人事管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

晁藝澤

(西安財(cái)經(jīng)大學(xué) 陜西 西安 710100)

一、概述

(一)研究背景與目的

企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的人事管理水平有著很大的關(guān)聯(lián)性，這是因?yàn)槿瞬攀谴龠M(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的一大要素，為了將企業(yè)的勞動(dòng)率得到更好的提升必然要將員工的積極性得到充分的發(fā)揮。為員工創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍，這些就都能夠得到很好的提升，從而企業(yè)的利潤(rùn)也就相應(yīng)有所增加。如此，企業(yè)的人事管理就變得非常重要了。但人事管理并不簡(jiǎn)單，甚至可以用困難來形容，它對(duì)工作的要求很高，但凡出錯(cuò)，就會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生影響，是企業(yè)遭受損失。快速發(fā)展的信息技術(shù)就這樣進(jìn)入人們的眼睛，它能夠改變傳統(tǒng)管理的繁瑣復(fù)雜，使管理變得相對(duì)便利，提高了社會(huì)勞動(dòng)效率，給社會(huì)帶來了更精細(xì)、更直接、更有效的依托。

如今社會(huì)對(duì)于精確化人事管理的要求越來越高，我們應(yīng)該貫徹先進(jìn)的管理方式，緊跟時(shí)代的步伐，積極響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，對(duì)不同行業(yè)進(jìn)行分析針對(duì)特點(diǎn)以及目標(biāo)需要，定制各自對(duì)應(yīng)的信息化系統(tǒng)，然后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)，這使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者能夠在第一時(shí)間了解到企業(yè)人事上的調(diào)整和變動(dòng)，掌握重要數(shù)據(jù)和第一手資料，對(duì)企業(yè)決策的指定也就更為迅速。

傳統(tǒng)的人事管理主要是依靠人工搜集和整理數(shù)據(jù)，如此使得員工基數(shù)較大，管理負(fù)擔(dān)加重，修改、維護(hù)、檢索信息困難。雖然使用Excel等電子表格技術(shù)能有所緩解，但顯然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)檫@解決不了根源上的問題，沒有辦法提供一種穩(wěn)定的管理方式使得工作效率提高、重復(fù)度降低。而利用信息化技術(shù)，將此技術(shù)運(yùn)用到管理系統(tǒng)中，才能有所緩解。

(二)國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1.國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

我國(guó)信息系統(tǒng)最早在銀行、政府等機(jī)構(gòu)中使用，始于1960年代，但相比于發(fā)達(dá)國(guó)家仍存在一定的差距。但值得慶幸的是發(fā)展勢(shì)頭很好，因此我們要加大投入，不斷完善管理系統(tǒng)，提高管理效率。如今我國(guó)人事管理的特點(diǎn)是:

(1)理論成果尚未形成體系

第一，專注于企業(yè)人事管理系統(tǒng)的研究不多。

第二，不同行業(yè)也沒有根據(jù)自身需求以及特點(diǎn)個(gè)性化定制，因此是否個(gè)性化定制也是判斷此人事系統(tǒng)是否成熟的一個(gè)重要依據(jù)，若無法改變則將不會(huì)被更大范圍的推廣和使用。

(2)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)比較落后

現(xiàn)有系統(tǒng)提供的功能十分少，還不夠完善，仍局限在計(jì)算員工的效率、出勤等傳統(tǒng)的信息記錄方面。對(duì)于更進(jìn)一步的，比如獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核等等還不完善。

2.國(guó)外研究現(xiàn)狀

國(guó)外的關(guān)注較早，相比于國(guó)內(nèi)投入也大，大公司都有自己的工會(huì)、勞工組織和人事管理系統(tǒng)，并且可以做到在全國(guó)都能互通。至今，人事管理系統(tǒng)的發(fā)展主要有以下三個(gè)階段:

僅僅作為信息記錄的一個(gè)工具，這是第一個(gè)階段。此階段信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)很簡(jiǎn)單，其目的主要是為了記錄員工的基本信息，也可以根據(jù)員工的級(jí)別自動(dòng)地計(jì)算和統(tǒng)計(jì)工資，追根到底，這個(gè)階段的系統(tǒng)就是具有高級(jí)計(jì)算功能的信息存儲(chǔ)工具。

第二階段，成功自動(dòng)化，增加了歷史查詢的功能。這一時(shí)期也伴隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)也蓬勃發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)的分析、鉆取、切片的功能；雖然人事管理系統(tǒng)有了很大的發(fā)展，但是，對(duì)于企業(yè)進(jìn)一步的要求，這些進(jìn)步是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這個(gè)階段的體系仍沒形成[1]。

