檔案征集：競爭與合作

管先海　李興利

李興利（焦作市檔案館）：2020年新冠肺炎疫情發生后，特別是隨著疫情防控形勢持續向好，越來越多的檔案館發出公告，加大檔案征集力度，努力記錄和保存全民抗擊疫情的歷史記憶。與此同時，我們也看到博物館、圖書館，以及地方黨史等部門也在開展征集工作。珍貴的“原件”到哪都是寶貝。本期沙龍，請各位同行結合各地實際，尤其是這次新冠肺炎疫情防控檔案征集，參照《蘇州市工商檔案管理中心（蘇州中國絲綢檔案館）檔案征集管理辦法（2020年3月修訂稿）》（簡稱《辦法》），談談檔案征集中的捐贈、征購與合作。

卜鑒民（蘇州市檔案局）：《辦法》從2015年試行至今，幾次修改，終于2020年3月正式公布。針對檔案征集工作相對模糊和不確定的特點，蘇州檔案人發揚敢想、敢做、敢闖、敢擔的創新擔當精神，走出了一條自己的特色征集之路。江蘇省委常委、蘇州市委書記藍紹敏說得好：“我們每一項工作都要爭第一，創唯一，勇闖無人區。”《辦法》在規范征集工作全流程、強化征集全程監督力、拓展征集工作新途徑、完善資金使用審批制、建立專業評估專家庫等方面，體現了蘇州檔案人的開創精神。

王培正（河南省檔案館）：河南省檔案館通過媒體及時發布公告，采取以捐贈為主、合作為輔的方式，面向社會各界積極征集各個方面、各種載體的新冠肺炎疫情防控工作的檔案資料。我有幸參與了這項工作，談三點體會：其一，廣泛深入宣傳。河南省檔案館在中央廣電總臺國際在線、光明網、中國網等網站全文刊發征集公告，在《河南日報》上以“你的抗疫故事將被銘記”為題，對征集公告進行解讀，讓公眾較為詳細地知曉征集內容、方法和聯系方式，為開展捐贈做好動員、打好鋪墊。其二，主動獲取線索。要想征集到有價值的珍貴檔案，必須眼觀六路，耳聽八方，有的放矢，主動出擊。比如，在看到“國醫大師”張磊先生向社會提供防治新冠肺炎的中醫藥方的新聞后，動員其捐贈中醫藥方的手稿進館;在得知河南日報報業集團編印《戰“疫”長歌——抗擊新冠肺炎河南日報豫志》后，迅速跟進聯絡，使報社主動把這一系統反映我省疫情防控的從1月21日至3月20日60份報紙合訂本捐贈進館。其三，定向精準收集。我們千方百計和參與疫情防控的單位個人聯系，點對點交流，面對面交談，在精準收集上下功夫。比如，利用到指揮部各小組指導工作的機會，全面收集各支支援湖北醫療隊和省內各醫療機構宣傳部門的電話，逐個商洽捐贈檔案事宜，盡最大可能征集一線醫護人員的相關檔案;利用召開工作會議機會，主動與各醫療物資生產企業、科研機構對接，爭取這些單位捐贈物資保障類、科研類的照片或實物檔案;利用新聞發布會的機會，變發布會的“后場”為檔案征集的“前場”，與參加“一線報告”的部分駐村第一書記、公安民警、快遞小哥、環衛工人等進行交流，積極爭取將這些來自“一線”的檔案資料捐贈進館。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：從此次新冠肺炎疫情防控檔案的征集工作來看，很多檔案館都及時發布了征集公告，體現出了較強的工作積極性和前瞻意識，但整體看，征集工作依然沒有擺脫坐等上門的模式。就筆者了解的情況看，此次新冠肺炎疫情防控檔案征集工作的量是非常大的，檔案館難免會出現人手不足的情況，在這種情況下，檔案館可否主動出擊動員社會力量協助完成征集工作？尤其是高校檔案學專業的學生。最近，鄭州大學檔案館與信息管理學院就聯合發起了“逆行者中的鄭大人”口述采訪、檔案整理活動，擬對鄭州大學支援湖北醫療隊全體隊員進行訪談，為每一位鄭大支援湖北醫療隊員整理一份戰疫檔案，形成支援湖北醫療隊專題檔案匯編。此外，檔案館的征集工作還有必要提高線上征集的比例。各檔案館可在檔案網站、微信公眾號上開辟征集專欄，甚至可開發專門的APP，線上征集相關的電子檔案。

