提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

劉曉欣

摘 要：伴隨現代信息技術的發展，新時期計算機信息技術在各行各業發展中發揮著越來越重要的作用。在事業單位檔案管理工作中加強計算機信息技術的應用具有重要的積極意義。本文將進行分析，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;優勢;方法

一、前言

在當前時代，檔案管理工作作為事業單位綜合管理工作的重要組成部分，對于助力事業單位綜合發展起到至關重要的作用。因此，合理發揮檔案資源的重要作用，能為事業單位管理決策的制定提供有效的支持。當今時代，傳統檔案管理工作已經無法滿足事業單位檔案管理的發展需求，因此需要將信息技術的應用與事業單位檔案管理進行有效結合，進而推進檔案信息化建設，使事業單位檔案管理能符合當前時代的發展需求，為事業單位的可持續發展提供推動力。

二、信息化建設在事業單位檔案管理中的優勢

（一）檔案更方便儲存

事業單位的檔案管理從傳統的人工管理，過渡到如今的信息化管理，檔案管理更加方便快捷。信息化建設使事業單位檔案載體發生了改變，將傳統的紙質檔案過渡到了如今的電子檔案，使檔案進入了全新的階段。當前情況下的檔案管理模式對比傳統的檔案管理模式，儲存更為方便，而且不會因為外在因素造成檔案的損壞或者丟失，傳統的檔案管理需占據大量的空間，而電子檔案則不需要占用較多的空間，可利用數據云進行檔案管理，進而使檔案更方便儲存，檔案保管方面更有優勢。

（二）檔案更方便利用

比較傳統的檔案利用方式，紙質檔案利用手續相對復雜，且查詢相對麻煩，檔案不集中，難以對檔案進行詳細劃分，因此在檔案利用時，很難第一時間找到需要利用的全部檔案，紙質檔案信息存在不精確的問題，難以一次充分發揮其真正的價值。而信息化檔案管理可以對檔案進行詳細劃分，信息精確、分類完整，查詢十分方便，在利用時只需在檔案庫中通過搜索關鍵詞就可以調取檔案，獲得檔案中需要的全部信息，使提取利用流程更為方便，解決了傳統檔案利用中的不足。

三、新形勢下提升檔案管理信息化建設的方法

（一）重視檔案信息化建設，加大資金投入力度

事業單位檔案管理的有效性更多的在于領導干部的重視程度，為改變當前領導干部不重視的現象，在新形勢下，我們必須要提高領導干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內容來進行，特別是全面提升事業檔案管理內容的保密性問題。在檔案室內選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進的信息化設備，比如，計算機、掃描儀等，配置專業人員負責管理工作，做好登記工作，禁止外人的進入，同時定期加強對檔案管理人員的培養，促使檔案管理人員責任意識和專業能力提升。

（二）重視信息化人才培養，構建復合型的團隊

事業單位檔案信息化建設要求管理人員必須要具備檔案管理知識和服務等方面的知識，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設有序開展。基于此，事業單位一定要加強檔案管理人員的培訓力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業人才，全面提升檔案管理隊伍專業水平。現階段，有部分檔案管理人員對計算機和其他檔案管理設備的應用不夠熟練，因此，事業單位必須要重點加強檔案管理人員計算機操作技能方面的培訓，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當前，我們正處在信息化時代，檔案管理模式逐漸從傳統保護管理模式，轉變為檔案數據信息共享和全面利用方向。我們要想進一步發揮檔案信息數據的作用和效率，則需要立足于實際，構建科學完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時，一定要嚴格國家所制定的著錄原則、文字標識、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實現著錄的統一，則在后續的檔案檢索過程極易出現錯誤，導致檔案信息數據準確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數據進行歸檔處理時，還必須要使用統一規范的數據庫軟件和硬件，同時還必須要對紙質檔案進行統一歸檔，從而更好地為事業單位內部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實現檔案管理信息化。

（四）完善基礎設施建設，整合檔案信息資源

在新形勢下，要想全面推動檔案信息化建設，最關鍵的就是要進一步完善相關基礎設施，內部構建一支數字化檔案管理部門，在數字化，信息化檔案管理建設過中，配置專業檔案管理人員，進一步豐富檔案資源，充分利用各種先進檢索工具，全面提升事業檔案資源的利用率，促使檔案信息化水平全面提升。另外，事業單位檔案管理部門，還必須要立足于實際，選擇科學合理的方式來管理電子檔案。與此同時，事業單位還要投入大量的人力物力，進一步完善軟件和硬件設備，通過這樣的舉措，不斷完善和更新檔案管理系統，構建具有較強操作性的實施平臺。針對紙質檔案資料，可以通過電子化有效錄入電子系統，從而達到電子檔案資源和紙質檔案資料并存的目的，全面整合事業單位檔案信息資源，在此過程中，還要加強安全防護，定期殺毒，防止黑客的入侵，保障檔案的安全，通過上述這些舉措，全面助推檔案管理信息化建設，促使事業檔案管理質量和效率全面提升。

（五）加強檔案管理技術升級

要圍繞檔案管理信息化建設，結合機關事業單位自身的職能等，對檔案管理技術進行不斷升級，加大資金保障力度，全面加強全員檔案管理技術和方法的培訓，注重檔案管理信息化技術的不斷升級，學習和借鑒更先進的大數據處理技術等，從而更好地提高檔案管理信息化系統與其他信息系統等之間的兼容性和融合性，實現信息資源全面共享，減少信息的重復統計等。

四、結束語

總之，事業單位檔案管理工作開展過程中計算機信息技術的應用是一項重要的輔助工具，檔案管理工作本身具有動態性和系統性的特征。所以在具體實踐過程中還需要加強信息化體系建設，加強風險防控與隊伍培訓，這樣才能全面提高機關檔案信息化管理的規范性、科學性和安全性，實現檔案信息資源的有效開發與利用。

參考文獻

[1]胡海敏.淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].網絡安全技術與應用，2019（4）：25

[2]邢麗麗.機關檔案管理中信息技術的應用分析[J].辦公室業務，2019（4）：18

[3]費東嵐.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019（2）：22