客戶在使用了電子合同之后，簽約成本直接降低了90%；用戶的體驗滿意度達到98%（以前必須請用戶到現場簽署或者等合同寄到了再簽署，然后用戶還得寄回來，而使用電子合同后，這些問題就不存在了）；當企業發生糾紛的時候，訴訟自證（企業自己拿出證據提供給法庭或其他司法機構）效率提升超過80%。

2.金融行業。

電子合同在金融行業里也有很多應用場景，比如在銀行開戶、貸款，或者開通其他業務時，都可以使用電子合同。

舉一個我們金融行業的客戶的例子，面臨著4個業務痛點：

第一，承租人地域分布廣、無法線下簽署合同。

第二，公章由總部集中管理、用印困難。

第三，擔保/抵押類合同篡改風險高，因為這類合同不止是兩方簽署（甲方和乙方），可能還有金融擔保方、出資方、資質擔保方等幾方簽一份合同，而這些角色可能在不同城市，簽署合同效率慢且風險高。

第四，承租人簽署意愿證據難以取證。

但是，使用電子合同后，貸款業務可以實現線上化處理，風控能力也大幅提升；電子印章的使用可以更加安全管控，合同數字化支撐業務智能化。

3.教育行業。

對于教育機構，會涉及到很多簽約主體。比如，既要和客戶方（學生或家長）簽訂培訓合同、課程確認單，也要和人事及外聘方（全職教師和外聘專家）簽訂勞動合同和外聘合同，還要簽署內部審批單據、教務報告，甚至與外部合作企業簽訂合作協議、代理協議。

這些工作，我們都可以通過電子合同或電子審批簽署提升效率。

而且，教育行業都有一個非常大的特點：層級比較深，一級代理可能是品牌方，二級是地域代理，他們有自己的線下培訓機構，這些培訓機構收集各種各樣的課程，這些課程的研發機構可能就是三級、四級代理。

在層級比較深的情況下，如果一個三四級的課程代理把課程賣給了另外一個城市的銷售品牌，在這個過程中，如果簽訂的是紙質合同經常會出現一個問題：對方在簽署完成后把這份合同發給你時，可能沒有按照當初商定的比例或者分成去簽。但是合同已經簽完了，只能去執行。

作為一個品牌方，如果沒辦法管理好旗下三級、四級終端機構的簽署行為，就會對品牌造成不良影響，甚至影響老師的上課情況。

而有了電子合同之后，所有的合同都可以由總部發起，實時推送給各方簽署，這樣就杜絕了各三四線終端機構在簽署時進行修改的情況。

4.人力資源行業。

在人力資源行業，電子合同能夠應用的場景非常多，比如勞動合同、入職體檢單、背調授權協議、各種證明文件（學歷證明、離職證明）、保密協議、競業協議和員工手冊等等。

舉個例子，國內某制造業企業的員工入職的密度非常大，可能有幾千個人需要在幾個小時內完成簽署。如果用紙質合同，很難做到，但使用電子合同就很好解決。

未來，電子合同的應用領域、場景將會越來越多，它能有效提升我們的工作效率。