以提升效果為導(dǎo)向的督辦工作機(jī)制建設(shè)

李陽 何潔

【摘要】隨著高質(zhì)量發(fā)展新常態(tài)的大形勢，督辦工作在企業(yè)運(yùn)營中非常重要，但由于責(zé)任問題、認(rèn)識(shí)問題和效率問題，督辦工作尚不能滿足新常態(tài)的需要。本文從工作機(jī)制建設(shè)入手，探索提出實(shí)際工作問題的一些有效途徑，提升督辦工作具體效果。

【關(guān)鍵詞】督辦 ?機(jī)制 ?效果

引言：企業(yè)的辦公室作為公司運(yùn)營和發(fā)展的樞紐機(jī)構(gòu)，是公司領(lǐng)導(dǎo)層科學(xué)決策、政令實(shí)施的參謀和助手。督辦工作作為推進(jìn)各項(xiàng)工作部署、任務(wù)目標(biāo)能夠落到實(shí)處的重要抓手，是暢通政令、提高效率的重要保障，是辦公室工作和履職的重要組成部分。

一、督辦工作面臨問題

再好的決策部署，沒有落到實(shí)處都是空談。隨著高質(zhì)量發(fā)展新常態(tài)的大形勢，企業(yè)發(fā)展更加注重效率和質(zhì)量，傳統(tǒng)的督辦方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要。一是任務(wù)復(fù)雜性問題。督辦任務(wù)呈現(xiàn)多元性的特點(diǎn)：涉及范圍不一，有的一個(gè)部門就可以辦理，有的則涉及到企業(yè)運(yùn)營的方方面面和各個(gè)環(huán)節(jié)，需要多個(gè)單位齊心協(xié)力完成;持續(xù)時(shí)間不一，有的任務(wù)“短平快”，幾個(gè)工作日內(nèi)就要完成，有的任務(wù)則情況復(fù)雜，持續(xù)時(shí)間長，需要定期監(jiān)督進(jìn)展情況，才能確保任務(wù)落實(shí)到位。二是認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一問題。督辦的任務(wù)一般是公司領(lǐng)導(dǎo)層作出的決策部署，但是具體承辦并推動(dòng)落實(shí)在基層部門。由于站位不同、視角不同，或者在任務(wù)要求傳遞過程中產(chǎn)生的信息不對(duì)稱，可能導(dǎo)致基層部門對(duì)任務(wù)要求的認(rèn)識(shí)存在誤差;甚至由于部分任務(wù)是指派的階段性工作，有的基層部門則會(huì)存在得過且過、避重就輕的思想。三是效率不夠高問題。傳統(tǒng)的督辦工作主要依靠紙質(zhì)催辦單、郵件、電話等簡單方式，信息傳遞及時(shí)性和準(zhǔn)確性不足，增加了任務(wù)傳遞出現(xiàn)紕漏、任務(wù)辦理不及時(shí)、不到位的風(fēng)險(xiǎn)。這些問題都是實(shí)際工作中亟待解決的。

二、督辦工作機(jī)制建設(shè)

（一）閉環(huán)管理構(gòu)建完善體系

督辦是貫徹決策、部署、措施，做到令行禁止的一個(gè)重要手段，是克服官僚主義、改變工作作風(fēng)、提高工作效率的重要途徑，必須構(gòu)建完善的工作體系。

（1）責(zé)任落實(shí)體系。任務(wù)交辦是督辦工作的源頭，精準(zhǔn)及時(shí)下達(dá)任務(wù)是確保工作落實(shí)的第一步。應(yīng)通過任務(wù)下達(dá)單的形式，將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層各項(xiàng)決策、部署、指示等細(xì)化、量化為具體辦理事項(xiàng)，明確責(zé)任人、承辦單位、配合單位、完成時(shí)限，部分重點(diǎn)工作也可進(jìn)一步分解到具體實(shí)施人，便于直接跟蹤檢查。分解任務(wù)應(yīng)杜絕表面化，要根據(jù)事項(xiàng)落實(shí)程度和最終成果來確定，而不是從字面要求確定承辦單位。例如推進(jìn)解決形式主義問題，如果要形成員工工作規(guī)范、建設(shè)良好文化，則需要企業(yè)文化部門來負(fù)責(zé);如果要解決管理體制、機(jī)制等更根源問題，則需要規(guī)劃、人力等部門負(fù)責(zé)。

（2）催辦檢查體系。及時(shí)跟蹤督辦，是加強(qiáng)任務(wù)落實(shí)過程管控的有力手段。辦公室作為督辦工作部門，應(yīng)當(dāng)通過任務(wù)催辦單或進(jìn)度反饋單對(duì)交辦任務(wù)實(shí)施動(dòng)態(tài)的催辦檢查，及時(shí)糾正工作偏差，解決存在問題。對(duì)于持續(xù)時(shí)間長甚至全年推進(jìn)的任務(wù)，應(yīng)當(dāng)月度或季度進(jìn)行檢查，避免工作推進(jìn)“虎頭蛇尾”。對(duì)于涉及多部門較多的任務(wù)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通實(shí)際進(jìn)展，及時(shí)解決相互掣肘和推諉扯皮。對(duì)于重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，應(yīng)當(dāng)采取“回馬槍”形式反復(fù)檢查，或?qū)⑵髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)層調(diào)研等與任務(wù)督辦結(jié)合起來，開展現(xiàn)場催辦檢查，了解問題實(shí)情，研究應(yīng)對(duì)策略，確保事項(xiàng)落實(shí)。