郭東升（臨清市檔案館）：蘇州中國絲綢檔案館檔案征集捐贈、征購、合作三途徑方式頗有新意，對于各級各類檔案館征集歷史檔案很有借鑒價值。但征集歷史檔案與征集現行檔案不同，比如征集抗“疫”檔案，就不一定照搬《辦法》，特別是不用去參照辦法流程。網上征集的視頻制品我們應多鼓勵，如發放捐贈證書。征集人家捐贈的實體檔案，一般來說應該照市價適當考慮給予成本補貼。另外征集中應特別注意抗“疫”典型人物，如臨清市域內援助湖北的醫療工作者20多人，不妨在這一特別人群中尋找最積極分子，作為本館收集的合作人，工作效果可能更佳。

余厚洪（浙江麗水學院）：這次新冠肺炎疫情防控檔案征集，除了檔案部門外，其他許多部門也加入了征集行列。不過，從檔案的完整齊全角度來說，如果各自為戰，則非常不利。無論依法來說，還是按理來說，檔案部門在征集工作中應是“主心骨”，要以時不我待的精神來開展好此項工作。在特殊時期，檔案極有可能是零散地生成、存放于不同地方或個人手中，不妨綜合運用網絡征集、有償征購、實地走訪動員捐贈等形式來進行。不同部門之間應積極合作，可以在分部門、分系統、分區域征集的基礎上，最后實現“大集合”。在常規征集的同時，還得考慮特殊時期突發事件、重大事件的檔案征集應急辦法，以免錯失良機，如若造成檔案資源流失，則是十分遺憾的。

梁艷麗（新鄉市檔案館）：這次檔案館征集抗“疫”檔案不同程度地存在以下問題：一是坐等上門影響征集效果。檔案館坐等上門的態度，會讓移交者、捐贈者、合作者心理上產生抗拒，行動上就會遲緩，效果上打上折扣。二是制度不健全不利于征集工作的開展。千篇一律的征集公告，簡單的聯系方式，讓人不明所以的征集程序，既凸顯了征集方的準備不足，也降低了檔案所有者的行為預期。三是程序不明晰弱化了對征集工作的監督。《辦法》對捐贈、征購、合作三種形式均規定了明確的工作流程，工作方、合作方、監督方三方都在制度下、流程下開展工作，行為可控、目標可期、監督到位。反之，就會造成工作方行為不可控、合作方心中有疑團、監督方事中有缺位的狀況。四是創新性不強降低了檔案所有者的參與熱情。對其他社會組織、機構和個人而言，疫情防控專項檔案移交進館，如果沒有吸引人的形式、感動人的內容、方便人的途徑，就會降低檔案所有者的參與熱情。

李宗富（鄭州大學信息管理學院）：我認為蘇州中國絲綢檔案館檔案征集的理念和方法為其他地區的檔案館拓展征集工作提供了有益的參考和借鑒，但必須明確二者之間的差異。由于蘇州中國絲綢檔案館成立時間較短，在及時收集保管利用既有對象檔案的同時，需要向社會征集絲綢檔案來擴大豐富館藏，為此不斷開拓創新，提出并實踐了擴大檔案征集的好思路、好做法;但其他地區的檔案館大多成立時間較久，收集仍然是擴大豐富館藏的主要途徑，征集只是一個重要的補充手段。因此，蘇州中國絲綢檔案館征集檔案的做法很值得博物館、紀念館借鑒，對于大多數綜合檔案館來說，可以借鑒或參考其思路、方法。就當下的抗“疫”檔案而言，我認為檔案館的首要工作還是要在其職責范圍內收集齊全各種與此主題有關的檔案材料，在此基礎上可以因地制宜、量力而行通過征集、捐贈、征購或合作等途徑，補充一些與此有關的見證材料來充實豐富館藏。

