簡析聲像檔案管理存在的問題及其措施

張華

【摘 要】 聲像檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容，因此為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，必須做好聲像現(xiàn)代檔案管理工作，但是由于各種因素的影響，使其存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對聲像檔案管理存在的問題及其措施進(jìn)行了簡要分析。

【關(guān)鍵詞】 聲像檔案 特征 現(xiàn)代檔案管理 問題 措施

聲像檔案是相關(guān)單位、社會(huì)組織或者企業(yè)在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中逐漸形成的具有較高保存利用價(jià)值的以影像和聲音為主，輔助文字說明的客觀記錄。為了充分發(fā)揮其作用，以下就聲像檔案管理存在的問題及其措施進(jìn)行了探討分析。

一、聲像檔案的主要特征

1、直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式能夠?qū)崿F(xiàn)對其所承載的事件的客觀、詳實(shí)記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此聲像檔案資源所具備的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案所難以與之比擬的。

2、內(nèi)容真實(shí)性特征。一般聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來描述一些歷史內(nèi)容，諸如唱片、照片、文字等不同特點(diǎn)的材料，闡釋的都是事實(shí)、史實(shí)。

3、收集廣泛性特征。聲像資料內(nèi)容非常豐富，種類繁多，涉及當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)時(shí)期的歷史風(fēng)貌及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)各階層的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)，表現(xiàn)形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對象，非常廣泛。

二、聲像檔案管理存在的主要問題分析

1、聲像檔案管理意識(shí)問題。隨著社會(huì)的變化發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，絕大數(shù)單位都配備有聲像設(shè)備，從總體講，聲像設(shè)備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設(shè)備管理混亂問題，多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度和使用要求，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用，最終造成一些重要活動(dòng)沒有及時(shí)攝錄，檔案沒有完整保存下來。

2、聲像檔案管理制度問題。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個(gè)人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠。

3、聲像檔案歸檔問題。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

4、聲像檔案存儲(chǔ)問題。聲像檔案的存儲(chǔ)要求比紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)條件更嚴(yán)格，聲像檔案保存必須具備恒濕、恒溫、防磁等存儲(chǔ)要求。但是由于有些單位不具備聲像檔案的存儲(chǔ)條件和不重視聲像檔案保存，將不利于聲像檔案的長期保存，并影響聲像檔案的使用價(jià)值。

三、加強(qiáng)聲像檔案管理的措施

1、增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)。現(xiàn)代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)重視是做好現(xiàn)代檔案管理工作的重要保證。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐分析：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、健全完善聲像檔案管理制度。基于聲像檔案管理存在的問題，聲像檔案管理需要合理制定切合實(shí)際的管理制度來規(guī)范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3、嚴(yán)格聲像檔案歸檔管理。現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案歸檔管理措施主要有：第一、結(jié)合聲像檔案管理規(guī)定要求，嚴(yán)格遵循檔案管理流程，一般是科室的檔案交給檔案室，檔案室交給檔案館。第二、嚴(yán)格做好重點(diǎn)檔案的收集工作。需要結(jié)合實(shí)際，對重點(diǎn)聲像檔案進(jìn)行重點(diǎn)收集，需要遵循相關(guān)管理制度，及時(shí)準(zhǔn)確了解收集狀態(tài)。第三、直接從工作人員手中收集。對有些聲像檔案需要直接從有關(guān)工作手中收集。第四、廣泛的社會(huì)征集。對有效散存在社會(huì)的聲像檔案，需要利用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償收集、無償捐獻(xiàn)、個(gè)人代存等形式對聲像檔案進(jìn)行收集。

4、加強(qiáng)聲像檔案保存管理。現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要根據(jù)聲像檔案安全保管的要求，其要求的恒溫、恒濕、防磁等特定條件，相關(guān)單位需要做好配套工作。有些重點(diǎn)聲像檔案，要求運(yùn)用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光源、磁場等，并且要結(jié)合實(shí)際，定時(shí)進(jìn)行檢查，盡量延長聲像檔案壽命，從而聲像檔案價(jià)值得到充分利用。

結(jié)束語

綜上所述，科技的進(jìn)步發(fā)展，使得機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，同時(shí)形成了大量的聲像檔案。加強(qiáng)對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會(huì)都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導(dǎo)致聲像現(xiàn)代檔案管理工作存在諸多問題，因此必須加強(qiáng)對聲像檔案管理問題進(jìn)行分析。

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