關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

武晉梅

摘 要：檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，對事業單位的發展有著不可替代的作用，并且事業單位作為國家組織，很多工作都需要有檔案資料的輔佐才能夠進行，在新時期中，想要我國事業單位不斷發展，必須不斷創新事業單位的檔案管理方法，文章主要對此進行探析，希望對相關從業者有一定幫助。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理創新

隨著時代的發展，當前事業單位工作質量以及工作效果都有了顯著提升，在這樣的情況下，檔案管理工作不僅能夠增強事業單位的管理，同時也能夠對工作進行統計，從而保證事業單位的正常運行，因此在當前的事業單位管理中有著非常重要的作用。

一、檔案管理的重要性

實施檔案管理創新，主要有以下幾個方面的重要功能：第一，實施檔案管理創新，能夠有效提升檔案管理的效果，通過對檔案管理進行創新，能夠對當前管理工作進行優化，從而增強檔案管理工作效果的提升;第二，能夠有效提升檔案工作的管理范圍，在進行檔案管理工作的時候，對檔案管理進行創新，能夠擴大檔案管理的范圍，強化細節，從而保證當前管理的范圍更加明確，保證工作效率;第三，通過提升檔案管理工作的創新，能夠對一些檔案進行分析，從而對未來的工作進行合理安排，通過這樣的方式，提升事業單位工作的發展[1]。

二、事業單位檔案管理中出現的問題

（一）事業單位檔案管理理念相對落后

傳統的檔案管理主要是檔案資料進行收集以及匯總，通過對一些文件以及資料的保管以及收集，能夠增強對當前事業單位內部情況的了解，同時檔案工作也能夠對當前的事業單位工作進行管控，從而保證所有事業單位的工作安排能夠有據可查，通過這樣的方式，這樣才能夠保證事業單位對資料進行控制，提升事業單位的工作質量。但是在當前的檔案管理之中，事業單位的工作人員以及事業單位的員工檔案管理的理念相對來說較為落后，這就導致了當前在檔案管理工作的時候，管理意識較為薄弱，造成了當前檔案管理工作存在一定的步驟缺失現象，員工的工作效率也會受到極大的影響，并且在工作中，一旦對工作得不到足夠的反饋，就會導致了當前工作人員積極性受到影響，進而影響檔案管理工作的進行，形成一種惡性循環，對檔案管理工作的發展不利。除此之外，在當前的檔案管理工作，由于過程不夠規范，這就導致了當前檔案的保密性以及實用性不足，檔案的記錄自然會和實際之間產生一定的分歧，這就導致了當前檔案管理工作的價值降低，不利于當前檔案管理工作的發展，影響了檔案管理工作的進行[2]。

（二）檔案管理方式陳舊

事業單位業務與社會之間的聯系較為緊密，但是在檔案管理方面，一直工作的環境是在事業單位內部，在這樣的情況下，檔案管理就會與社會之間存在脫節的情況，這就導致了事業單位檔案管理工作理念較為傳統，檔案管理的方法也比較陳舊，同時隨著當前信息技術的發展，事業單位中很多都開始普及信息系統，很多檔案管理工作也逐漸轉到了信息設備上，但是在當前的檔案管理之中，依舊存在很多的問題，由于單位檔案管理方式較為落后，因此在當前的檔案管理中，都只是將檔案管理當做一個信息的記錄以及載體，這對當前的檔案管理工作來說，其實是放棄了當前信息系統的優勢，因此在當前的檔案管理中，這是非常影響工作效率的部分，同時隨著當前現代化技術的普及，檔案管理工作必須不斷提升自身的手段，但是由于管理方式的陳舊，對信息技術的運用并沒有達到預期，這才造成了當前檔案管理工作無法適應當前的發展。除此之外，隨著信息技術的運用，檔案管理工作必須優化自身的保密性，但是在當前的檔案管理之中，由于對檔案管理方式沒有進行足夠的更新，導致了當前的安全性不足，這也造成了當前檔案管理的安全性以及保密性達不到要求，不利于檔案管理工作的優化發展。

