推進黨政機關檔案信息化管理的建議研究

摘 要：在現代化社會經濟快速發展的背景下，我國的科學技術和計算機信息技術逐漸完善，被廣泛應用到社會人們生產生活的各個領域中。黨政機關單位的檔案管理工作，結合信息化技術，也正面臨著全面的升級和轉型，向著現代化、信息化檔案管理的方向發展，大大提高了檔案管理的質量和效率。本文對推進黨政機關檔案信息化管理的重要意義進行了探討，詳細分析了推進黨政機關檔案信息化管理的路徑策略。

關鍵詞：黨政機關;檔案管理;信息化;計算機

前言

我國社會在現代化計算機技術和信息技術的應用下，正在發生著巨大的轉變，在各項工作中借助信息化辦公系統和先進的信息化軟件，給各個行業領域的工作帶來了全新的機遇和挑戰。黨政機關單位中的檔案管理工作，涉及到大量的檔案材料，內容繁多復雜，融入現代化信息技術的應用，對于黨政機關檔案管理工作有著重要的意義，促進黨政機關檔案管理工作效果的提高，為黨政機關單位未來的長足發展打下堅實的基礎。

一、推進黨政機關檔案信息化管理的重要意義

（一）提高檔案管理工作的效率

在黨政機關檔案管理工作中結合信息化技術，促進黨政機關檔案管理的信息化發展，對于黨政機關檔案管理工作人員工作效率的提高，起著重要的推進作用。在黨政機關中涵蓋了大量的檔案資料，采取傳統的人工管理紙質檔案的方式，工作效率較低，對于黨政機關檔案管理工作的進一步發展形成限制。建設信息化的黨政機關檔案管理模式，有效節省了大量的時間投入和人力物力成本，在計算機客戶端上可以實時獲取相關資料，為打印檔案、調入檔案、調出檔案等工作需求提供完善的服務，促進黨政機關檔案管理工作效率的提升[1]。

（二）實現分類和即時檢索查詢檔案資料

黨政機關檔案管理信息化，給檔案管理工作人員的工作開展提供了更多的便利，針對黨政機關所需的相關資料，可以通過關鍵詞搜索、模糊搜索等方式將資料調出。實現了紙質檔案到電子檔案的轉換，電子檔案能夠確切的分類整理，方便工作人員及時檢索和查詢到相關資料。根據黨政機關實際的資料需求，檔案管理工作人員能夠在電腦客戶端上直接調出所需內容，不需要進入資料室即可查詢和閱覽相關檔案。

（三）加強了黨政機關對檔案資料的控制

黨政機關檔案管理信息化管理使黨政機關單位對檔案資料的掌控加強，隨著計算機系統和軟件的不斷開發，檔案的借閱、歸還等工作都實現了信息化、自動化處理。工作人員可以自助完成資料的查詢和管理，通過對重要的檔案文件設置密碼權限，拒絕沒有訪問權限的人查詢和閱覽資料。針對到期未還的檔案，在信息化系統中可以進行自動催還，加強了黨政機關對檔案資料的控制效果[2]。

二、推進黨政機關檔案信息化管理的路徑分析

（一）強化黨政機關檔案管理信息化的意識

在目前的黨政機關檔案管理工作中，由于信息化普及和推廣的時間較短、力度不足，導致很多工作人員對于黨政機關檔案管理信息化的認知不足，缺少黨政機關檔案信息化管理的意識。針對這一問題，應針對黨政機關檔案管理人員、普及信息化檔案管理的重要性，樹立起黨政機關檔案信息化管理的意識。由責任部門組織和開展有關檔案管理信息化的相關培訓和講座，緊跟現代化、信息化的時代發展步伐，強化檔案管理信息化人才的技能，促進黨政機關檔案管理信息化未來的長足發展。

（二）培養高素質的檔案管理信息化人才

在黨政機關檔案信息化管理工作中，需要引進和應用最新的信息化技術，因此離不開高素質的信息化檔案管理綜合型人才，這就要求相關工作人員具備電子計算機系統和軟件應用較高的技術水平。對基層檔案管理工作人員加強計算機技術培訓，建立完善的信息化檔案管理考核制度，促進檔案管理人員綜合素質能力的提升。加強對檔案管理人員的監管，遵循公平、公正的原則，監管信息化檔案管理工作，激發相關工作人員的工作積極性，提高信息檔案管理工作效率。將職責落實到個人，關注信息檔案管理的安全性，全面強化檔案信息化管理的效率[3]。

（三）建立規范、嚴格的檔案管理信息化制度

黨政機關檔案管理的工作量大、信息涵蓋范圍廣，在現代化黨政機關檔案管理信息化發展中需要依托嚴格、規范的檔案管理信息化制度開展各項工作，保證電子檔案的兼容性和安全性。由政府相關部門對檔案信息進行分類和集中管理，確立規范標準，遵照國家相關的指導規范和技術標準要求，實現紙質檔案到電子檔案的轉換。以國家標準的指導意見為著手點，黨政機關部門根據檔案管理信息化制度管理檔案信息，避免發生檔案重復、混亂、信息交叉等問題的出現。

（四）引進和應用新型數字化技術

在促進黨政機關檔案管理信息化的過程中，將更多新型的數字化技術手段引進和應用到實際的檔案管理工作中。使現代數字化技術的優勢作用充分發揮出來，促進電子檔案的數字化建設，體現電子檔案高效的使用性能。引進多種適用性較強的先進儀器和設備，實現檔案管理工作中的數字化信息處理，借助數字化技術，優化電子檔案的檢索功能，構建完善的數據庫，使黨政機關檔案管理工作形成一個完整性較強的系統，保證檔案信息化管理工作的順利展開[4]。

結論

綜上所述，在現代化計算機技術和信息技術的快速發展中，黨政機關檔案管理工作作為維護黨政機關單位正常運行和發展的關鍵內容，受到了越來越多的關注。結合信息化技術開展檔案管理工作，對于相關工作人來來說既是挑戰、也是機遇，應在日常的檔案管理工作中，重視信息化管理的重要性，緊跟現代化社會的發展腳步，將信息化技術的作用充分發揮到檔案管理工作的各個環節中，促進黨政機關檔案管理工作的進一步發展。

參考文獻

[1]張盛超.基層黨政機關檔案信息化管理實現路徑探討[J].辦公室業務，2016（03）：6+8.

[2]劉宗澤.黨政機關綜合檔案管理系統設計和開發[D].天津大學，2016.

[3]董鵬飛.試論如何有效推進和加強黨政機關檔案的信息化建設[J].現代經濟信息，2014（13）：88.

[4]孫露.推進黨政機關檔案信息化管理的建議[J].管理觀察，2014（16）：18-19.

作者簡介：

云玉梅（1986.2）女，蒙古族，興安盟人，本科學歷，職員，從事檔案管理工作