保安服務公司合同管理診斷及優化方案

樓挺

（義烏市市場發展集團有限公司，浙江 義烏 322000）

一、義烏市保安服務有限公司背景

義烏市保安服務有限公司成立于1988年，2011-2019年度連續九年被評為浙江省先進保安服務公司，為浙中地區唯一一家人防二級、技防一級綜合型安保公司。

現有員工2000余人，下設市府、市局、企業等十五個中隊。主要經營保安派駐、物業服務、聯網報警等業務，一直以“安全第一，客戶至上，優質服務”為宗旨，依法經營、用心服務，以提升客戶安全感和滿意度為工作要求，以維護社會治安穩定和滿足客戶需求為己任。

二、保安服務公司合同管理方案設計

（一）合同管理現狀

1．保安服務公司業務及部門設置

目前公司保安部常規合同業務主要由12個中隊和2個項目組承擔，由20名管理人員和1500名左右保安組成。其中金融中隊保安人數較多，分三個分隊，設置一個中隊長和三個分隊長進行管理。

2．保安服務公司業務及合同管理流程現狀

（1）合同種類較多，合同格式不統一

目前，公司在與客戶簽訂合同時，通常依賴以往工作經驗起草合同，在不同中隊或者業務之間無統一合同格式。市府中隊、金融中隊等中隊長還需根據客戶要求來確定合同樣式，導致合同版本種類較多，合同格式不統一。

保安部在與不同客戶簽訂合有多種保安收費標準，從側面反映出保安服務公司目前合同種類較多，合同管理較復雜，詳見表2.1。

表2.1 保安部常規合同收費標準

（2）客戶需求差異大，合同開票周期不一致

金融機構、政府部門付款審批程序相對復雜，有時出現超期付款現象。因此，根據客戶實際付款時間，中隊長持合同復印件向財務申請開票。付款時間會因客戶要求而變化，故開票時間與合同約定時間差異較大，曾出現過漏開甚至多開發票現象。在調研過程中，了解到不同付款方式的具體收款時間還需與客戶商議才能確定，而且與金融單位簽訂保安合同時合同期限有一年到三年不等，使金融單位合同開票周期更加復雜。

（3）合同管理部門及人員

公司合同管理制度規定合同綜合管理部門為辦公室。目前保安部合同管理工作實際上由保安部文書和中隊長共同管理，由于合同種類和數量較多，合同管理工作量大，職責要求不明確。

（4）其他

對于存在拖欠款項情況各中隊制定配套懲罰措施，但實際執行并不嚴格。如果能夠建立起更好地執行、續簽合同，以及及時收款等相應激勵措施，可促進各中隊更加注重合同收款和開票工作。

（二）合同管理存在問題及成因分析

1．合同標準化水平有待提高

因客戶需求差異化和合同管理不夠細致，導致合同標準化水平較低，出現多種合同模板，不利于統一管理。部分業務流程、財務流程標準化程度不高，特別是業務執行過程中資料和信息傳遞流程。執行過程中大多依靠經辦人員主觀判斷和工作經驗，為評價和考核工作帶來一定復雜度。

2．合同管理制度化有待提高

合同管理辦法操作性不足。公司雖制定合同管理辦法，但只規定大致方面，對具體負責人及其責任范圍規定不夠詳細，其制度有待進一步完善。并缺少具體操作細則，導致合同管理人員只能根據自己對合同管理辦法理解去操作，不同人員、不同時期、不同合同之間缺乏一致性，給后期合同審查、監督帶來極大困難。

3．合同管理不同部門信息共享機制需完善

目前公司合同管理由保安部負責，責任相對明確。合同執行不同階段，如簽訂、審查和結束時，但需不同部門間配合，需要內部不同部門配合，單一職能部門難以取得良好效果，缺乏靈活性。一旦合同涉及金額較大且需分期開票收款，則導致合同執行過程較復雜，致使管理效率降低。

4．激勵機制有待完善和擴充

目前公司應收賬款管理辦法只對存在拖欠款項合同負責人制定懲罰措施，而對按時到期收款合同負責人缺少獎勵措施，可能存在激勵不足問題。一方面應收賬款管理不完善；另一方面應收賬款規定中只說明了對拖欠款項現象懲罰，而對及時收款合同管理人員獎勵措施并未提及。對此，應制定詳細獎勵懲罰措施，引導員工主動做符合公司利益行為，特別是在新客戶開發、及時收款和保安服務執行效果等方面，從而提高合同管理效率和效果。