（三）事業單位檔案管理人員的綜合素質較低

檔案管理實質上需要人員進行，雖然當前的信息技術在不斷的發展，但是檔案管理工作依舊需要工作人員在其中發揮一定的作用，但是在當前，事業單位檔案管理人員的素質無法達到要求，這就導致了當前檔案管理工作的效果較差。究其原因，主要來自于這幾個方面：第一，檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的耐心以及責任感，事業單位內部的人員調動相對穩定，升遷的渠道也較為固定，因此當前管理人員在面對檔案管理工作的時候，積極性不足，并且檔案管理工作只在特定的時間內發生，這就造成了當前的當期那管理人員在日常的工作中，養成了較為懶散的工作態度，對于檔案管理工作來說，影響比較大。第二，在當前管理的時候，工作人員缺乏足夠的耐心以及責任心，在當前的檔案管理之中，由于監督較為缺乏，再加上檔案管理人員較為固定，因此檔案管理人員在長期的工作中，責任心以及耐心被消磨一空，導致了當前的檔案管理工作在進行的時候，人員缺乏相應的責任心以及耐心，最終造成了當前檔案管理工作不能夠滿足要求。第三，在當前的檔案管理中，事業單位缺乏良好的激勵制度，這就會造成很多檔案管理的人才離職，最終導致事業單位檔案管理工作停留在較低的水平上[3]。

（四）管理制度不健全

管理制度是檔案管理中的核心所在，有效的管理制度能夠約束人們的行為，對檔案的歸檔以及調取都有嚴格的要求，極大降低了意外情況發生的幾率。但是在當前的事業單位中，檔案管理制度不夠健全，對檔案管理工作造成了極大的影響。首先，在當前的檔案管理工作中，檔案管理流于表面，很多時候都是在走過場，無法對檔案管理工作進行有效提升。其次，在檔案管理工作中，缺乏足夠的獎懲制度，這就造成了當前的檔案管理工作容易出現漏洞，不利于檔案管理工作的進行。最后，在當前的檔案管理中，往往是各部門人員需要什么，檔案管理人員進行搜集，這樣的方式嚴重缺乏時效性，并且在檔案的管理中沒有將責任進行落實，一旦出現問題，會出現相互推諉的情況，同時在檔案管理中，動態管理的理念不夠深入，導致了當前檔案管理工作中存在脫節的現象，對長期的發展不利。

三、事業單位檔案管理工作的創新方式分析

（一）轉變檔案管理理念

在當前的事業單位中，想要創新當前的管理模式，首要的工作就是轉變當前事業單位檔案管理工作的方式，因此在當前的檔案管理中，需要轉變工作人員的理念，需要從以下幾個方面著手：第一，增強事業單位高層對檔案管理的認識，事業單位高層對事業單位內部的風氣以及發展方向有著非常強的影響，因此在當前的事業單位管理工作中，想要轉變員工的思想，需要從事業單位的高層開始，因此讓高層認識到事業單位檔案管理的重要性，這樣有利于后期工作的開展。第二，在事業單位內部增強檔案管理作用以及重要性的宣傳，在當前的事業單位中，為了讓每個員工充分意識到檔案管理的重要性，并且積極鼓勵單位員工能夠集思廣益，增強宣傳是非常重要的，宣傳能夠讓各部門工作人員尤其是檔案管理人員了解到檔案管理的重要性，并且能夠讓所有人為檔案管理的工作出謀劃策，在這樣的發展下，檔案管理工作能夠更加順利的開展，從而取得更好的成效。第三，事業單位內部應該加強檔案掛歷部門對檔案管理的了解，同時增強對檔案管理工作的使用，隨著使用頻率的提升，能夠有效增強工作人員對自身工作重要性方面的認識，從而轉變工作人員檔案管理理念。第四，正視檔案管理中存在的問題，這樣才能夠在檔案管理的過程中，積極取長補短，從而保證檔案管理工作的創新[4]。