（3）考核激勵(lì)體系。實(shí)施督辦任務(wù)考核激勵(lì)，是推進(jìn)任務(wù)落實(shí)的“牛鼻子”。以考核增加壓力，以激勵(lì)提升活力，促使任務(wù)承辦單位、承辦人更好推進(jìn)各項(xiàng)工作。應(yīng)建立任務(wù)督辦和績效考核一體化管理模式，對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果以一定比例反映到部門、人員的月度績效、季度績效和年度績效中，及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，進(jìn)一步強(qiáng)化壓力傳遞，推動(dòng)事項(xiàng)落實(shí)。應(yīng)同步實(shí)施正反雙向的激勵(lì)制度，對(duì)完成督辦任務(wù)過程中典型的人和事應(yīng)大力宣傳表揚(yáng)，營造積極推動(dòng)工作落實(shí)的良好氛圍，對(duì)弄虛作假、欺上瞞下的應(yīng)以通報(bào)、批評(píng)等形式進(jìn)行問責(zé)。

（4）經(jīng)驗(yàn)反饋體系。“PDCA”閉環(huán)管理的理念是促進(jìn)企業(yè)管理提升的有效手段。應(yīng)雙向做好督辦工作。一方面是自上而下決策的傳遞、任務(wù)的傳遞，另一個(gè)方面是自下而上的信息的傳遞、問題的傳遞。應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、總結(jié)決策執(zhí)行、任務(wù)推進(jìn)過程中的難點(diǎn)，并以企業(yè)管理的視角，深刻挖掘企業(yè)運(yùn)營中存在的制度問題、機(jī)制問題，關(guān)心關(guān)注基層部門、一線員工在執(zhí)行過程中的流程問題、資源問題，及時(shí)反饋企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，并提出合理化建議，真正發(fā)揮督辦工作效能。

（二）分級(jí)分類實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理

督辦工作涉及面廣，事項(xiàng)繁雜，對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行分類分級(jí)并精準(zhǔn)施策，有利于任務(wù)最重落實(shí)。總體來說，督辦事項(xiàng)可以分為以下三類：

（1）年度重點(diǎn)類。即公司年度工作會(huì)議、黨建工作會(huì)議、年中工作會(huì)議等部署的重點(diǎn)任務(wù)，旨在安排全年或半年度公司整體工作方向。此類事項(xiàng)具備整體性、長期性，督辦應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)根據(jù)會(huì)議精神逐級(jí)分解任務(wù)，確定具體工作計(jì)劃、責(zé)任人和承辦單位，任務(wù)下達(dá)應(yīng)具備可操作性，并定期催辦檢查。

（2）中心工作類。即企業(yè)董事會(huì)、黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、專項(xiàng)工作會(huì)等議定的重點(diǎn)任務(wù)，以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出的重要批示，旨在圍繞中心工作提出的重點(diǎn)任務(wù)。此類事項(xiàng)一般任務(wù)清晰，但基本圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問題開展工作，督辦應(yīng)注重具體效果，任務(wù)下達(dá)應(yīng)盡可能明確任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)，避免問題解決浮于表面。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)日常的信息溝通和監(jiān)督檢查，確保任務(wù)實(shí)施方向不偏離、效果不打折。

（3）領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研類。即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人員為推動(dòng)重點(diǎn)任務(wù)落實(shí)、密切聯(lián)系群眾到基層部門調(diào)研確定的重點(diǎn)，旨在解決調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)的或基層部門、群眾反饋的問題。此類事項(xiàng)針對(duì)性較強(qiáng)，也是一個(gè)部門或一定范圍的群眾普遍關(guān)注的事項(xiàng)，督辦應(yīng)注重完成時(shí)效，任務(wù)下達(dá)應(yīng)及時(shí)迅速，甚至可在調(diào)研現(xiàn)場直接下達(dá)。同時(shí)應(yīng)強(qiáng)化進(jìn)度管理，必須要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以辦結(jié)，并以一定形式向基層部門、群眾進(jìn)行反饋。

（三）信息手段提升整體效能

信息化是處理復(fù)雜信息、確保傳遞時(shí)效的有力手段。應(yīng)依托企業(yè)現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化（OA）建設(shè)督辦管理系統(tǒng)，讓督辦工作融入企業(yè)管理的日常。督辦管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)任務(wù)下達(dá)到人、定期自動(dòng)催辦、及時(shí)反饋進(jìn)展、完成提交材料等基本功能，同時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)看板功能，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、督辦部門、承辦部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]王小利，淺談關(guān)于督查督辦工作的實(shí)踐與思考[J].中小企業(yè)管理與科技，2016，（02）：44.

[2]鞠家民，淺談督辦工作的創(chuàng)新與作用[J].鐵路采購與物流，2009，（11）：52-53.