淺議大數據環境對科研單位財會工作的影響

王莉婷

【摘 要】 伴隨著我國計算機和互聯網技術的飛速發展，大數據的概念滲透到各行各業中，與此同時，財務信息化也得到不斷推進。早在2002年，中科院就提出了全面實現科研活動信息化和科研管理活動信息化的目標，財務核算管理作為科研管理活動中的重要組成部分，其信息化程度對于最終目標的實現舉足輕重。而信息化需要借助先進的信息管理系統工具才能實現。本文結合中科院新一代ARP系統上線后的使用體會，嘗試從核算基礎、科研經費管理、內控制度建設及信息共享幾個維度探討信息管理系統在推進科研單位財務核算管理工作中發揮的積極作用，并對我們在開展實際工作時所面臨的問題和挑戰作出思考和總結。

【關鍵詞】 財務信息化 ARP 事業單位

一、緒論

在大數據這一語境下，對于財務數據的獲取和處理不再僅僅是從原始憑證上對信息進行記錄，也不再僅僅是從經濟業務中進行提取，而是從單位內部和外部的各個環節進行數據的全過程、全方位搜集。

隨著中科院“十三五”信息化發展規劃的正式實施，新型信息技術支撐科研創新的生態環境正在逐步建立。作為融合多業務模塊的綜合科研管理系統，新一代ARP系統從2019年初開始在全院范圍分批次在試點單位全面應用，后普及至中科院各研究所。其中，綜合財務模塊在實現現有財務管理中核心的預算、核算、決算功能的基礎上，與其他業務模塊有了更深度融合，形成基于業務驅動的預算與費用執行一體化平臺，能夠在全業務范圍內實施費用的管控，并能實時準確的跟蹤費用執行動態，將費用管控政策融入到業務的過程管理中。

新系統的上線運行為財務工作帶來極大便利的同時，也對科研單位財務管理如何順應形勢掌握先進的工作方法，推動自身信息化建設帶來挑戰。

二、新一代ARP系統在促進科研財務信息化方面的積極作用

1.系統完成新舊會計制度銜接，為財務核算奠定堅實基礎

為進一步深化財稅體制改革，加強政府對資金監管，明確權責，推動政府會計信息質量的提高，2019年新政府會計制度開始全面實施。新制度不僅是對原有制度的調整合并，更是在會計核算模式和工作內容上做出創造性變革，可用“雙功能”、“雙基礎”、“雙報告”六個字加以概括。三個“雙”字意味著財務部門在實行新制度過程中的數據輸出量將大大增加，對于龐雜的財務數據的處理難度也大幅提高。

中科院新一代ARP系統在準確把握新制度內涵的基礎上，對原有信息管理系統優化設計，強化對會計數據的集中核算，兼具預算管理、資產管理、財務監督等多重功能。新一代ARP系統將會計核算與各業務層有效銜接、數據互通，提升政府會計核算的水平與質量，在很大程度上實現了政府會計核算的自動化與智能化，從而在操作層面實現了新舊會計制度的銜接。例如，對于預算和財務會計平行記賬，在新一代ARP系統中只需在審核單據過程中維護預算會計科目和財務會計科目，系統將會自動生成雙分錄記賬憑證，省卻人工匹配會計分錄的工作量。

2.為科研項目經費核算管理提供有效幫助

對于科研單位而言，其財務的核心工作離不開對科研經費的核算管理。隨著國家近些年對科技創新投入的力度不斷加大，財務人員面臨著日益增長的經費核算體量，拋開最基本的記賬工作不說，對于不同主體（如項目負責人、單位、上級主管部門、審計部門等）對經費使用情況不同維度的使用需求，若不借助信息化的數據處理系統是很難完成的。新一代ARP系統可以從費用單元（科研項目或組織）、管理人員等不同角度提供全面的費用收支記錄和統計，滿足不同主體的查詢需求。其次，對于科研經費支出中常見的預算執行問題，新系統能夠提供預算金額、到位資金、預算凍結情況、預算執行情況等全面、清晰、實時的預算動態，還可以關聯進行業務單據查詢，實現從預算執行數據到業務計劃的全程追溯，讓科研人員能隨時掌握經費的執行情況，對經費支出做出統籌安排。此外，通過對科研項目預算模板的錄入維護，可以幫助科研經費支出實現事前控制、分類控制，對無預算安排的支出發出警示，提高了預算執行的規范性。