（二）更新檔案管理模式

檔案管理的模式直接影響到檔案管理工作的進行，因此在當前的檔案管理工作中，為了提升檔案管理工作的進行，可以采用以下方式進行：第一，政府方面應該增強對檔案管理工作的資金投入，讓事業單位能夠有足夠的資金進行設備的更新管理，同時應該由政府帶頭，從而讓各個不同的事業單位之間定期進行交流，這樣能夠有效保證檔案管理方式的取長補短，促進整體管理效果的提升。同時，工具的更新能夠讓原本冗雜的工作更加容易處理，并且隨著信息技術的發展，在網絡上有很多新的方式或模式能夠對當前的事業單位檔案管理工作起到推動的作用，以此來提升檔案管理工作的發展要求。第二，對檔案管理工作提出更多的要求以及發展目標，分階段定期完成，這樣在檔案管理工作的進行過程中，能夠保證檔案管理工作的保密性以及高效性，在這樣的情況下，技術手段直接和檔案管理工作的效率進行掛鉤，有了這種管理模式的幫助，檔案管理工作才能夠有更好的發揮，從而在當前的檔案信息資源開發以及管理中，占據優勢，讓事業單位能夠更好服務社會，提升自身的工作效率。

（三）提高管理人員的綜合素質

檔案管理工作最終依舊會落到工作人員頭上，因此工作人員只有提升自身的綜合素質，這樣才能夠有效推動檔案管理工作的發展，因此為了達成這樣的目標，事業單位可以從以下幾個方面進行：第一，招聘檔案管理人員的時候，需要增強對人員素質的考察，在檔案管理的過程中，人員素質是非常重要的一環，因此在當前的事業單位中，首先需要考慮工作人員的素質，因此在當前的事業單位招聘的過程中，需要增強對專業知識方面的考察，這樣才能夠有效保證工作人員的專業素養。第二，在檔案管理工作進行過程中，定期對工作人員進行培訓，培訓方式主要可以通過講座、培訓、交流等多方面進行，最終的目的就是能夠有效保證工作人員的工作質量，從而推動事業單位工作的發展。第三，拓寬晉升一級獎勵渠道，通過這樣的方式，讓工作人員在日常的工作中能夠提升自身的積極性，從而保證工作人員的工作質量，推動事業單位的發展進步[5]。

（四）健全制度，加強管理

檔案管理制度的健全，需要從以下幾個方面進行：第一，制定合理的制度，對檔案管理人員的工作范圍進行約束，制度最重要的幾個方面，就是能夠對檔案管理人員進行充分約束，這樣檔案管理人員能夠對當前的工作如何進行，存在問題部分如何規避有直觀的感受，這樣能夠減少檔案管理中存在的問題;第二，檔案管理制度的制定，需要結合當前檔案管理工作的實際來進行，這樣才能夠充分推動檔案管理工作的發展，有利于事業單位檔案管理工作的進步。第三，將責任進行落實，最好能夠落實到個人頭上，這樣每個檔案管理人員有自身負責的范圍，一旦出現問題，能夠及時找到問題源頭，并且責任落實到個人，能夠有效對檔案管理人員進行約束，這樣才能夠充分推動檔案管理工作的發展[6]。

在新時期中，我國社會想要保持高速的發展，事業單位的作用非常大，因此在當前的事業單位中，必須不斷提升事業單位的工作能力，這樣才能夠保證新時期我國的順利發展，想要完成這一方面，就需要不斷完善當前檔案管理的工作要求，從多方面拓展事業單位的發展前景，完善事業單位內部的各項制度，從而滿足新時期事業單位對檔案管理的要求。

參考文獻

[1] 唐曄.新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究[J].大眾標準化，2019（14）：154，156.

[2] 劉宏.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中外企業家，2019（29）：125.

[3] 張梅.新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究[J].現代經濟信息，2019（12）：38-39.

[4] 肖永英.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].辦公室業務，2019（11）：94.

[5] 李冬梅.新時期事業單位檔案管理創新思路分析[J].辦公室業務，2019（08）：106.

[6] 曹燕.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中外企業家，2019（11）：116-117.