芻議技工院校人事檔案管理信息化建設(shè)

摘? 要：人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，技工院校人事檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。在大數(shù)據(jù)時代，隨著信息化的深度應(yīng)用，技工院校人事檔案管理工作需要緊跟時代發(fā)展的腳步，按照檔案管理條例的規(guī)定，以信息化建設(shè)為方向，加大軟硬件投入，加強(qiáng)信息安全防范，發(fā)揮技工院校的人才優(yōu)勢，提升人事檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：技工院校;信息化建設(shè);人事檔案管理

中圖分類號：G270.7? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）06-0138-03

Abstract：Personnel file is an important feature of the personnel management system in China，and the informatization construction of personnel file management in technical colleges is of great significance. In the era of big data，with the in-depth application of information technology，personnel file management in technical colleges needs to keep pace with the pace of the development of the times. According to the regulations on file management，in the direction of information construction，increase investment in software and hardware， strengthen information security，give full play to the talent advantages of technical colleges，and improve the efficiency of personnel file management.

Keywords：technical college;information construction;personnel file management

0? 引? 言

人事檔案具有法律效用，是個人身份、學(xué)歷、資歷、主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡，組織人事部門在選拔、任用、培養(yǎng)干部等工作中重要的參考依據(jù)。技工院校在“十三五”期間發(fā)展較快，學(xué)生與教師數(shù)量激增，發(fā)展成為綜合性的技工教育和職業(yè)培訓(xùn)基地。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，技工院校內(nèi)部發(fā)展與升級，傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，必須以信息化為發(fā)展方向，才能順應(yīng)這場“數(shù)據(jù)革命”。

技工院校的人事檔案管理包括教師、教輔人員以及后勤人員的檔案，內(nèi)容涉及個人基本信息（包括出生年月、政治面貌、學(xué)歷背景等）、工作簡歷、職稱工資、考核定級、家庭背景等內(nèi)容，數(shù)據(jù)龐大、瑣碎復(fù)雜，而且使用較為頻繁。而技工院校由于行政機(jī)構(gòu)簡單，人事檔案管理成為了較容易忽視的內(nèi)容，筆者多年從事組織人事科的實(shí)際管理，本文探討了通過加強(qiáng)信息化建設(shè)以提高本校人事檔案管理的效率的方法。

1? 技工院校人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化指的是利用計算機(jī)軟件對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、歸類和不同層次的加工利用的一個過程，信息化管理便于把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子形式。

1.1? 有利于提高人事檔案管理效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理以紙質(zhì)材料為主，需要人工收集、歸檔和管理，管理過程復(fù)雜，需耗費(fèi)大量人力、物力及財力;同時，因受各種外界因素及檔案管理過程中人的主觀因素影響，容易出現(xiàn)錯漏多、原始檔案信息謬誤的現(xiàn)象。加之通過人力操作的管理過程，受人員專業(yè)性所限，檔案管理時間長，效率不高。通過信息化管理，可以大幅提高管理效率，降低管理成本。

1.2? 有利于人事檔案信息的有效保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)材料為主的人事檔案管理，每一次檔案的檢索與翻閱，都將損害紙質(zhì)檔案的質(zhì)量，縮短紙質(zhì)檔案的壽命，不利于檔案的長期保存。同時，隨著人才流動加劇，檔案遷移增多，遺失現(xiàn)象時有發(fā)生。進(jìn)行信息化建設(shè)后，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲，將有利于人事檔案的長期有效保存與傳遞。

1.3? 有利于人事檔案價值的充分發(fā)揮

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化后，信息只需一次錄入后即可反復(fù)使用。檢索、查閱更加方便，還可以根據(jù)人才的具體情況進(jìn)行相應(yīng)檢索，通過網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取、查詢、分析、比較等，可充分開發(fā)人事檔案潛力，充分發(fā)揮人事檔案價值。