3.為單位規范內部控制建設與實施提供技術支持

現階段，科研單位的內部控制普遍存在監管手段不強，內部控制效率不高的問題。很多單位對內部控制的重要性認識不足，相關工作要么在部門之間互相推諉，要么把責任歸于財務部門。隨著對市場經濟參與度的不斷深入，秉持陳舊觀念和落后的內控機制將會使科研單位在今后的運行發展過程中面臨很多不確定風險。因此，科研單位應當轉變觀念，正視內控工作對保證單位經濟活動安全、規范運行的重要性，同時也要意識到現代信息技術給內部控制賦予的新的內涵，充分利用現代化的技術手段，提升內部控制工作的全面性和有效性。

中科院新一代ARP系統通過對財務制度的內嵌設計，增強各個業務模塊數據的邏輯勾稽關系，對各類全范圍、全流程動態跟蹤記錄，對費用標準、業務規范、審批流程等都可以做個性化配置，并可以按標準進行控制或提示，防范合規性風險，使得每個系統操作者在具體使用過程中被約束，被監督，在不知不覺中已經向內控工作邁開腳步。例如內部審計對差旅費進行抽調檢查，通過系統提供數據可以統計到某個人在一定時期內的出差頻率、費用標準，出差目的地的范圍，再對照其科研工作的實際需求，可以迅速得到一個初步結論，節省了大量抽憑、錄入和匯總的統計工作。同樣通過新系統強大的數據統計功能還可以得到招待費、會議費等審計重點關注的費用支出情況，從中發現問題線索。

4.提升財會數據的共享程度與透明度。

在當前大數據環境下，各種信息只有通過傳遞交流，才能產生價值，單一來源的數據無法反映經濟事項全貌，為使用者提供足夠有效參考。財務數據只有通過與其他相關業務部門數據的交流、整合，提煉出更具深度和廣度的信息，才能滿足當前信息技術發展水平下人們對于數據質量的要求。新一代ARP系統從多個維度實現了跨業務模塊的信息互通，數據共享。首先是在財務部門內部，財務人員可以在財務系統中完成協同辦公，完成財務核算工作，同時通過科技云盤共享綜合財務數據，滿足分析使用和對外提供的需要。其次是單位內各部門之間打破信息壁壘。系統集合了人事管理、財務管理、檔案管理、合同管理等各部門數據，通過業務驅動使得系統內部不同模塊之間的數據互通互聯，使得信息交流更加順暢。此外，新系統還實現了與外部信息系統互聯，例如稅務局發票查驗系統，銀行網銀系統。前者可以將通過手機客戶端、掃描儀等方式上傳的票據數據傳至稅務系統進行比對查驗，確保原始憑證的真實合規;后者將財務系統付款數據直接發送至銀行付款系統，省卻了中間出納大量的匯款錄入工作，極大提高了工作效率和付款準確率。

三、對大數據環境下促進科研財務核算管理信息化的幾點思考

1.轉變認識，不斷提升財務人員的綜合素質和政策水平

在大數據時代背景下，隨著市場經濟的縱深化發展，新政府會計制度改革對會計信息提出更高要求，科研單位需要及時轉變自身功能定位，調整工作重心，重新劃定財務管理工作的內涵。對于財務人員來說，應當盡快熟悉新政府會計制度帶來的核算模式上的改變，同時也要看到信息化的辦公方式要求具備的新觀念和態度。財務人員在科研單位管理活動中，不再僅僅充當對經濟業務發生過程的記錄者，而是能夠及時轉換角色，調整自己的工作思路，通過對政策制度的解讀掌握，為科研人員充當決策者的角色，為科研經費的收支管理提供自己獨到的見解。這就需要財務工作人員在制度上加強培訓和學習，在業務上多開展與兄弟單位的交流討論，不斷提升自己的綜合素質和能力以適應新時期的財務工作。