第三階段，系統(tǒng)趨于完備。以微軟、蘋果公司為代表，各項(xiàng)管理自動(dòng)化，人機(jī)統(tǒng)一，而且附有完備的統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)操作也愈加簡(jiǎn)便，管理的流程也越來越成熟，另外還加入了決策功能，對(duì)于我國(guó)有很好的借鑒作用。

借鑒終究只能借鑒，國(guó)外的系統(tǒng)并不適合我國(guó)企業(yè)的1業(yè)務(wù)特點(diǎn)，也不滿足他們的需求，因此我國(guó)應(yīng)從自身角度出發(fā)，結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，設(shè)計(jì)出符合自身發(fā)展的靈活的系統(tǒng)。

二、需求分析

人事管理系統(tǒng)應(yīng)該包含：?jiǎn)T工基本信息表、員工婚姻情況表、員工學(xué)歷信息表、企業(yè)工作崗位表、企業(yè)部門信息表等這些信息表。此外，保證數(shù)據(jù)的安全性、完整性和準(zhǔn)確性也是必不能忘的一點(diǎn)。

人事管理系統(tǒng)的主要目的是實(shí)現(xiàn)人事的信息化管理，主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)員工信息的管理[2]。此外，系統(tǒng)功能的目的有：?jiǎn)T工各種信息的輸入(基本信息、學(xué)歷信息、婚姻狀況信息、職稱)；退役、離職或者因其他原因離開公司的人員的信息刪除；根據(jù)已知條件查詢對(duì)應(yīng)員工信息等等，最后對(duì)結(jié)果進(jìn)行打印輸出。

三、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

(一)系統(tǒng)總體功能模塊設(shè)計(jì)

系統(tǒng)總體功能模塊包括員工基本情況、工作部門信息、員工職稱信息、員工婚姻狀況、員工學(xué)歷信息等五個(gè)模塊。

(二)人事管理信息系統(tǒng)總E-R圖

人事管理信息系統(tǒng)總的E-R圖如圖1所示：

圖3 人事管理系統(tǒng)E-R圖

在用戶信息實(shí)體中，主碼為用戶名；員工信息情況中，主碼是員工編號(hào)；工作信息部門實(shí)體中，主碼為部門編號(hào)；員工職稱信息實(shí)體中，職稱編號(hào)為主碼；學(xué)歷信息實(shí)體中，學(xué)位證書編號(hào)是主碼；員工婚姻信息中，主碼為愛人代號(hào)。

(三)將E-R圖轉(zhuǎn)化為關(guān)系模式

員工(員工編號(hào)，部門編號(hào)，員工姓名，出生日期，崗位，民族，政治面貌，家庭住址，籍貫，性別，身份證號(hào)，入職時(shí)間)

學(xué)歷(學(xué)位，學(xué)位證書編號(hào)，畢業(yè)院校，專業(yè)，畢業(yè)時(shí)間)

職稱(職稱名，員工編號(hào)，職稱號(hào))

部門(部門名稱，部門編號(hào))

愛人(籍貫，愛人代號(hào)，出生日期，愛人姓名，民族，工作職稱，政治面貌，工作單位)

結(jié)婚(愛人代號(hào)，員工編號(hào))

(四)表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)該有員工信息表的結(jié)構(gòu)、學(xué)歷信息表的結(jié)構(gòu)、職稱信息表的結(jié)構(gòu)、部門信息表的結(jié)構(gòu)、愛人信息表的結(jié)構(gòu)以及結(jié)婚信息表的結(jié)構(gòu)。

表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)該包含屬性名、類型、所占寬度以及是否是主碼這些信息。

四、總結(jié)

這個(gè)系統(tǒng)根據(jù)需求分為了基本信息管理和查詢管理，包括了員工的基本信息、學(xué)歷信息、職稱信息、婚姻信息等。

人事管理系統(tǒng)在生活當(dāng)中之所以能夠得到這么廣泛的應(yīng)用，是因?yàn)樗o我們的生活提供了特別多的便利，人事管理系統(tǒng)具備各種實(shí)踐技能，經(jīng)驗(yàn)與信息技術(shù)，可了解行業(yè)中人力資源的信息管理，進(jìn)而能夠幫助企業(yè)解決各種各樣的人力資源管理方面的困難。