淺議醫院人事檔案信息化建設

宋文春

隨著我國現代化腳步的不斷加快，醫療衛生體制改革不斷深入進行。人事管理作為醫院管理的重要組成部分，其效率提升對醫院整體價值的提升具有重要意義。應用信息化管理手段，優化現有管理制度、可以有效提高人事檔案資源的利用價值，促進醫院人才的培養，為員工的升職聘用提供了公平、公正的環境，促進醫院的可持續發展。

1.醫院人事檔案信息化管理的意義

人事檔案信息化管理可有效推動醫療衛生體系改革隨互聯網科技的發展和信息化技術的普及，實現醫療網絡全覆蓋，對深化醫療衛生體制改革具有重要作用。加強人事檔案的信息化管理，不僅能夠提升醫療人員專業技能、業務水平、工作效率及業務競爭力還可以促進醫院人才資源的合理配置。

（1）人事檔案信息化建設能夠有效促進醫院其他各項工作的信息化發展。現階段醫院提供的各項診療服務逐漸增多，自身發展規模持續增大，為有效面對激烈的市場競爭環境，力求為廣大患者帶來更加高質量的服務，很多醫院也開始應用各種信息化管理系統，對于辦公自動化、門診信息服務、藥品信息化管理以及績效考核等方面的工作都逐漸實現了信息化，可以確保相關數據信息的共享與及時傳輸，有助于醫療服務活動的高效開展，為醫院重要的發展決策帶來準確的參考依據。

（2）人事檔案信息化建設能夠有效促進醫院檔案管理水平的提升。人事檔案信息化建設所提供的電子信息管理平臺，不單單能夠實現人事檔案數據信息的快速查詢、修改與調整，同時還能夠提供一鍵關聯功能，借助于為醫務人員建立電子檔案，可讓其在各部門中進行信息共享，不同權限的人員能夠獲得相應的操作使用權，保證人事檔案資料的規范化收集整理，從而提升其開發利用效率，促進醫院人事檔案信息化管理工作的有效開展。

2.醫院人事檔案信息化管理的現狀

（1）人事檔案管理方式較為落后。信息技術飛躍性進步，管理的手段也層出不窮，現行的醫院人事檔案管理方法已經落后于信息化管理的要求。具體來說：一是醫院的人事檔案管理缺乏專用的管理軟件，計算機只用做目錄的存儲和搜索，無法進行文件的復雜管理。二是管理手段落后，人工進行文件的錄入和使用，人事資料的更新進程緩慢。

（2）人事管理軟件不夠成熟。主要關鍵人員的記錄、梳理、文件的梳理特別困難，難以進行系統性的更新。軟件的設計僅僅是對信息錄入的改造，缺乏對員工在各個時期表現綜合鑒定，檔案不能為人力資源的管理提供助力在人事檔案管理中，計算機技術的應用也僅表現為檔案的檢測與索引，導致醫院的人事檔案管理效率不高。

（3）專業檔案管理人員的缺乏。醫院只有合理安排人事檔案管理人員，對人事檔案進行專門整理、分類、歸檔及合理利用，才能促進醫院人事檔案管理質量的提高。但由于醫院對人事檔案管理人員要求相對不高，致使部分管理人員無法滿足工作要求。由于其對人事檔案管理工作的認知與專業程度均較低，降低了醫院人事檔案的管理質量。

（4）人事資料欠缺完整性與真實性，人事檔案制度滯后，規范性不高人事檔案管理制度的落后與陳舊，對人才流動存在不利影響。受“終身制”等人事管理思想影響，人事檔案管理未隨時代發展得到及時糾正與補充。部分醫院存在以扣留人事檔案方式限制人才流動，不適應醫院的時代發展需求。部分醫院仍存在不按檔案管理數量配備專職人員的問題，未按人事檔案管理標準進行管理，管理水平低下，部分醫院的檔案室甚至無異于查閱室，人事檔案管理的安全性不高。