2.建立財務分析體系，突出財務管理工作

相較于傳統意義上科研事業單位財務管理的基本職能，即反映單位經濟運行、監督單位經濟活動以及輔助單位決策，在新的語境下財務工作應該圍繞科研事業單位各項經濟活動，利用財務信息管理系統，在數據的標準化、智能化、可擴展性方面進行嘗試，提高數據的及時性和有用性。財務信息的組織和挖掘，一方面可以幫助科研經費實施更為合理和有效的管理，另一方面也在整個單位的發展規劃層面提供有益參考意見。應當充分利用新一代ARP系統的信息集成性、共享性和財務管理分析建模功能，結合實際工作和業務特點，建立適用本單位的各項財務分析評價體系基于標準化的財務管理系統，如資金流動性指標體系、資本結構指標體系、科研項目評價體系等模塊，讓財務數據對于各方使用者而言更加一目了然;此外，還可以尋求信息技術人員幫助開發一些輔助的數據分析工具，如課題人員費支出明細查詢、課題結余資金結轉管理系統等，圍繞科研管理這個核心做好服務工作。

3.進一步加強內控建設，保證財務信息化規范合規

盡管我們一直在強調財務管理信息化，會計核算智能化，但所有這些操作最終要落實到個人去執行，需要科研事業單位積極應用大數據技術豐富管理手段、修正管理意識，通過全面的內部控制實現單位內部的高效化管理，從而為提升和優化科研單位的財務管理工作提供保障。內部審計監督工作在開展過程中應與財務工作及業務活動保持步伐一致，將內部審計監督體系與信息資源管理系統有機結合，將審計監督數據收集進一步前置，重視風險的事前控制，防患于未然，確保數據分析與問題發現更加及時有效。同時，信息的網絡化能夠拓展監督功能外延，將單純的內部監督審計與外部媒體、民眾監督相結合，構建一個更加嚴格積極的內外監督環境。這樣，在信息化技術發展水平允許的前提下。財務管理工作的信息化與單位內部控制工作互相作用，相輔相成，在整個單位科研管理活動中達到一個良性運行狀態。

大數據意味著信息管理系統要處理的數據總量更大、數據類型更多，同時還包括與之相適應的更高層級的數據處理與運算技術。大數據技術的應用依托于信息網絡，而信息網絡目前還存在諸多安全問題。隨著財務管理工作對現代化信息管理系統的依賴性越來越強，數據的安全性顯得尤為重要。這里所說的數據安全包含兩層意思，一個是數據本身的存儲安全。在實際使用過程中，首先應當根據業務流程合理設置工作崗位，明確分工和權責，保證基礎數據的準確和完整有效;其次要完善管理系統運營和變更流程的管理維護。單位信息管理部門應協同財務管理部門，為其提供必要的信息技術與平臺支持，如維護單位職工不同角色的權限，協助升級財務信息系統、開發相關管理用報表;同時也應做到忠于職守，不擅自改變系統運行環境配置。數據安全的另一層意思是對數據保密性要求。財務人員應當對自己的系統設置安全級別較高的登陸密碼，防止數據外泄。涉密人員更應當嚴格遵守保密制度，增強保密意識，涉密項目應當做到數據斷網操作，加強會計信息數據安全性、保密性管理。信息管理支撐部門應當對系統數據定期備份，并校對數據的準確性;加強網絡安全管理，防范網絡攻擊和非法竊取，認真學習和執行單位保密制度規定，確保單位秘密不外露。

綜上所述，財務信息化隨著大數據時代的來臨應運而生，在解放和替代大量人力勞動的同時，也對財務管理工作提出了更高要求。科研事業單位財務管理的轉型需要內部環境、客觀條件、主觀意識等方方面面的轉變共同促成。新系統只是一項工具，重要的是如何重新定位財務工作職能，如何構建有價值的財務指標體系，如何加強信息化建設，防范信息安全風險，如何加強財務隊伍建設，提高財務人員的整體業務水平，這是我們值得思考的。

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