程媛媛（焦作市檔案館）：征集工作具體應該征集什么？如此次疫情防控中，上海、天津、陜西、四川、廣東等多地博物館的征集范圍主要是請戰書、倡議書、捐贈憑證、工作日志、小區進出證、登記表、測溫儀、宣傳橫幅、攝影攝像作品、書法繪畫作品等，征集目的也主要是為了辦展。因此，我認為應該把對檔案的征集由檔案館、博物館、圖書館，以及地方黨史等部門“爭奪戰”轉為“合作戰”，把各部門的征集工作統一協調起來，把“征集”做大、做全、做細，讓有保管條件的部門集中保存征集到的成果，讓有辦展便利的部門統籌辦展，讓善于編研的部門側重編研，從而讓這些寶貴的征集品“應歸盡歸、應存盡存、應用盡用”。

馬雙雙（鄭州大學信息管理學院）：我想談四點思考：第一，從專業角度來說，是否需要明確在新冠肺炎疫情防控期間（或防控結束）形成檔案的概念？疫情期間的檔案征集公告中，以“新冠肺炎疫情防控檔案”術語運用較多。第二，自愿捐贈模式下，如何保證捐贈者捐贈檔案的完整性和系統性。第三，如何收集社交媒體形成的有關疫情的檔案信息？江蘇省檔案館等已經明確通過網絡新媒體等媒介形成的關心疫情態勢的評論等信息均在征集范圍之內，那么應該如何有效收集存在于個人和第三方平臺的疫情信息？第四，信息技術可否在新冠肺炎疫情防控檔案征集過程中發揮應有作用？目前的檔案征集方式依然集中在郵箱、郵寄、電聯等傳統方式，檔案館能否與技術企業合作，請技術企業開發疫情檔案征集軟件（如APP）或網頁，明確征集對象、范圍和要求，讓公民成為檔案征集員，以此增加疫情檔案征集方式。

劉艷茹（濮陽市檔案館）：從新冠肺炎疫情防控檔案征集到蘇州絲綢檔案征集，等等，無論是檔案館、圖書館、博物館還是黨史部門都想得到第一手原始資料，其實這四者之間跨機構合作會更有利于保護文化資源、實現資源共享。四者在保存內容上有很大差別，在提供館藏的手段與目的方面也有所不同。因此，應求同存異，各自按照專業特點強化其核心館藏征集，在共同性方面加強和深化合作。一是在數字資源建設方面互通有無、共存共享。二是在文化遺產保護、地方文獻資源建設方面進行合作。三是在政府信息公開方面可通過交流合作的方式，共建網上政府信息數據庫，實現信息合作共享和資源優化配置。

何思源（中國人民大學信息資源管理學院）：日前，聯合國教科文組織發布聲明，號召各會員國在2015年《保護和利用包括數字格式在內的文獻遺產建議書》框架內做好新冠肺炎疫情相關檔案資料的收集和保管工作，由此可看出檔案征集工作的受重視程度。在這個背景下，我想談幾點想法，第一，我們普通百姓為什么要把珍貴的檔案文獻交給檔案館，而不是放在自己的家里？這就涉及公眾與檔案館的信任關系問題。公眾首先要相信檔案館，認同檔案館的價值觀，并且希望這些檔案文獻能在檔案館發揮更大的價值和作用，才會舍得交出自己的“寶貝”。那么，檔案館就應當塑造良好的社會形象，思考如何獲得公眾的信任和認可。第二，對檔案館來說，無論是捐贈，還是征購與合作，都要付出相當的成本，不一定很高的物質成本，但可能會投入許多的人力和時間成本，因此，要盡量征集高價值的檔案文獻資源，用更好的資源來服務公眾。征集進館的檔案文獻不是“擺設”，而是有待活態開發的資源，要關注征集進館后的開發利用問題。當然，在開發利用過程中，需要注意在社會公眾和捐贈者/被征購者/合作者的利益之間取得平衡，不可侵犯他人的知識產權。第三，疫情期間，我在武漢的親友、老師都留下了寶貴的回憶，有人每天寫日記，有人每天在朋友圈里發圖片、配文字，有人用視頻的方式來記錄，這些都是社會上最真實、最鮮活、最靈動的記憶，這些是否會進入檔案館的視野？我并不確定。希望檔案館能夠關注此類資源，將資源建設的面進一步拓寬、拓廣，更接地氣兒。

