電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

【摘要】本文主要針對電子檔案管理在高校檔案管理中的應用展開深入研究，結合了電子檔案使用途徑和優勢以及缺點，闡述了電子檔案管理的意義，如滿足使用者多樣化需求、節省了人力和物力、提高電子檔案管理服務質量，然后又提出了幾點切實可行的應用策略，如加強電子檔案存儲設備和網絡的安全性、完善相關的規章制度，規范相關操作流程、不斷優化服務方式，拓寬服務功能、提高檔案工作人員綜合素質、確保電子檔案的壽命，通過了以上幾點應用策略，充分發揮出電子檔案管理應用價值，也給高校檔案工作人員帶來了方便。

【關鍵詞】電子檔案管理;高校檔案管理;應用

在當今社會，隨著網絡技術的不斷發展和提高，計算機技術在社會生產各個領域中以及個體經營管理中得到了廣泛的應用，尤其是高職院校的檔案管理在應用電子檔案時。與此同時，高職院校的檔案管理工作，進行電子檔案管理也給工作人員帶來了方便和快捷，但也給檔案管理成本增加了一定的難度。基于此，高職院校還要不斷完善電子檔案管理系統。

一、電子檔案使用途徑

將電子檔案與紙質檔案相比，比較方便快捷，而且還能查準和查全，這點是與傳統紙質檔案無法比較的。但是，為了更好地利用電子檔案，必須要充分利用信息技術，因為運用相關管理軟件，將其優越性充分展現出來。進而，提出了幾點電子檔案利用途徑。

（一）對電子檔案的直接利用

直接利用電子檔案主要指的是利用檔案檢索部門計算機和網絡授權，進而直接查詢檔案功能，促使多為用戶能夠同時調取一份檔案。

（二）提供復制

電子檔案使用主要途徑之一就是可復制，這對于使用者來說，提供原始的狀態，充分體現出權威性。在為使用者提供電子檔案時，相關的檔案部門要把電子文件轉換成標準文檔轉換格式，使用者通過軟件平臺就能夠顯示出來。

（三）通信傳輸

通信傳輸其實就是網絡傳輸電子檔案，還能夠促進檔案資源之間互相交流，為相關的查檔單位提供相關的檔案資料。這一點通過互聯網就可以實現。這對于用戶因為地域性問題不能夠及時到達所在地問題能夠快捷的解決，基于此，在電子檔案使用中，通信傳輸是最重要的方式。

二、電子檔案在使用過程中的缺點和優點

近年來，我國高校教育發展趨勢比較迅猛，大幅度的提升高校的數量和學生規模，教職員工人數態勢也不斷的穩定持續增長。高校對檔案每年都要變動和更新，這對于檔案管理工作人員來說，工作壓力比較大。高校電子檔案主要記錄學生教育歷史和教育教學活動的記錄。但從高校電子檔案工作的角度上來看，雖然出現了電子檔案，給工作人員帶來了工作上的方便，但是電子檔案還有著一定的缺點。

（一）電子檔案在使用過程中的缺點

在以往傳統的檔案管理中，通常情況下，都是由人工完成的，但是電子檔案主要通過的是計算機技術來完成的。基于此，在使用計算機前期，必須要配備外圍的輸入輸出設備和計算機網絡等，在前提下，要對檔案管理人員定期計算機操作上的培訓，相對來說，培訓的費用要比傳統檔案管理費用要多。除此之外，電子文件載體中的光盤和硬盤物理壽命短，為了避免電子檔案文件無法訪問，在維護技術和載體時，還需要投入人力和財力。其次，計算機技術和網絡技術有著開放性的特點，避免不了出現病毒和黑客，這對電子文件來說會造成一定的威脅，通常情況下，電子檔案小體積、大容量，如果損毀，后果可想而知。

（二）電子檔案在使用過程中的優勢

對于高校的檔案管理來說，主要涉及的檔案材料有人事管理、學生注冊、教學、科研和財務結算，通常情況下，運用以往傳統的方法在建立管理檔案過程中，工作量大，操作步驟十分復雜，但電子檔案可以解決這些問題。在實際操作過程中有著一定的優勢。

首先，在某種程度上來看，緩解檔案工作人員的工作壓力，如在進行檔案查找過程中，可以搜索文件分類號對自己所需要的文件和附件可以找出，這不僅節省了人力、物力，還節省了時間，也緩解檔案工作人員的壓力。其次，歸檔的速度比較高效快捷。充分的利用網絡傳輸技術，對電子檔案資源能夠實時共享，準確度非常高;其實電子文件是通過各種媒體信息所集成的，直觀的效果有圖文和聲像等。再次，也促使檔案管理人員不斷提高自身的綜合素質。在推行電子檔案過程中，不僅能夠提高檔案管理工作人員計算機操作水平，對檔案工作人員也提出了一定要求，要求要有廣博的知識，還要不定期去更新這些知識，才能更好地適應整個專業。但高校檔案工作人員要切忌，對于高校來說，檔案工作起到服務性和輔助性的作用，對自身的專業能力還要不斷提高，進而確保檔案工作的整體水平。