1.4? 有利于人才利用效率的提升

技工院校培養(yǎng)技能型人才的獨(dú)特地位決定了人才利用的重要性。人事檔案的信息化不僅應(yīng)用于學(xué)校教工人事檔案的管理，同樣適用于學(xué)生的人事檔案管理。學(xué)生人事檔案的管理系統(tǒng)可根據(jù)就業(yè)需求實(shí)現(xiàn)差異化管理。通過大數(shù)據(jù)信息管理模式，對人才進(jìn)行檢索匹配，提高崗位與個人簡歷的匹配度，根據(jù)培養(yǎng)的人才情況制定具體的培訓(xùn)計劃和激勵機(jī)制，充分挖掘人才的潛力。

2? 技工院校人事檔案管理工作存在的問題

2.1? 人事檔案管理思維滯后

本校在職教師人事檔案管理一般由組織人事科負(fù)責(zé)，檔案管理僅是人事科日常工作的一小部分，具體工作流程如圖1所示。在檔案管理方面，不僅管理著單位的人事檔案，可能還承擔(dān)著學(xué)校基建檔案管理、學(xué)生的學(xué)籍檔案管理等多個模塊檔案的管理。檔案管理人員分配不足，檔案管理仍停留在手工操作階段;人事檔案管理人員專業(yè)水平不足，多為兼職;工作按部就班，缺乏創(chuàng)新與科學(xué)管理意識。管理制度不健全、制度掛墻上應(yīng)付檢查、落實(shí)不力現(xiàn)象依然存在。

2.2? 人事檔案管理不規(guī)范，信息缺失

技工院校人事檔案管理在收集歸檔材料方面，因缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，又受限于管理人員素質(zhì)差異，資料收集歸檔的及時性與全面性得不到保障，加之制度落實(shí)不力，造成人事檔案管理信息個性化內(nèi)容難以呈現(xiàn)，無法充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源挖掘利用中的重要作用。同時，學(xué)校人事檔案管理人員也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)對其的要求通常是可以找到檔案就行，檔案管理隨意性較大。

2.3? 信息化建設(shè)緩慢，軟硬件建設(shè)投入不足

技工院校的人事檔案管理信息化建設(shè)受諸多因素制約，普遍發(fā)展緩慢。一般情況下，檔案管理員有可供使用的計算機(jī)，但是檔案內(nèi)容并沒有進(jìn)入信息化系統(tǒng)里。平時檔案管理員只是用計算機(jī)打印出相應(yīng)的檔案歸檔目錄，具體檔案內(nèi)容采用復(fù)印或者手填的方式放入個人檔案盒中。因為經(jīng)費(fèi)有限，在軟硬件設(shè)備上投入不足，沒有使用相應(yīng)的檔案管理軟件，所以對檔案管理員的要求不高，故原始資料都沒有掃描錄入。在技工院校幾乎都沒有使用人事檔案管理服務(wù)器，好用與適合的檔案管理軟件在市面上也難以找到。

2.4? 管理人員專業(yè)能力難以適應(yīng)信息化建設(shè)需要

管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)是影響人事檔案管理工作的關(guān)鍵因素。目前，技工院校從事檔案管理工作的人員專業(yè)性不高，學(xué)校和整個檔案系統(tǒng)缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏信息化管理的能力和水平。特別是人事檔案管理信息化建設(shè)不僅需要管理人員熟練掌握人事檔案管理技能，還要熟練掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息管理技術(shù)，保證信息安全，對管理人員的專業(yè)要求隨之大幅提升。要成為檔案管理實(shí)踐與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機(jī)融合的復(fù)合型人才，目前的管理人員隊伍素質(zhì)還需提升。

3? 技工院校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1? 加大軟硬件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

技工院校應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理信息化建設(shè)，積極爭取籌措資金，加大軟硬件建設(shè)，為人事檔案管理信息化提供專業(yè)的設(shè)備與技術(shù)條件。硬件設(shè)備上要購置先進(jìn)的人事檔案管理服務(wù)器、配置高的計算機(jī)設(shè)備、掃描儀、光盤，建設(shè)防火防潮規(guī)范化的庫房等;軟件設(shè)備除人事檔案管理平臺外，還需購置以維護(hù)信息安全為主的殺毒、防火墻、安全漏洞及保密軟件等。

