網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層單位人事檔案管理研究

郭玉梅

摘? 要：基層單位人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，立足于e時(shí)代的背景，加強(qiáng)對(duì)人事檔案研究，有利于新時(shí)期創(chuàng)新人事檔案管理模式，使我國基層人事管理制度更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;基層單位;人事檔案;規(guī)范化管理

基層單位人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，而人事檔案又具有動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。同時(shí)，基層單位人事檔案又是黨和國家選拔人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)等方面也具有重要的意義。因此，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人事部門則重點(diǎn)解決人事檔案管理過程中存在的人事檔案失真、信息泄露等問題，充分發(fā)掘人事檔案的價(jià)值，從而提升人事檔案工作的水平。

1 基層單位人事檔案發(fā)展及作用分析

基層單位人事檔案是對(duì)基層干部的經(jīng)歷乃至社會(huì)活動(dòng)的原始記載，反映了其道德品質(zhì)和綜合素質(zhì)，是上級(jí)組織考察和任命干部的重要依據(jù)。[1][2][3]國家在上個(gè)世紀(jì)八十、九十年代先后召開了針對(duì)人事檔案管理的座談會(huì)，出臺(tái)了一系列指導(dǎo)性文件，對(duì)人事檔案管理要求規(guī)定得更加細(xì)致和嚴(yán)格，使干部人事檔案朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。除此之外，還進(jìn)一步完善了與檔案相關(guān)的法律體系，使我國檔案管理進(jìn)入了法制管理的階段。[4]2005年，國家在北京召開了第四次人事檔案工作會(huì)，明確要求要將人事檔案制度化和信息化。自此之后，我國人事檔案在制度化、規(guī)范化和信息化的道路上快速發(fā)展，從而使我國人事檔案工作發(fā)展到新的階段。

人事檔案在檔案工作中具有非常重要的作用，一是對(duì)基層人員的經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記載和佐證。二是考察和提拔干部的重要依據(jù)。三是對(duì)本人職業(yè)生涯銜接具有重要作用。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層單位人事檔案管理存在的問題

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理已經(jīng)朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。基層單位人事檔案的管理，則同樣需要與時(shí)代的主流步伐同步，這樣才能提升管理水平。但從當(dāng)前來看，基層單位人事檔案管理還存在以下方面的問題：

2.1 基層單位人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施問題。當(dāng)前基層單位的人事檔案管理部門還存在檔案意識(shí)薄弱、硬件設(shè)施落后、工作人員業(yè)務(wù)能力較弱等問題，其中硬件設(shè)施普遍較落后問題較為突出。隨著基層單位積累的檔案越來越多，又因?yàn)闄n案信息化程度還不夠，很多時(shí)候查閱檔案只能是手動(dòng)查閱。加上檔案工作人員人手少又不專業(yè)，查閱人事檔案是一件非常困難的事情。這不僅制約了檔案的利用價(jià)值，也給人事部門增添了負(fù)擔(dān)，降低了工作效率。

2.2 基層單位人事檔案管理不規(guī)范。當(dāng)前人事檔案管理存在很多不規(guī)范的地方。一是檔案種類收集不全;二是檔案整理不規(guī)范;三是檔案信息失真。[5] 這些問題阻礙了人事檔案的規(guī)范管理，也影響了人事檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、法制化等特征是不相適應(yīng)的。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層單位人事檔案管理建議

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理已經(jīng)實(shí)行依法治檔、標(biāo)準(zhǔn)管檔的管理模式，在技術(shù)上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化、數(shù)字化的管理。

3.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提升基層單位人事檔案管理水平，必須強(qiáng)化人事部門的檔案意識(shí)。

對(duì)基層單位來說，從普通員工到領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)單位及本人的重要意義，要意識(shí)到對(duì)基層單位人事檔案管理是開展人事工作非常必要的一環(huán)，關(guān)系到本單位和上級(jí)單位選人用人的科學(xué)性。只有基層單位充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，才能加大投入力度，確保硬件和軟件設(shè)施達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的要求，從而提升基層單位人事檔案管理的水平。