王遙（上海市嘉定區檔案館）：要想做好檔案資料征集工作，我認為要堅持“三個結合”：一要堅持日常征集與專題征集相結合。檔案館在面對突發事件、重大事件時需采取行動。例如這次征集抗“疫”檔案，嘉定區檔案館及時發布征集公告，明確征集范圍，開通征集熱線，現已征集到社區通行證、園區出入登記表、農村臨時出入證等相關材料。二要堅持被動征集與主動征集相結合。“守株待兔式”征集已無法滿足當今檔案征集工作的需求，檔案館須主動出擊。杜文永是嘉定區中心醫院醫學心理科主治醫師，從事醫學心理臨床、教學工作近20年，疫情暴發時他主動前往武漢向患者和醫護人員提供心理疏導和心理調適，并寫下抗“疫”日記——“援鄂日志”，區檔案館得知后迅速與之取得聯系，杜醫生目前正著手整理校對，不日捐贈區檔案館。又如中國著名的經濟學家于光遠先生，祖籍嘉定，早在2008年區檔案館就遠赴其在北京的住所開展征集，最終收獲于老先生手稿、聘書、所用衣物及近百部著作，同時舉辦“于光遠同志生平陳列展”。三要堅持線下征集與線上征集相結合。目前，我國已進入5G時代，大數據、物聯網、云計算等新興技術蓬勃發展，檔案館需把握契機，運用科技手段助力檔案征集。

丁曉琴（洛陽市檔案館）：我談兩點體會：一是領導帶隊上門征集。洛陽市檔案館在疫情發生后，在《洛陽晚報》洛陽信息網發布征集公告，派出5個征集組，每組1個縣級干部帶隊，分系統上門征集，征集特色檔案材料，彌補指揮部收集歸檔檔案的不足。二是創新形式、多措并舉。除了傳統的上門征集，利用報紙、電視等新聞媒體征集外，不少地方探索開展網上征集活動，在微博、網站、微信公眾號等發布征集公告，充分利用大數據、物聯網、云計算、區塊鏈等技術，助力檔案征集工作。網上支援湖北最美護士朱海秀是嵩縣人，洛陽市檔案館正在征集有關她的資料。

黃琥（中原油田檔案管理中心）：本次新冠肺炎疫情防控檔案的征集，除常規的文件材料外，還包括有關抗疫的書畫、詩歌、視頻、書信、手記、袖章、防護服等特殊檔案類型。首先打好“情感牌”。檔案人要走進企業、醫院、社區，征集各種載體、各種形式的戰“疫”檔案。要給捐贈人以尊重和溫暖，使其愿意把資料捐與檔案館。其次要共享共贏。檔案人可以將征集品借給博物館，讓各類檔案形成有益補充。最后要深度地開發。戰“疫”詩歌編成電子詩集，書畫作品辦網上展廳，紀錄片掛在各主流網站首頁，日記、手記、日志等以文字、圖片、音視頻等全媒體形式在電視臺設專欄播放。經過精心整合、提煉、加工后的檔案編研產品，將向公眾展示戰“疫”記憶。

注：本文系根據“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發言整理，觀點僅供有興趣者作進一步研究參考。

（來稿日期：2020-04-16）