大數據時代提高電子檔案管理安全性的分析研究

張宇紅

河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部

隨著信息技術的持續發展，檔案管理信息化、電子化應用也越來越普及，這給檔案的管理使用帶來了便利性。像一個硬幣的兩面，隨之而來的是電子檔案的安全保存和使用問題。本文主要從電子檔案的特點，面臨的安全問題與對策分析等幾方面加以論述，以達到規范管理的目的。

一、電子檔案的特點

按照檔案管理規范保存起來，具有參考憑證價值的、封裝起來的電子文件就是電子檔案。由于具有電子化、信息化的特點，因此電子檔案的管理主要為確保長期連續可讀性、存儲載體性能安全性及信息內容的原始真實性。

（一）電子檔案要確保長期連續可讀性

紙質檔案保管根據資料內容的重要性不同分為10 年、30 年和永久檔案，具有保存期限長的優點。相較而言，電子檔案則需要依靠軟件（存儲及管理系統）硬件（硬盤等存儲載體）的配合才能正常讀取利用。為了保證電子檔案信息的長期可讀，解決長期儲存問題，需要建立相應的定期保障機制，確保電子檔案隨著軟硬件等系統設備的升級隨時能夠實現調閱查看。

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（二）電子檔案要確保存儲的安全性

電子檔案不同于紙質檔案，采用U 盤、硬盤等就能復制拷貝的設備進行存儲。而各單位的檔案一般都是對于單位發展具有高價值的文件，確保其安全性、不外泄為重要核心要務。一方面是儲存環境的要求，電子檔案長期保存的溫度應控制在17℃-26℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，最好放在設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置的庫房內。另一方面，電子檔案存儲載體應直立排放，以滿足避光、防塵、防變形的要求，并做到遠離強磁場等。

（三）電子檔案內容的真實原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以掃描文件、復印件等原始形式進行真實顯示。可以是保存原始檔案的電子圖形或者是原始檔案資料的縮微品，以保證其真實性。

二、電子檔案管理的問題

目前電子檔案文件的保管、管理、使用中存在著一些問題，主要為以下幾個方面：

（一）電子檔案的原件真實性欠缺

紙質檔案的原始性和真實性容易得到識別和確認，而電子文件檔案哪怕修改之后都不在檔案中體現，任意一個時期都可以進行相關信息的修改、刪除等操作，并且不容易被發現。此外，由于電子檔案的載體和存儲介質的可分離性，也使得電子檔案原始性和真實性有所欠缺。

（二）電子檔案安全問題突出

受網絡技術發展的影響，網絡很容易遭受到黑客的入侵。而行政事業單位的檔案更具有高攻擊價值，容易遭受到各類安全問題。電子檔案類信息的傳輸依賴于網絡，在整個過程中，很容易受到泄密、篡改和偽造，加上電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵，網絡安全問題不容忽視。

（三）電子檔案保存期限易受硬件設施影響

隨著信息技術的持續進步，電子檔案管理用到的軟件、硬件以及服務系統在不斷迭代更新。受此影響，電子檔案的存儲載體也在變化，電子檔案數據容易發生丟失或者損壞，因此，信息數據保存期限問題值得關注。

三、電子檔案管理的對策

電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質檔案。面對以上問題的對策也必須有效應對，促進檔案管理的持續發展。

（一）建立規范統一的電子檔案入檔、使用標準

面對檔案真實性問題，要不斷增強對電子檔案信息內容的原始性和真實性的保障。一方面做好相關規章制度的制定，并嚴格執行，打下良好基礎；另一方面結合單位實際情況，科學制定電子文件檔案基本結構標準，從電子文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用、統計等各個過程去規范電子文件檔案。此外，要在單位積極宣傳，營造大家支持檔案管理的良好氛圍。

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（二）進一步加強電子檔案的立法工作

強化電子檔案的立法工作，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，實現電子檔案的合法化、科學化、規范化。對于侵害電子檔案安全的各類行為予以嚴厲打擊，同時采取硬件加密、系統升級等多種形式確保電子檔案管理和使用的安全。

（三）采取多種手段管理存儲電子檔案

1.保證電子檔案的真實性和原始性

在電子檔案形成初期，應對每份電子檔案實行備份，存儲媒介至少保存2 份以上，才能更好地保證電子檔案的真實性和原始性。

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2. 電子檔案管理電腦要做到專機專用，以保證電子檔案的安全性和獨立性

避免以磁盤、光盤等為介質的存儲載體變形或損壞，致使存儲信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲于計算機中的電子文件遭到破壞或刪除。

3.實行重要檔案分布式雙機備份，以保證電子檔案的真實可靠性

電子檔案的管理是一門科學的藝術，如果管理不好，將會造成檔案信息的泄露。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理，持續提高其安全性。