淺談工程建設企業如何做好疫情防控期間檔案管理工作

高華

2020年注定是不平凡的一年，抗擊疫情，這是全民的戰斗，是沒有硝煙的戰火。疫情防控工作產生了大量翔實多種形式、各種載體的文件資料。這些文件資料真實記錄了防控工作的歷史，也是未來的經驗借鑒、工作查考和科學研究的基礎資料。疫情的突發性和疫情檔案的復雜性使我們意識到疫情防控檔案專題收集不同于常規檔案收集，如何在做好疫情防控的情況下，創新工作方式，強化工作舉措，對我們檔案工作者提出了新的要求。

一、疫情期間檔案工作面臨的問題

（一）對疫情檔案收集工作的重視程度不夠。疫情防控形勢嚴峻，公司上下全部精力都聚焦在疫情防控上，各級領導、各類人員根本無暇顧及此項工作，重視疫情防控，忽視檔案工作的情況還存在。

（二）疫情檔案收集人手不夠。用最少的人員最大限度地做好疫情防控工作，是疫情防控工作期間的常態。由于各級疫情防控組織一人多職，導致安排布置檔案收集任務時很難做到第一時間得到響應，再者由于歸檔人員缺乏檔案專業知識，文件收集范圍、歸檔質量勢必受到影響。

（三）對疫情檔案收集的必要性缺乏認識。部分文件形成人員認為疫情工作資料有“時效性”，疫情過去了就沒用了，對收集工作不積極、不主動，不可避免產生部分資料散失、遺漏、損壞。

（四）除常規文件資料外其它形式的資料收集難度大。疫情期間企業創作出大量文學、繪畫、書法等作品，多以自媒體形式發布，分散于網絡中;疫情第一線工作人員形成的第一手資料留存在個人手中，沒有集中統一保管;標語、出入證、工作證等實物資料存在不同程度損壞。

（五）對突發公共衛生重大事件檔案收集工作可借鑒的經驗很少。

二、疫情期間做好檔案工作的措施及建議

（一）要高度重視、統籌兼顧。檔案工作者應及時領會上級關于疫情防范工作的指示，學習領會相關文件和工作要求。檔案工作者應以對社會負責，人民生命安全高于一切的態度扎實做好防疫防控工作，筑牢全體人員的思想防線。檔案管理部門應指定專人將疫情工作中直接形成的具體保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的真實記錄和正在進行的疫情防控工作和今后可能發生的重大災害的防治工作具有重要查考和借鑒價值的，要統籌做好疫情防控檔案的收集工作，確保第一時間得到有效收集和安全保管。

（二）明晰職責、壓實責任。按照《重大公共衛生事件檔案管理規定》，明確各組織機構的收集歸檔職責，將責任直接壓實到人頭，開展歸檔范圍確認與備案，形成《疫情防控檔案歸檔確認表》。檔案館確定專人為公司疫情檔案收集聯系人和歸檔人，跟蹤指導公司疫情防控工作領導小組和疫情防控重要職能部門（單位）的疫情檔案收集建檔工作，確保疫情防控檔案資料形成與收集歸檔工作責任落實到位。

（三）要認真履職、推進防控。檔案部門在疫情防控工作中，要自覺扛起責任、腳踏實地、主動作為，統籌做好疫情防控期間檔案工作。要加強日常管理，認真履行職責，綜合考慮各方面因素，積極采取有效措施，保障正常運轉。疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、辦公網、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。在檔案收集工作中，要反對形式主義、官僚主義，切忌作風飄浮、不切實際，防止增加疫情防控工作負擔、消耗基層干部的疫情防控精力。疫情防控期間的檔案業務交流、一般性查檔和政府公開信息服務等，可以通過網絡和電話等方式進行，盡量避免人員聚集，減少不必要的人員接觸。

（四）是開展全面隱患排查。

檔案部門應嚴格執行檔案安全管理各項規章制度，牢固樹立檔案安全底線意識，始終繃緊安全這根弦。開展全面的隱患排查，做好每日檢查記錄，確保疫情防控期間檔案庫室、檔案實體、檔案信息的安全。

加強標準化檔案館庫建設和設施設備配備，堅決消除安全隱患，加大對檔案的綜合性保護，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，從人防、物防、技防各個方面把檔案安全防范落在實處。堅持“以防為主、防治結合”的基本原則，完善檔案安全制度，強化安全教育和檢查。

保障實體檔案安全。加大對檔案的綜合性保護，確保檔案保護“八防”到位，堅決消除安全隱患。堅持保護與開發并重的原則，加大對破損檔案的搶救修復和保護力度。

加強檔案信息安全管理工作。檔案館要建立檔案信息管理系統安全防護體系，推進系統安全等級保護和分級保護工作。加強安全技術研究與防范工作，加緊建立檔案信息容災系統和災難恢復機制。

完善檔案安全應急預案。針對可能發生的突發事件、自然災害和緊急情況，各單位特別是海外企業要制定保護及搶救檔案的應急預案，對應急管理機構與職責、人員、技術、裝備、物資、救援行動及保障等作出明確具體的安排，要考慮應急預案的完整性、科學性、針對性和操作性 ，所建立起來的應急預案要能覆蓋各種類型的突發事件，確保重要檔案在受到危害時得到優先搶救和妥善處置。