淺談公文寫作的處理規則

康麗

（山東省青島市黃島區檔案館，山東青島 266555）

0 引言

黨政機關、企事業單位工作效率的提升依靠公文的處理工作，依據現行的法律規定，做好公文寫作的處理方法，是保證有序工作的關鍵步驟。本文通過對公文處理流程的介紹，了解整個公文處理工作的方式方法，掌握好公文處理的必要性后，根據處理原則，改進日后工作方式，服務大眾生活，提高社會發展水平。

1 公文處理流程

公文處理包括收文環節和發文環節，收文環節大體按照圖示流程進行。收文環節包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、立卷和歸檔等程序，秉持認真負責的態度，及時準確處理[1]。如圖1 所示。

2 公文處理的必要性

政府制定政策，需結合人民生活的現狀，對于經濟情況和文化生活要做重點的把控，由于信息量巨大，關系網絡復雜，要求各政府職能部門提供真實、全面的社會信息，而政務信息的提供需運用公文。公文承擔的是媒介的作用，聯系各機關單位，傳遞即時信息。政務信息內容量大，不經處理直接傳遞的過程會降低機關單位工作的效率，增加周轉周期，不具備針對性，對領導處理的過程起不到積極的作用。不難發現，公文處理貫穿于政務部門和機關單位的工作中，承擔檢驗工作效果和衡量服務意識的作用，幫助各部門平穩運行，提升決策的準確性，為樹立服務型單位形象有著至關重要的作用[2]。

3 公文寫作內容的處理規則

3.1 實事求是原則

結合公文切實解決社會問題的目的，要做到實事求是，準確反映當前社會問題，聯系實際情況，關注群眾所需，保證工作過程的認真嚴謹[3]。

3.2 精簡凝練原則

公文處理是對當前現狀的反饋，要保證反饋內容的高效性。公文處理過程中，出現文字贅述、內容繁瑣、建議不具章法的現象，沒有踐行語言精練的原則，避免使用軟文類詞語，絕不能出現口語化表達。社會生活節奏逐漸加快，處理事務需滿足當前經濟社會的要求，保證質量達標的情況下，要精簡文字內容，提取重要信息，組織語言結構，提高可讀性。公文處理不是展現對公文格式、種類等掌握程度的過程，要盡量減少處理環節，省去不必要的工作環節，優化辦理手續環節，適當合并，兼顧提升工作效率，減少程序錯誤，簡化終將帶來高效的處理效率。作為公文處理人員，摒棄繁文縟節的舊思想，提升精煉意識，貫徹落實公文處理的相關規范，簡化處理程序。

3.3 實時高效原則

公文區別于故事小說類文字形式，要能夠切實反映當前社會現狀，具有時效性，在語言精練的基礎上，提出處理辦法，尤其注意處理過程中是中立的態度，不能夾帶個人思想情感，不能造成策略的偏頗。在滿足國家大政方針的基礎上，要兼顧高效性的特點，行文篇幅不宜過長。結合實事求是的原則，對當前現狀進行深入調查研究，內容具有可論證性，減少無展開討論的標語式建議，明確發文意圖，體現發文目的，滿足當前政策要求，與群眾生活緊密聯系，確保理論與實踐的高度統一。依據收文單位和發文單位的職權范圍，不越級不脫離實際。

質量與效率要齊頭并進，受到客觀因素和主觀因素的影響，取決于研究的真實性、處理人員的水平以及制度的合理性。實時高效是保證質量的必要條件，平衡好高效與質量間的關系，尋找快速的處理辦法，發揮公文的時效性，才具備對現實的指導價值[4]。

3.4 針對性原則

針對性指的是：針對何人和對應文種。原則上要求：公文的收發文機關要明確，上行文得到同級黨政機關的授權，才能發文，只針對一個上級機關，回復具體事宜；轉述類公文，在提出指導性建議前不得上報，不能出現直接轉報的行為，不符合處理規定；對于上級機關交辦的事宜，要以本機關或者本機關負責人的名義上報，其他情況不允許使用前種方式上報。上下行文的機關；對于抄送機關這一事項，下級行文，抄送機構，雙重領導，必要時加上兩個機關名稱，根據自身職權范圍，按照指定下級進行行文[5]。

常用的公文文種有：請示、報告、通知、函和會議紀要，針對不同的要求使用不同的文種，發揮不同的作用。例如，請示與報告間的區別是：性質不同：報告屬于陳述性公文，請示屬于呈批性公文；目的不同：報告在于匯報工作，反映情況，提出意見與建議，答復上級機關詢問，請示是為解決某一問題，請示某一問題，請求上級指示或批準；時間不同：報告是在工作結束后或進行中，請示要在事情發生前；主送機關不同：報告允許多頭主送，請示只有一個主送機關；事項多少不同：報告可以涵蓋多個內容，請示要求一文一事；答復形式不同：報告不要求上級回復，請示要求上級及時批復回文，得到答復。文種的不同，結合辦理事項，有針對性地進行選擇。

3.5 可操作性原則

就可操作性原則而言，執行條件包含內部條件和外部條件兩個方面，外部條件又包括人力資源和資金能否對當前提出措施給予保障，社會現階段水平、輿論操作風向能否滿足可操作的平臺。行文要強調事實內容，論證調研結果，具體問題具體分析，提出可操作性的工作思路，不能凌駕于事實基礎之上，空有理論架構，難以在現實中展開施行，起不到對社會生活的促進作用；內部條件指的是行文機構是否具備施行政策的權利，起草事項要在職權范圍內。有特殊需要越級或者越權的事項，要得到相關單位的準許才能夠繼續起草，未經允許，不得強硬行文[6]。

3.6 保密性原則

根據公文的特征，內容具有一定針對性，對人群和地域有特殊限制，具有高度的保密性，常有國家的秘密措施，非在此限制范圍內的人員，不得隨意翻看公文內容，交由指定管理機關，進行保管和移送。國家制定了關于公文的法律規定，要求公文嚴格按照定密規范，明確密級和保密日期，限定印發范圍，簽訂編號，避免公文失泄事件的發生。

3.7 規范性原則

對于公文的文種使用、寫作要求以及格式的選用都有規定，須嚴格按照規定方式進行行文，避免出現馬虎應對的現象。

4 公文管理原則

關于公文管理，首先應加強對管理人員職業規范的培訓，加強政治思想建設，培養優良作風，傳遞嚴謹負責的工作意識，提升對公文寫作水平的考核。基于公文保密性的原則，需落實國家法律規定，加大對保密工作的監察頻率，把控好公文的復制、攜帶以及銷毀工作，對違反保密規定的行為，追求其法律責任，絕不姑息。強調部門間以及上下級間的督辦，做到不積壓公文、情況及時上報、處理意見及時下發等工作。

5 結語

綜上所述，公文寫作的處理規則可以概括為時效性、真實性、保密性和規范性，確保處理工作的有序進行，提升工作效率，加強對公文管理的力度，深入探究突發事件的指導辦法，連接政策與生活實踐，對政策的提出注入現實因素，有針對性解決民生問題，提高經濟實力，在國際舞臺上展現大國風范。