3.2 重視編制外人員人事檔案管理，規(guī)范人才市場(chǎng)行為。在當(dāng)前的人事制度下，編制外工作人員已經(jīng)成為基層單位不可或缺的組成部分，是基層單位未來發(fā)展的主要力量。重視編制外工作人員的作用，維護(hù)他們的合法權(quán)益，應(yīng)該從加強(qiáng)其人事檔案管理開始。[6]基層單位編制外人事檔案能否得到妥善管理，關(guān)系到基層單位能否順利完成各項(xiàng)工作、實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)編制外人員人事檔案的管理，不僅有利于基層單位發(fā)展壯大，對(duì)編制外工作人員自身發(fā)展也非常有利。

一是要強(qiáng)化編制外人員的檔案意識(shí)，讓其主動(dòng)關(guān)注自己的人事檔案，以避免離職時(shí)產(chǎn)生不必要的勞動(dòng)糾紛。二是要進(jìn)一步規(guī)范人才市場(chǎng)對(duì)檔案的管理。因?yàn)樵S多單位與編制外人員簽訂的是人事代理，所以編制外人員的人事檔案很多是存放在人才市場(chǎng)管理的。進(jìn)一步規(guī)范各級(jí)人才市場(chǎng)對(duì)人事檔案的管理，確保存放的人事檔案按照要求嚴(yán)格管理。三是相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)人才市場(chǎng)的監(jiān)督，確保其對(duì)編制外工作人員的檔案管理落到實(shí)處。

3.3 重視人才引進(jìn)和培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。要重視人才的引進(jìn)和培訓(xùn)，尤其是要注意提升其綜合素質(zhì)，要充分考慮其所具有的知識(shí)結(jié)構(gòu)和政治素養(yǎng)。

一是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視專職人員管理檔案的問題，要加強(qiáng)宣傳，使全單位從上至下對(duì)這一問題有清醒的認(rèn)識(shí)。二是要重視引進(jìn)復(fù)合型人才，最好是具備檔案文獻(xiàn)方面專業(yè)的人才，使其能夠?qū)ｉT從事本單位的檔案管理工作。三是基層單位各個(gè)部門要大力支持這項(xiàng)工作，要充分意識(shí)到人事檔案的管理是非常嚴(yán)肅的，而且是原則性很強(qiáng)的工作，所以要在后面的工作中充分理解檔案工作人員。四是要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)。對(duì)已經(jīng)在職的檔案工作人員，則要提供給他們更多專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，充實(shí)他們檔案學(xué)方面的知識(shí)。不僅如此，日常工作中還要加強(qiáng)對(duì)其法律知識(shí)、政治素養(yǎng)的培訓(xùn)，強(qiáng)化其依法管理檔案的意識(shí)，確保檔案管理規(guī)范。

3.4 嚴(yán)格鑒定檔案真實(shí)性，實(shí)施細(xì)節(jié)管理。人事檔案的真實(shí)性不僅影響檔案的價(jià)值，嚴(yán)重的還可能牽扯違法案件。從利用人事檔案違法案件來看，許多是鉆了人事檔案管理程序上的漏洞。譬如在人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)的過程中，擅自在檔案中增減履歷;學(xué)歷、獎(jiǎng)懲造假，甚至還涂改自己的檔案，造成檔案失真等。對(duì)人事檔案管理監(jiān)督不夠，在執(zhí)法上也存在漏洞。這些問題很多不是在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的，而是相關(guān)人員因?yàn)槠渌讣徊樘幉虐l(fā)現(xiàn)，對(duì)其履歷進(jìn)行審查時(shí)，檔案失真的問題就會(huì)暴露出來。由此可見，現(xiàn)實(shí)中檔案失真問題其實(shí)很嚴(yán)重，這也顯示了我國對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

基于此，應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督基層單位人事檔案管理，檔案工作人員應(yīng)該從以往的違法案件中吸取教訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理過程中的問題要盡快整改。具體要從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)：一是思想上高度重視，對(duì)于辦理與人事檔案相關(guān)的各種業(yè)務(wù)的審查都不能放松。檔案工作人員要嚴(yán)格審核程序和把握檔案工作的大原則，確保不會(huì)出現(xiàn)缺口。二是各基層單位對(duì)于人事檔案的保管、調(diào)轉(zhuǎn)、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任程序，明確簽字審批的責(zé)任，確保人事檔案的保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)都無漏洞。

參考文獻(xiàn)：

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[6]劉倩.事業(yè)單位干部人事檔案依法管理問題研究[D].河北師范大學(xué)，2016：25-26.

（作者單位：聊城大學(xué)東昌學(xué)院? ?來稿日期：2020-03-25）