三、電子檔案管理的意義

電子檔案管理促進高校檔案管理人員改變以往傳統的管理理念，樹立現代化管理理念，確保檔案管理工作的順利展開。

（一）滿足使用者多樣化需求

隨著社會的不斷發展，也越來越多的使用者對檔案使用提出了更高的要求，以往紙質的文字材料已經不能夠滿足使用者的要求，而且傳統檔案不能夠滿足視頻圖像等影音資料。而電子檔案可以實現，而且還有多樣化的信息保存方式，滿足使用者多樣化需求最主要的解決方案。隨著社會發展和科學進步，檔案工作的服務對象也隨之發生了變化，為了對電子檔案能夠更好地管理，結合動態的需求，不斷更新提出最有效的解決方案。

（二）節省了人力和物力

從檔案工作的角度上來看，有著一定的特殊性，如果仍采用傳統的檔案管理模式，不僅僅浪費大量的人力和物力，而且很容易發生損壞的風險。進而，通過計算機和網絡，對于檔案的管理工作來說帶來了方便和快捷，這也是信息利用最快速的途徑，緩解管理人員的工作壓力。與此同時，也能夠提高歸檔的質量和檢索的速度。在電子檔案管理工作過程中，主要是從以往立卷歸檔轉換成按件整理歸檔，進而也提高了檔案管理工作效果。

（三）提高電子檔案管理服務質量

對于檔案管理工作來說，主要的工作目的就是能夠提供使用者有效的服務，電子檔案能夠將實物材料信息化，通過計算機存儲介質能夠集中大量原始檔案。運用互聯網進行傳播，這對于用戶進行信息的篩選和查詢來說，提供了方便。有效的對電子檔案管理，能夠更好地服務用戶。及時學習新技術和不斷拓展知識面，不斷提高電子檔案管理水平，促使檔案管理工作與社會效益和經濟效益發揮到極致。

四、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

（一）加強電子檔案存儲設備和網絡的安全性

首先，確保存儲設備的安全，要專機專用，不定期的更新升級軟硬件，維護和管理相關設備，確保存儲設備處于良好的狀態;對所要存檔的文件要不定期的更新和備份，避免在意外情況下文件的丟失。可通過網絡防火墻和身份驗證、數字簽名、病毒預防。注重電子檔案在存儲時安全性，確保電子檔案的安全性和保密性，防止電子文件被其他用戶修改掉，還要對管理手段不斷優化，不斷提高檔案安全保護水平。

（二）完善相關的規章制度，規范相關操作流程

為了使高校檔案信息化的人事有所提高，必須要高度重視相關工作人員安全操作和職業道德，做好相關的培訓工作，提高檔案工作人員的管理水平和職業素質，能夠更好地了解檔案管理工作的相關要求，對電子檔案應用能夠熟練操作，并掌握其中的技巧，能夠更好地對計算機進行管理，進而提高電子檔案管理水平。其次，在開展電子檔案管理過程中，還要不斷完善相關制度，可以從高校的實際情況入手。

（三）不斷優化服務方式，拓寬服務功能

高校檔案管理工作人員要盡可能去挖掘館藏資源，尤其是加工好、處理等環節一定要高度重視，之后再充分利用現代技術，如多媒體技術和信息技術、光盤制作技術，以快速、方便個性化服務為導向，促使電子資源能夠在安全基礎上實現資源共享。其次，對于電子文件信息來說，通過ZIP與其進行保存，在保存方法上也可運用光盤，之后在機上就可以進行相關操作，檔案工作人員要以人為本的服務準則去服務相關用戶。其次，也可建立相關的服務體系，如在線服務體系在當今社會得到了廣泛的應用，用戶在線就可咨詢相關的電子檔案。

（四）提高檔案工作人員綜合素質

在當今社會，隨著現代檔案事業的發展，也推進檔案信息進程不斷地進步，進而這對檔案工作人員也提出了更高的要求，在對電子檔案實際操作中，還比較隨意，為了防止操作上的失誤，相關的檔案工作人員要具有風險防范意識，不斷提高自己的職業水平和素質水平，加強自身的保密意識，還要定期管理密碼、口令、機房等相關軟件，以及維護相關數據庫的相關管理工作，還要對現代管理知識和檔案專業知識要熟練掌握，建立檔案知識體系，進而符合新時代檔案工作需要。

五、結束語

總而言之，在信息化時代背景下，高校的檔案信息管理運用信息技術，尤其是對數據量比較大、遠程需求高的檔案管理來說起著重要的作用。以往傳統的檔案管理操作方式不能夠滿足高校發展需求，進而要高度重視信息化管理，并建設網路資源化，充分利用信息技術，將高校檔案管理健全性和高效性體現出來，進而也促進高校日后更好地發展。

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作者簡介：

駱建（1974-），女，漢族，湖南醴陵人，本科，湖南涉外經濟學院綜合檔案室，研究方向：檔案管理。