3.2? 健全人事檔案管理長效機(jī)制，業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

要創(chuàng)新人事檔案管理理念，結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)，完善信息化建設(shè)的管理制度。首先要根據(jù)《干部人事檔案管理條例》，建立信息化人事檔案管理的系統(tǒng)框架;引入適合的檔案管理平臺或者軟件，建立健全檔案信息化管理的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范運(yùn)行制度。其次要健全檢查審核機(jī)制，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的完全吻合和同步。落實(shí)定期檢查制度，注重檢查歸檔文件的完整性和檔案管理流程的完備性。最后，要建立檔案數(shù)據(jù)傳輸和使用的規(guī)范化制度，明確查閱與使用權(quán)限，避免檔案被篡改。

3.3? 加快信息化建設(shè)進(jìn)程，提升人事檔案資料信息化水平

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)是一個浩大的工程，需要對人事檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)分析和整理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料掃描錄入，將現(xiàn)有的材料整理到網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)中，才能實(shí)現(xiàn)查閱、核實(shí)、統(tǒng)計以及傳遞的信息化和便捷化。技工院校本就是培養(yǎng)技術(shù)型人才的院校，結(jié)合院校特色，組織專業(yè)人才集中力量開展信息化掃描錄入工作，并建立審核審查機(jī)制，確保信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。同時，要掌握人事檔案的開放范圍，在保證信息安全性的前提下，加大人事檔案資源的共享力度，尤其是學(xué)生檔案的共享與使用，更好地讓人事檔案資源服務(wù)于技工院校的專業(yè)人才培養(yǎng)、人才輸出、院校間交流合作等。

3.4? 加強(qiáng)人事檔案信息保密安全工作，提升信息安全性

人事檔案具有機(jī)密性，關(guān)乎每一個人的切身利益，一旦出現(xiàn)泄露，將造成不可挽回的損失。所以，人事檔案信息化管理首要解決的問題就是保密安全問題。一方面，要從電子檔案的各個環(huán)節(jié)制定嚴(yán)密的安全管理制度，確保每個環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)泄密漏洞。要依托技術(shù)手段，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，明確訪問人級別，防止被惡意對檔案資料輸入及輸出。另一方面，要建立實(shí)時監(jiān)測及報警預(yù)防機(jī)制，建好防火墻，做好數(shù)據(jù)加密和網(wǎng)絡(luò)病毒防治、訪問痕跡的跟蹤檢測、防改寫等技術(shù)性的措施。

3.5? 加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)，提高人員的綜合素質(zhì)

首先，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺和標(biāo)準(zhǔn)。其次，從檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面入手，加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍;加大對檔案管理人員的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，培訓(xùn)合格頒發(fā)相應(yīng)資質(zhì)證，實(shí)行持證上崗，提升專業(yè)水平。再次，引進(jìn)專業(yè)的系統(tǒng)管理人員。人事檔案管理信息化不僅需要過硬的檔案管理知識，還需要有極強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)技術(shù)，因此，必須有專業(yè)的系統(tǒng)管理人員進(jìn)行管理，專業(yè)進(jìn)行信息化研發(fā)、安全管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)。最后，定期加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育、思想政治和法律法規(guī)教育，讓道德品質(zhì)過硬的人負(fù)責(zé)管理檔案。

4? 結(jié)? 論

信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。技工院校處于國家大力扶持發(fā)展的階段，在培養(yǎng)技能型人才的大背景下，為了讓人事檔案更好地服務(wù)于技能型人才的培養(yǎng)工作，人事檔案信息化建設(shè)勢在必行，建設(shè)步伐亟需加快。在加快本校自身人事檔案信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，以本校的檔案管理模式為范本，開設(shè)檔案信息化管理專業(yè)，為更多的企業(yè)或者相關(guān)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)輸送檔案管理專業(yè)技術(shù)人才。

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作者簡介：李星云（1977.11-），男，白族，云南大理人，就職于組織人事科，黨校碩士研究生，主要研究方向：檔案信息化管理。