（三）合同管理優化建議

1．優化合同管理流程，建立標準化合同模板

（1）對合同審核、監督流程進一步優化，提高合同管理效率。根據合同金額和客戶重要性程度設定不同審批權限和監督職責。

（2）合同格式和內容標準化處理。因客戶特點及需求差異化造成合同版本多，建議制定統一標準化合同模板在以后簽訂合同時作為參考使用。此外，金融機構、政府部門等客戶定制合同做例外處理。

2．完善合同管理制度

合同管理辦法作為合同管理工作指導準則，需要清楚、明確操作細則，避免不同員工理解差異引起合同管理不規范現象。在充分考慮企業自身情況條件下，建立高效科學合同管理制度。

3．完善合同管理人員激勵機制

現合同管理辦法只對未到期收款合同負責人制定懲罰措施，而對按時到期收款、成功續簽或提升保費標準等合同負責人缺少獎勵措施，對中隊長激勵可能不足。對此，應制定詳細獎勵懲罰措施，引導員工主動做符合公司利益行為，提高合同管理效率。

4．加強合同管理部門間協調，完善崗位職責規定

組織結構設計合理，可使合同管理流程流暢，提高組織運作效率。合同管理由于本身特性，需要不同部門之間配合和互相協作，才能取得良好效果，應通過設置合適組織結構，提高合同管理流程合理性。

5．針對合同和客戶特點，實行分類合同管理

針對合同種類多、數量大特點，建議統一進行合同編號，從而實現對合同分類管理，提高合同管理效率。可以按照中隊、客戶、業務類型或時間等維度進行分類管理。合同分類管理及編碼規則見表2.2。

表2.2 合同分類編碼方法

通過上表對合同編碼描述，可采用六級編碼的方法進行分類。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001。此外，補充協議是指對合同補充、變更、解除等訂立協議，可以在與合同共用一個編號前提下，根據補充協議簽訂順序在流水號后用，以小寫英文字母按字母表順序標識。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001a。

6．加強信息化建設

應使合同管理過程實現信息化，隨著科技進步，自動化辦公發展需要，可使管理者對各業務流程進行透明化管理，及時掌握信息，提高決策效率。同時可提高合同審批效率和速度，明確合同管理過程職責。另外，通過網上信息傳遞，可促進不同部門之間交流和溝通，及時更新合同管理信息，并通過統一標準傳遞合同相關信息，為規范化管理合同提供了技術支持。

借助信息化，公司可實現對合同進行實時監督和考核，并有效減少漏開發票、應收拖欠等現象，降低合同執行風險，提升資金管理效果并創造價值。

三、保安服務公司合同管理優化效果評估

協同合同管理可全面記錄合同從簽訂前準備、商務談判、合同編輯和審批、合同變更、合同執行全過程管理，并支持方便地與合同付款、收款等相互關聯。基于“全程管理”“數據完整”和“信息關聯”三大優勢，實現“執行過程可管理，執行狀況可跟蹤”管理目標。

合同管理系統應用后取得具體成效如下：

2019年1月，開始試運行合同管理系統軟件，截至2019年7月底，營業收入增加1872萬元，同比增長29.62%，營業利潤增加244萬元，同比增長106%。

優化合同管理流程，建立標準化合同模板。對合同審核、監督流程進一步優化，提高合同管理效率。根據合同金額和客戶重要性程度設定不同審批權限和監督職責。

合同格式和內容標準化處理，完善合同管理制度。保安服務公司對合同管理考核制度進行完善，不僅關注合同是否按期完成，還進一步對合同執行期間進度監督和收款，在合同順利完成同時，給企業帶來更多績效。

完善對合同管理人員激勵機制。公司制定詳細的獎勵懲罰措施，引導員工主動做符合公司利益行為，提高合同管理效率。

針對合同和客戶特點，實行分類合同管理。統一進行合同編號，從而實現合同分類管理，提高合同管理效率。按照中隊、客戶、業務類型或時間等維度進行分類管理，采用六級編碼的方法進行分類合同。

借助合同管系統，保安服務公司實現對合同實時監督和考核，并有效減少漏開發票、應收拖欠等現象，降低合同執行風險，提升資金管理效果并創造價值。

四、結論與啟示

本論文以保安服務公司合同管理流程為研究對象，針對合同管理存在問題，通過細致成因分析，結合保安服務公司特點，制定科學合同管理流程，優化合同管理制度，進而實現標準化和制度化相統一。具體研究內容如下：

（一）對保安服務公司基本情況進行闡述。

（二）根據保安服務公司合同管理現狀，對現存問題及成因進行分析，并在此基礎上提出優化建議。

（三）對優化后合同管理進行效果評估。

合同管理是落實企業風險管理和內部控制的一項核心管理業務，合同是企業對外交易門戶，合同管理好壞直接影響企業經營成敗。接下去，保安服務公司會根據實際情況，不斷提高合同管理水平。