3.醫院人事檔案管理信息化方案

（1）創建人事檔案信息數據庫。在新醫改的大環境下，醫院自身建設發展規模逐漸增大，醫務人員數量也日益增多，每年形成的數據信息越來越多。而對于人事檔案材料而言，其中的黨團信息、任免信息、考核情況、職稱晉升以及培訓進修信息，這類資料往往屬于不同的歸屬部門，所以在具體的人事檔案管理信息化建設過程中，應當要根據具體情況，建立統一的人事檔案信息數據庫，對醫務人員的相關檔案材料予以科學的整理與分類，將人事檔案數據庫劃分為個人基本信息、職位任免信息、專業素質能力以及科研培訓情況等不同的類別，同時確認相關責任部門，根據不同科室所負責的具體業務范圍，對人事檔案數據信息庫的管理與訪問權限予以科學設置。另外，應當根據人事檔案數據類型的差異化，建立有針對性的數據資料描述表，從而實現人事檔案數據信息庫的標準予以統一，實現醫院人事檔案工作的精細化管理目標。

（2）建立完善人事檔案管理系統。醫院人事檔案信息管理系統中必須要擁有完善的數據統計和分析功能，可以實現對某一條件或多個條件的高級信息檢索功能，能夠針對醫院內部不同科室崗位的具體需求，站在不同的角度來對人事檔案信息予以分析。結合設置的KPI指標，直接檢索出滿足條件的優秀人才，確保為各個科室帶來更加準確和真實的檔案數據，從而確保醫院人事任免工作、薪酬設計工作的準確性與科學性，為醫院管理層的各項決策帶來更加準確的依據。與此同時，人事檔案信息關系到醫務人員的隱私，在促進人事檔案管理信息化建設的過程中還需要確保信息管理系統的安全，確保其能夠持續穩定運行。一是應當建立完善相應的規章制度，以標準建設為抓手，確保能夠覆蓋人事檔案管理工作的各個環節，提升醫院內部管理工作效率。二是應當合理應用信息技術，堅持定期對信息管理系統予以更新，對可能存在的漏洞及時修補，應用防火墻、殺毒軟件等確保系統能夠處于安全的運行環境中。

（3）加強電子文件歸檔管理。醫院檔案管理人員必須要根據人事檔案管理工作的實際需求，努力開展好人事檔案電子文件的鑒定、著錄以及歸檔等相關工作，保證人事檔案電子文件的準確完善，檔案管理部門負責人應當做好信息化建設工作經驗總結工作，促進電子文件歸檔活動朝著更加科學規范的開展，同時要結合具體情況制定電子人事檔案管理制度。另外還需要努力開展好人事檔案數據資料的保密性工作，配置專門的設備設施并委派專人進行管理，要結合醫院經營發展的具體情況來選擇有針對性的信息化建設模式。

（4）完善的基礎硬件設施。軟硬件基礎設施的不斷完善是確保醫院人事檔案信息化建設工作有序推進的前提和保證，也是確保人事檔案資源開發利用效率不斷提升的重要基礎。一方面，應當進一步提高對人事檔案信息化建設的重視程度，加大資金投入，促進檔案室、計算機設備、網絡設備的建設，同時要開展好檔案室的防塵防潮工作，根據不同類型和存儲介質的數字化檔案資源進行有針對性的歸檔存儲，確保人事檔案數據的安全完整;另一方面，還需要購置人事檔案信息化建設必須的軟件信息管理系統，同時對電子人事檔案資源予以定期檢測和維護，避免電子檔案數據因為磁場、輻射等相關因素而受到損壞，確保電子檔案數據的完整。

（5）提高人事檔案管理人員的業務能力。人事檔案管理人員應具備良好的學習意識，不斷強化學習。檔案管理人員應該認真學習《檔案法》等有關法律法規，熟悉檔案業務工作，掌握檔案基礎理論知識和操作技能。人事檔案涉及面寬，內容繁多，人事檔案工作人員須將各種文件材料經過篩選、整理，組成有機聯系的檔案資料，才能充分發揮其作用。在信息迅速發展的新形勢下，應結合醫院工作實際建立、修訂應急預案，做好應對各種突發問題的解決措施，進一步增強人事檔案信息化管理的安全性和規范性，進一步提高醫院人事檔案管理工作質量。

參考文獻

[1]張柱 . 淺談“大數據”思維下的公立醫院人事檔案信息化管理 [J].辦公室業務 ， 2017（15）： 45-47.